Добавление даты печати отчета

1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и в контекстном меню выберите командуКонструктор.

2. Если область примечаний отчета не отображается, выделите строкуПримечание отчета, а затем перетащите ее нижний край вниз.

3. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкнитеПоле.

4. В области примечаний отчета перетащите указатель, чтобы создать текстовое поле.

5. Щелкните текстовое поле правой кнопкой мыши и выберите командуСвойства.

-или-

На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Окно свойств.

6. Перейдите на вкладку Все и задайте значения свойств в соответствии с приведенной ниже таблицей.

СВОЙСТВО	ЗНАЧЕНИЕ
Имя	ДатаПечати
Данные (ControlSource)	="Напечатано " & Date()
Формат	Средний формат даты

7. Сохраните изменения и закройте окно свойств.

Печать номеров страниц отчета

При создании отчета, занимающего более одной печатной страницы, следует добавить нумерацию страниц. Для этого используется свойство Страница (Page), автоматически нумерующее страницы при предварительном просмотре или печати отчета. Свойство Страница (Page) доступно только при предварительном просмотре или печати, поэтому оно не отображается в окне свойств отчета. Чтобы использовать свойство Страница (Page), поместите текстовое поле в верхний или нижний колонтитул отчета, а затем введите значение Page для свойства Данные (ControlSource) текстового поля.

Эта процедура аналогична применению функций Now или Date, за исключением того, что после функции Page не ставятся круглые скобки.

На приведенном ниже рисунке показано добавление свойства Страница (Page) прямо с элемента управления «поле».

Кроме того, можно создать выражение, использующее свойства Страница (Page) и Страницы (Pages). Свойство Страницы (Pages) возвращает общее число страниц в отчете. Например, следующее выражение нумерует страницы в формате Стр. 1 из 10.

="Стр. " & [Page] &" из " & [Pages]    

В приведенных ниже инструкциях поясняется, как добавить в заголовок отчета выражение, использующее оба свойства. Описано добавление нумерации страниц в режиме конструктора и в режиме макета.

Добавление нумерации страниц в режиме конструктора

1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и в контекстном меню выберите командуКонструктор.

2. Если область примечаний отчета не отображается, выделите строкуПримечание отчета и перетащите ее нижний край вниз.

3. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкнитеПоле.

4. В области примечаний отчета перетащите указатель, чтобы создать текстовое поле.

5. Щелкните текстовое поле правой кнопкой мыши и выберите командуСвойства.

-или-

На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Окно свойств.

6. Перейдите на вкладку Данные и измените значение свойства Данные (Control Source) на выражение ="Стр. " & [Page] &" из " & [Pages].

7. Сохраните изменения и закройте окно свойств.

Добавление нумерации страниц в режиме макета

1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите команду Режим макета.

2. На вкладке Форматирование в группе Элементы управления нажмите кнопку Номер страницы.

Откроется диалоговое окно Номера страниц.

3. В группе Формат выберите вариант Страница N из M.

4. В группе Расположение выберите нужный вариант.

5. В группе Выравнивание выберите вариант из списка.

6. Установите или снимите флажок Отображать номер на первой странице, а затем нажмите кнопку ОК.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Построитель выражений включает наиболее часто применяемые выражения, которые можно использовать для нумерации страниц. Для получения дополнительных сведений об использовании построителя выражений см. раздел Создание выражений с помощью построителя выражений.

ПЕЧАТЬ ЧАСТИ ЗНАЧЕНИЯ В ОТЧЕТЕ

Если первые или последние знаки в поле имеют особое значение, можно создать отчет с использованием этих знаков. Например, если первые два знака в коде товара определяют тип товара, можно сгруппировать товары по первым двум знакам кода и обозначить каждую группу знаками в заголовке группы.

Функция Left извлекает первые n знаков из значения в текстовом поле, а функция Right — последние n знаков. В обоих случаях первый аргумент — это имя поля или текстовое выражение, а второй — число извлекаемых знаков.

В следующей таблице приведены выражения, использующие эти функции. Предполагается, что данные располагаются в поле «КодТовара».

ЗНАЧЕНИЕ В ПОЛЕ «КОДТОВАРА»	ВЫРАЖЕНИЕ	ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
АА105	=Left([КодТовара],2)	АА
АА105	=Right([КодТовара],3)	105

Для получения дополнительных сведений о функциях Left и Right см. статьиФункция Left и Функция Right.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАЗДЕЛИТЕЛЕЙ В АЛФАВИТНОМ СПИСКЕ

Для упрощения просмотра списка товаров можно сгруппировать товары по первой букве их названий и поместить эту букву в заголовок группы, как показано на рисунке.

Чтобы каждая новая группа содержала товары с другой первой буквой в названии, а товары внутри каждой группы были отсортированы в алфавитном порядке, создайте две группы в области Группировка, сортировка и итоги, а затем настройте каждую группу в соответствии с приведенными ниже таблицами.

ГРУППИРОВКАНАЗВАНИЕТОВАРА		НАЧИНАЯ С A		ПО ПЕРВОМУ ЗНАКУ	БЕЗ ИТОГОВ		С ДОБАВЛЕНИЕМ ПО ЩЕЛЧКУ ЗАГОЛОВКА
		с заголовком		без раздела примечания	удерживать группу на одной странице
СОРТИРОВКАНАЗВАНИЕТОВАРА	НАЧИНАЯ С A		ПО ВСЕМУ ЗНАЧЕНИЮ			БЕЗ ИТОГОВ		С ДОБАВЛЕНИЕМ ПО ЩЕЛЧКУ ЗАГОЛОВКА
	с заголовком		с примечанием			не удерживать группу на одной странице

ОТОБРАЖЕНИЕ ОБЛАСТИ ГРУППИРОВКИ, СОРТИРОВКИ И ИТОГОВ

1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и в контекстном меню выберите командуКонструктор.

2. На вкладке Конструктор в группе Группировка и суммы выберите команду Группировка и сортировка.

Чтобы напечатать первую букву названия в начале каждой группы, в текстовом поле в заголовке НазваниеТовара используйте следующее выражение:

=Left([НазваниеТовара],1)    

Печать числового значения даты

Можно организовывать записи в отчете по числовым значениям даты определенного периода времени — год, квартал, месяц или неделя. Например, год состоит из 53 календарных недель (первая и последняя недели года часто неполные). Используя числовые значения даты, можно сгруппировать поставленные заказы по неделям в году.

Чтобы выделить часть числового значения даты, например, только месяц или год, используется функция DatePart. Функция имеет следующий синтаксис:

DatePart    (интервал, дата[, первыйденьнедели] [, перваянеделягода])

Аргумент интервал — это сокращение для возвращаемой части даты. Примерами допустимых сокращений являются: «yyyy» — для четырехзначного формата года, «q» — для календарного квартала, «m» — для месяца. Аргумент дата — это имя поля или литерал даты, например «1-Июл-07».

Аргументы первыйденьнедели и первыйденьгода необязательны. Значение аргумента первыйденьнедели по умолчанию — «Воскресенье». Чтобы задать другой день, введите значение от 2 до 7 (1 — значение по умолчанию). Аргумент перваянеделягода возвращает неделю, на которую приходится 1 января. Чтобы задать другую неделю, введите 2 или 3. Используйте значение 2, чтобы задать первую неделю, у которой, по крайней мере, в новом году четыре дня; используйте значение 3, чтобы задать первую неделю года полной.

В следующей таблице приведены примеры результатов, возвращаемых для поля «Праздник». Поле «Праздник» содержит праздники, которые отмечаются в странах, в которых компания осуществляет свою деятельность.

ЗНАЧЕНИЕ В ПОЛЕ «ПРАЗДНИК»	ВЫРАЖЕНИЕ	ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
1-Янв-07	=DatePart("w",[Праздник])	2 (день недели)
31-Дек-07	=DatePart("ww",[Праздник])	53 (неделя года)
31-Дек-07	=DatePart("yyyy",[Праздник])	2007 (четырехзначный формат года)

Для получения дополнительных сведений см. статью Функция DatePart.

Для получения дополнительных сведений о создании группированных отчетов см. статью Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Сравнения результатов по нескольким годам

При необходимости проанализировать итоги продаж по более чем одному году удобно сгруппировать результаты по определенному периоду времени, например, по кварталу или месяцу. Таким образом, можно будет быстро просмотреть результаты работы за определенный период времени в одном году и сравнить их с тем же периодом времени в другом. Предположим, необходимо просмотреть отчет «Суммы продаж по кварталам», отображающий число выполненных заказов и суммы заказов.

Чтобы создать заголовки и примечания для группы и задать порядок сортировки для отчета, создайте две группы, каждую со своим порядком сортировки. Также задайте для каждой группы значения свойств и порядок сортировки в области Группировка, сортировка и итоги в соответствии с приведенными ниже таблицами. Обратите внимание, что следует использовать выражение для группировки выполненных заказов по кварталам.

ГРУППИРОВКАВЫРАЖЕНИЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ДАННОЕ ВЫРАЖЕНИЕ: =DATEPART("Q",[ДАТАПОСТАВКИ])	ПО ВОЗРАСТАНИЮ	ПО ВСЕМУ ЗНАЧЕНИЮ	БЕЗ ИТОГОВ	С ЗАГОЛОВКОМ «КВАРТАЛ»
	с разделом заголовка	с разделом примечания	удерживать группу на одной странице

ГРУППИРОВКАДАТАПОСТАВКИ	ОТ СТАРЫХ К НОВЫМ	ПО ГОДАМ	БЕЗ ИТОГОВ	С ДОБАВЛЕНИЕМ ПО ЩЕЛЧКУ ЗАГОЛОВКА
	без раздела заголовка	с разделом примечания	не удерживать группу на одной странице

Отображение области группировки, сортировки и итогов

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. На вкладке Конструктор в группе Группировка и суммы выберите команду Группировка и сортировка.

Чтобы напечатать номер квартала в начале каждой группы, поместите текстовое поле в заголовок группы с использованием того же выражения, что и в поле Сортировка и группировка.

=DatePart("q", [ДатаПоставки])    

Вычисление итоговых значений строк

Предположим, необходимо получить отчет «Счет», отображающий сведения о заказе. В отчете необходимо вычислить общую стоимость (общую сумму продаж по каждому товару) для элементов строк. Для этого сначала следует создать запрос, поставляющий данные для отчета. В этот запрос следует включить все поля из всех нужных таблиц, таких как таблица «Заказы», «Заказано», и «Клиенты». После этого следует создать вычисляемое поле в бланке запроса, подсчитывающее общую стоимость товара в отчете «Счет».

Создание вычисляемого поля

1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и в контекстном меню выберите командуКонструктор.

2. Выделите строку Поле пустого столбца в бланке запроса.

3. Введите имя, двоеточие (:) и выражение в ячейку Поле. Имя и двоеточие задают понятное пользователю название вычисляемого поля. Для вычисления общей стоимости используйте следующее выражение:

ОбщаяСтоимость: CCur([Заказано].Цена*Количество]*(1-[Скидка])/100)*100    

Обратите внимание, что при создании вычисляемого поля в бланке запроса не нужно начинать выражение с оператора =.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАКАЗОВ, ДОСТАВЛЕННЫХ ПОЗДНЕЕ СРОКА

При оптимальных обстоятельствах заказы приходят вовремя. Иногда некоторые заказы могут быть доставлены позднее назначенной даты, и эти заказы необходимо выделить в отчете. Для этого можно распечатать флажки с подписью Доставлено позднее срока. Т. к. большинство заказов доставляются вовремя, флажки эффективнее выделяют не доставленные вовремя заказы, чем текст наподобие Вовремя или Позднее срока.

Выражение для этого отчета сравнивает значение в поле «Дата Доставки» со значением в поле «Дата Назначения». Если значение в поле «Дата Доставки» больше (т. е. является более поздней датой), чем значение в поле «Дата Назначения», выражение возвращает значение True и в отчете будет отображен флажок. Если значение равно False, поле для флажка в отчете остается пустым.