32. Основные свойства систем электронного документооборота (сэд)

• открытость СЭД;

• высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (ПО);

• особенности хранения документов;

• маршрутизация документов;

• разграничение доступа;

• отслеживание версий и подверсий документов;

• поддержка различных клиентских программ.

33. Основные технологии работы с документами в сэд.

1. Docflow-обеспечивает полный цикл автоматизации процессов делопроизводства( регистрация , внесение резолюций , рассылка, отчеты и т.д.)

2. Workflow Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация").

3. Groupware:

• создание баз данных группового доступа;

• унифицированное клиентское рабочее место;

• встроенные средства разработки электронных форм, обеспечивающих доступ к информации в базах данных системы;

• широкие возможности управления гиперссылками и их использование в приложениях.

4. Технология Document Imaging (DI):

• факсимильные коммуникации;

• документооборот и управление делопроизводством;

• информационные банки данных и информационные системы;

• печать по запросу (Print-on-demand)

• задачи , связанные с поиском, получением и обработкой документов, включая промотр, корркцию и вывод на печать.

34. Общая классификация систем электронного документооборота.

Можно выделить следующие основные типы СЭД:

1.СЭД, ориентированные на бизнес – процессы (EDMS). Обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым. EDMS обеспечивают поиск и хранение 2-D документов в оригинальных форматах с возможностью их группировки в папки.

2.Kорпоративные СЭД. Обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними, их публикации. Как правило, внедряются как общекорпоративные технологии.

3.Системы управления содержимым Обеспечивают создание, доступ и управление содержимым, его доставку, включая Web – содержимое.

4.Системы управления информацией –порталы. Обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet.С их помощью реализуется возможность накопления опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес – правил, контекста и мегаданных.

5.Cистемы управления изображениями. Осуществляется конвертация отсканированной информации в Е- форму (формат - TIFF). В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

6.Системы управления потоками работ (work-flow management systems). Предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа рамках корпоративных и неструктурированных бизнес – процессов.

7.Cистемы управления выводом основным назначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений.

35. Концепция ЕСМ

ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных репозитариев данных, включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).