Задание условия на запуск макрокоманды
В области переходов щелкните правой кнопкой мыши макрос, который необходимо изменить, и в контекстном меню выберите команду Конструктор.
Если столбец Состояние не отображается в построителе макросов, на вкладке Конструктор в группе Показать или скрытьнажмите кнопку Условия.
В столбце Условие выберите пустую ячейку рядом с макрокомандой, которую необходимо изменить, а затем введите условное выражение.
Сохраните изменения, а затем закройте макрос.
Как и в случае со свойством Условие на значение (Validation Rule), выражение в столбце Состояние должно возвращать логическое значениеTrue или False. Макрокоманда будет выполнена, только если условие возвращает значение True.
Для получения дополнительных сведений о создании макросов см. статьиОбщие сведения о макросах в Access 2007 и Создание макроса.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВЫРАЖЕНИЙ ДЛЯ ГРУППИРОВКИ И СОРТИРОВКИ ДАННЫХ В ОТЧЕТАХ
Область Группировка, сортировка и итоги используется для задания уровней группировки и порядка сортировки данных в отчете. Эта область заменяет диалоговое окно Сортировка и группировка, использовавшееся в ранних версиях Microsoft Access. Эту область можно отобразить только при открытии отчета в режиме конструктора — область будет отображена в том же окне, что и отчет.
На следующем рисунке изображена данная область во время первого открытия.
К сведению пользователей, не знакомых с Access: группировка — это процесс объединения столбцов, содержащих повторяющиеся значения. Предположим, база данных содержит сведения по продажам для филиалов в различных городах. Чаще всего в такой базе данных используются отчет «Продажи по городам», и запрос, предоставляющий данные для отчета, группирует данные по значениям городов. Группировка упрощает восприятие и понимание информации.
В отличие от группировки, сортировка — это процесс упорядочения строк (записей) в результатах запроса. Например, можно сортировать записи по значениям первичного ключа (или по другому набору значений в другом поле), по возрастанию или по убыванию, либо по одному или нескольким знакам, например, в алфавитном порядке. При работе полезно помнить, что максимально быстро в Access возвращают записи запросы по умолчанию. При первом создании запроса данные могут быть возвращены каким-либо логичным образом, например, по последовательности значений первичного ключа. Однако после добавления пользователями данных и добавления или удаления строк данные могут возвращаться в другой последовательности, если она будет более быстрой. Порядок сортировки задается, когда необходимо возвращать данные с помощью запросов в одной и той же последовательности независимо от изменений в данных.
Для получения дополнительных сведений об объединении текстовых значений см. раздел Объединение текстовых значений.
Добавление группировки и сортировки в отчет
В области переходов щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и в контекстном меню выберите команду Конструктор.
-или-
Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа и в контекстном меню выберите команду Конструктор.
-или-
На вкладке Начальная страница в группе Вид щелкните кнопку Вид для переключения между доступными представлениями. Или можно щелкнуть стрелку под полем Вид, а затем выбрать в меню одно из доступных представлений.
На вкладке Конструктор в группе Группировка и суммы выберите команду Группировка и сортировка.
В нижней части рабочей области будет отображена область Группировка, сортировка и итоги.
Нажмите кнопку Добавить группировку, чтобы добавить в отчет уровень группировки.
-или-
Нажмите кнопку Добавить сортировку, чтобы добавить в отчет порядок сортировки.
В области переходов будет отображена новая группа сортировки и список всех полей, представляющих данные для отчета. На приведенном рисунке показаны типичная новая группировка и порядок сортировки, а также окно, содержащее доступные поля:
В окне, содержащем доступные поля, выберите пунктвыражение, чтобы запустить построитель выражений.
Введите выражение в поля выражения (верхнее поле) построителя выражений. Убедитесь, что выражение начинается с оператора равенства (=).