Выводы и предложения по совершенствованию системы оперативного планирования и управления подразделением общественного питания ооо «Интур-Ренессанс»
Проведя анализ системы оперативного планирования и управления структурным подразделением службы питания, отделом по организации и проведению мероприятий, было выявлено, что в целом данная система достаточно эффективна и позволяет достичь высоких результатов в сфере предоставления услуг по организации и проведению мероприятий в гостинице «Ренессанс Москва Олимпик».
Однако, несмотря на тщательный подход к организации деятельности отдела, был выявлен ряд проблем, требующих внесения изменений в его работу.
Мероприятия по совершенствованию системы оперативного планирования деятельности отдела по организации и проведению мероприятий.
Проблема: недостаточно быстрая и точная координация между отделами при обеспечении их информацией по мероприятию, поступающей от клиента (задержки или отсутствие контрактов с изменениями, невозможность заказчика самому связаться с необходимой службой или с менеджером вовремя и т.д.).
Причины: отсутствие налаженной связи между отделами гостиницы и клиентом.
Пути решения:
внедрение нового оборудования (DECT телефоны) для обеспечения связи клиента с отделами гостиницы;
включение стоимости аренды данного оборудования в конференц-пакет.
Расчет стоимости мероприятия: определяется из расчета рыночной стоимости необходимого оборудования (DECT телефоны) (Соб) и его необходимого количества (n):
См = Соб · n.
Мероприятия по оборудованию гостиницы средствами связи обойдутся гостинице в 7500 руб. при закупке DECT телефонов в количестве 5 шт. (менеджеры отделов уже обеспечены данным видом оборудования, поэтому он необходим только клиентам) при стоимости каждого телефона в 1500 руб.
Ожидаемые результаты:
обеспечение бесперебойной связи клиента с ключевыми службами гостиницы и оперативное решение вопросов, связанных с мероприятием;
сокращение количества конфликтных ситуаций из-за отсутствия возможности клиента связаться с отделами гостиницы.
Мероприятия по совершенствованию организационной структуры управления Отдела по организации и проведению мероприятий.
Проблема: Возникновение конфликтных ситуаций при одновременном проведении event менеджером мероприятий разного типа, т.к. торжественные мероприятия (особенно свадьбы) требуют индивидуального подхода к каждому мероприятию и особого внимания к деталям в процессе проведения мероприятий.
Причины: исполнение обязанностей по организации и проведению различного рода мероприятий одним менеджером.
Пути решения:
введение должности менеджера по организации и проведению торжественных мероприятий (рис.6)
Рис. 6. Измененная организационная структура отдела по организации и проведению мероприятий гостиницы «Ренессанс Москва Олимпик»
перевод одного из менеджеров отдела на данную должность и освобождение от обязанностей по организации и проведению иных мероприятий во время проведения торжеств и т.п.
Расчет стоимости мероприятия: определяется на основе системы бонусов, предусмотренных в системе мотивации гостиницей.
Менеджеры по организации и проведению мероприятий получают 0,1% от итоговой стоимости мероприятий, но с учетом того, что организация и проведение торжественных мероприятий требует индивидуального и более детального подхода, а общая стоимость таких мероприятий обычно не превышает 500 тыс. руб., в системе мотивации должно быть предусмотрено увеличении бонусной части для менеджера по организации и проведению мероприятий до 0,5% за каждое мероприятие.
Ожидаемые результаты:
рациональное разделение труда;
концентрация внимания к деталям торжественного мероприятия;
сокращение количества конфликтных ситуаций из-за отсутствия возможности сконцентрировать усилия на проведении одного мероприятия.