Министерство образования Республики Беларусь
Гомельский государственный технический университет им.П.О.Сухого
Кафедра "Информационные технологии"
Н.В.Водополова, В.Н.Шибеко
ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
по теме "ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ"
для студентов всех специальностей
Гомель 2000
УДК 681
Практическое пособие по теме "Промежуточные итоги" для студентов всех экономических специальностей. – Гомель: ГГТУ, 2000. – 19 с.
Пособие охватывает круг вопросов, связанных с созданием экономических отчетов, содержащих промежуточные итоги. Приведенные примеры и графический материал хорошо иллюстрируют основные этапы разработки отчетов и работы с ними, достаточно полно изложена теоретическая часть. Подробно описаны основные характеристики, пользовательский интерфейс и приемы практической работы с промежуточными итогами.
Рецензент: ст.преподаватель кафедры "Организация и управление отраслевых экономик" Астраханцев С.Е.
Гомельский государственный технический университет им.П.О.Сухого
2000 г.
В В Е Д Е Н И Е
Составление экономических отчетов обычно подразумевает подведение некоторых итогов по наиболее важным показателям или получение общего обзора, тенденции или прогноза на фоне общей картины данных. Microsoft Excel позволяет быстро составлять грамотные отчеты с помощью нескольких способов подытоживания и соединения данных. Используя механизм промежуточных итогов, не требуется писать формулы. Excel автоматически создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов и структурирует данные. Кроме того, при составлении отчетов можно ограничиться определенным уровнем показателей. В зависимости от цели отчета, в него может быть включена полная информация рабочего места, только промежуточные и общие итоги или только общие итоги.
Глава 1. Автоматическое подведение промежуточных итогов
Вместо того, чтобы вручную вставлять итоги и формулы, можно воспользоваться командой Итоги меню Данные. Однако, чтобы правильно подвести промежуточные итоги, данные следует соответствующим образом подготовить. Подготовка данных предполагает:
расположение данных в столбцах с заголовками. Заголовки столбцов необходимы для группировки данных и используется при получении результатов;
группирование (сортировка) данных на рабочем листе по некоторому признаку. При этом можно сортировать информацию более чем по одному полю (столбцу).
Е
сли
не выполнить группировку данных перед
подведением итогов, отчет будет получен
неверный, т.к. итоги подводятся при
каждом изменении выбранного признака.
Например, для данных, представленных
на рис.1 в этом случае будет получен
отчет по признаку "Название",
изображенный на рис.2. Чтобы получить
правильный отчет, необходимо было прежде
подведения итогов отсортировать данные
по признаку "Название" (рис.3). Теперь
данные готовы к автоматическому
подведению итогов по этому признаку.
Правильный отчет представлен на рис.4.
С оздание простых промежуточных итогов
Для создания промежуточных итогов:
Выделите любую ячейку списка.
В
меню Данные
выберите команду Итоги.
Откроется диалоговое окно Промежуточные
итоги
(см.рис.5).
Укажите как группировать данные, выбрав значение в списке При каждом изменении в. Список содержит названия столбцов базы данных или списка. Отчет рис.4 получен после выбора из раскрывающегося списка поля "Название". Что и позволило подвести итог по каждому из названий ксероксов.
Выберите операцию, выполняемую над данными, из списка Операция. Чаще всего используется функция Сумма, но имеется возможность подвести итоги с помощью функции Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Количество чисел, а также использовать более сложные математические функции, такие как поиск стандартного отклонения или дисперсия.
Excel предлагает функцию в зависимости от типа данных выбранного столбца. Так, если ячейки содержат числа, то будет предложена функция Сумма, а для текста – функция Количество значений.
Выберите данные, которые должны участвовать в расчетах, установив в списке Добавить итоги по флажки требуемых столбцов данных. Например, если требуется найти итоговые суммы по типам ксероксов, установите флажок на "Сумма".
Чтобы подвести итоги по нескольким столбцам одновременно, установите флажки для каждого из них. (Заключение различных операций над одними и теми же данными см.в п.1.2).
Чтобы заменить все старые промежуточные итоги на вновь создаваемые, установите флажок Заменить текущие итоги.
Чтобы вывести информацию по каждой группе данных на отдельной странице, установите флажок Конец страницы между группами.
По умолчанию строки, содержащие общие и промежуточные итоги, располагаются под детальными данными. Если сбросить флажок Итоги под данными, итоговые строки будут располагаться над детальными данными.
Щелкните по кнопке ОК.
Excel вставляет строки, содержащие промежуточные итоги, для каждой группы и выполняет указанную в шаге 4 операцию для заданного столбца (шаг 5). Кроме того, добавляется строка общих итогов. Все вставляемые строки помечаются поясняющим текстом. Например, на рис.4 это "Персональный Всего", "Персональный Плюс Всего" и т.д.
Кроме того, Excel структурирует данные. После создания промежуточных итогов появляются символы структуры, которые позволяют скрыть или показать детальную информацию групп (см.главу 2 "Структурирование рабочих листов").