Вопрос №31

Для обработки сложных документов, состоящих из нескольких частей (например, книги, разделенные на главы) используется технология составных документов. Большой документ разбивается на несколько вложенных документов, с каждым из которых можно работать самостоятельно. Они объединяются в единый документ с помощью главного документа.

Главный документ — это документ, который содержит несколько связанных документов (так называемых вложенных документов). В главном документе можно просматривать, реорганизовывать, форматировать, редактировать и печатать вложенные документы, как один документ.

Создание главного документа и вложенных документов

Чтобы создать главный документ, необходимо начать со структуры, а затем создавать новые вложенные документы или добавлять в главный документ существующие документы.

ВЫБОР РАСПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. В проводнике Microsoft Windows выберите папку, в которой будут храниться главный и вложенные документы.

2. Если в качестве вложенных документов будут использоваться существующие документы, переместите эти документы в выбранную папку.

Создание главного документа.

1. Перейдите в режим Структура.

2. Нажмите кнопку Главный документ на панели инструментов «Структура»

3. Используйте кнопку Создать вложенный документ для создание нового документа (файл которого еще не существует)

4. Используйте кнопку Вставить вложенный документ для добавления ссылок на уже существующие файлы.

5. Сохраните главный документ. Старые документы сохраняются под своими именами. Новые вложенные документы будут сохранены под именем Первая строка документа.doc

6. Редактируется и форматируется главный документ, как обычный документ Word.

Работа с главным документом

Режим структуры используется при работе с главным документом. По умолчанию при открытии главного документа все вложенные документы скрыты, однако для просмотра содержимого главного документа и вложенных документов можно развернуть или свернуть вложенные документы или перейти в обычный режим.

В главном документе можно легко изменять структуру: добавляя, удаляя, объединяя, разбивая и переименовывая вложенные документы, а также изменяя их расположение в главном документе.

Шаблон главного документа используется также всеми вложенными документами; таким образом, весь документ имеет общую форму и структуру.

Чтобы напечатать все вложенные документы, удобнее всего напечатать главный документ: при этом не нужно открывать каждый из вложенных документов.

Работа с вложенными документами

Работать с вложенным документом можно как с любым другим документом Word — добавлять, удалять и изменять текст и графические объекты; проверять орфографию; печатать часть документа; и т.д.

Открытие вложенного документа из главного документа

Для работы с содержимым вложенного документа, вложенный документ нужно открыть из главного документа:

• Когда вложенные документы свернуты в главном документе, каждый вложенный документ отображается в виде гиперссылки. В результате выбора гиперссылки Word отображает вложенный документ в отдельном окне документа.

• Когда вложенные документы развернуты, для открытия документа в отдельном окне достаточно щелкнуть дважды по значку вложенного документа (пиктограмма перед первым заголовком текста).

Развертывание и свертывание вложенных документов.

Для выполнения данных операций используются одноименные кнопки: Развернуть вложенные документы и Свернуть вложенные документы.

Удаление вложенных документов.

1. Откройте главный документ

2. Выделите пиктограмму вложенного документа

3. Нажмите кнопку Del

Изменение порядка вложенных документов.

1. Откройте главный документ в режиме структуры.

2. Разверните вложенные документы.

3. Выберите пиктограмму переименовываемого документа (для выделения нескольких документов используйте клавишу Shift)

4. Перетащите значок на новое место.

Переименование вложенных документов.

Вложенный документ не следует перемещать или переименовывать, так как будет утеряна связь с главным документом. Чтобы выполнить эти действия и не потерять связь с главным документом выполните следующие действия:

1.Откройте главный документ в режиме структуры.

2.Сверните вложенные документы.

3.Выберите гиперссылку нужного документа (откройте документ в отдельном окне)

4.Сохраните документ с новым именем с помощью команд меню Файл – Сохранить как

Примечание: при переименовании файла, файл с таким именем остается на прежнем месте.

Преобразование вложенного документа в часть главного документа

1.Откройте главный документ в режиме структуры.

2.Разверните вложенные документы.

3.Выберите пиктограмму вложенного документа, который нужно преобразовать в часть главного документа.

4.Нажмите кнопку Удалить вложенный документ на панели Структура

Примечание: при удалении вложенного документа, файл вложенного документа остается на прежнем месте.

Разбиение вложенного документа на два вложенных документа

1. Откройте главный документ в режиме структуры.

2. Разверните вложенные документы.

3. Установите курсор в строке разбивки и нажмите кнопку Разбить вложенные документы.