39.Основные методики оценки эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД.

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение.

1.      От эффекта, приносимого бизнесу. Это хороший метод расчета эффективности, но, тем не менее, его очень трудно применим на практике. Потому что реальная стоимость поддержки системы, которая разрабатывается, заказчик практически никогда не раскрывает, и рассчитать ROI методу очень редко представляется возможным. Понятно, если есть крупная отраслевая компания, для которой секунда простоя - это миллионный убыток, то если эта секунда будет проявляться из-за того, что система не работает, то соответственно экономия будет очень мала.

2.      По аналогии. Этот метод базируется на основе уже проведенных проектов для компании выбранного сектора. После проекта проводится измерение и оценка коэффициентов эффективности и строится некая математическая модель, которая уже применяется для будущих проектов. Но относится к результатам оценки эффективности по этой модели стоит с осторожностью, т.к. каждый проект уникален и на каком-то он проекте результат может быть близок к реальности, а на другом значительно разиться как в лучшую, так и в худшую сторону.

3.      От снижения издержек. Это самый распространенный метод, который используют большинство компаний. Перед выполнением проекта выполняется оценка выполнения операций, для которых будут применяться новые технологии, например время, которое уходит на планирование или обработку входящих запросов. Далее, к собранным данным применяются коэффициенты, которые покажут прогнозируемое снижение трудозатрат на выполнение операций после внедрения системы автоматизации. Полученные результаты умножаются на ставку сотрудника, который выполняет обследуемые работы, и принимаются как оценка эффективности внедряемых технологий.

Метод от снижения издержек - этот метод определения возврата инвестиций основывается на проведении оценки длительности выполняемых операций, для которых будут применяться новые технологии, т.е. сколько персонал компании затрачивает времени на реализацию той или иной задачи до применения новых процессов. К полученным показателям применяются коэффициенты эффективности, которые покажут прогнозируемое снижение времени выполнения этих операций. Разница между значениями текущего времени и прогнозируемыми оценками времени выполнения задач принимается как основной показатель оценки экономии.

Метод можно разделить на два вида:

1)Статистический метод, когда все оценки и коэффициенты, которые применяются, основываются в основном на статистических показателях ранее выполненных проектов внедряющей технологии компанией. Т.е. каждая компания, которая занимается внедрением, выполняет оценку уже проведенных проектов, формирует базу, в которой учитываются и все особенности проведенных проектов, т.е. учитываются отрасль организации, размещение, географическое разделение компании т.д. Далее эта база является источником основных показателей для следующих проектов.

2)Глубокий метод, т.е. перед проведением проекта выполняется тщательный анализ всех текущих процессов, которые происходят в компании. Выделяются и исследуются текущие задачи, определяется состав исполнителей, их процентное участие в исследуемых операциях. Кроме этого оцениваются возрастные характеристики персонала, его возможности к восприятию и применению новых технологий и.т.д. Соответственно, из-за такого глубокого обследования, этот метод является более трудоемким, чем предыдущий. Но также способ является более точным, так как базируется не на общеотраслевой статистике, а на реальных показателях конкретной компании.