5.2.2 Ввод остатков на начало месяца
Для работы в АРМ «Оператор» администратор вводит остатки кассы, товарно-материальных ценностей, бланков строгой отчетности на начало месяца в разрезе отделений связи (ОС). Основанием для ввода является справка, подписанная руководителем и главным бухгалтером предприятия связи.
Ввод остатков по СДО/1 (кассовые операции) осуществляется путем выбора из предложенного списка необходимого отделения связи, вида оплаты и ввода суммы остатка по данному виду оплаты.
Ввод остатков по СДО/2 (учет товарно-материальных ценностей) осуществляется путем выбора из предложенного списка необходимого отделения связи, кода услуги и ввода суммы остатка по данному коду.
Если месяц, с которым идет работа, не первый, а были предыдущие, то можно проставить остатки на начало месяца автоматически - они будут взяты из итогов на последний отквитованный день предыдущего месяца для каждого ОС. Для использования данной функции необходимо нажать кнопку Проставить остатки на н/м по предыдущему месяцу.
При нажатии на кнопку Выход задается вопрос: «Ввод и корректировка закончены?». Если ответить утвердительно, то данный пункт меню станет недоступным, и все изменения остатков на начало месяца будут проводиться через пункты меню Корректировка остатков на начало месяца.
Ввод остатков бланков строгой отчетности осуществляется в режиме Информация других подразделений.
5.2.3 Ведение календаря
Для регистрации и распределения поступивших отчетов отделений связи администратор формирует календарь на рабочий месяц. По мере поступления отчетов в календаре (по правому щелчку мыши по дате) фиксируется дата их поступления, а также номер оператора получившего задание. Например, на рисунке 15 мы видим, что за отчетную дату 1.06.2006 сводный денежный отчет ОС №1 поступил 2.06.2006 и задание по его контролю поручено оператору Камейко Е.П.
Рисунок 15 – Диалоговое окно Календарь
Выходные дни ОС помечены в календаре темно-серым цветом. При необходимости установить пометку «выходной день», например в случае праздника, необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по дате.
При нажатии кнопки Просмотр и корректировка дня появляется одноименное диалоговое окно, где можно провести корректировку уже отквитованного, т.е. отработанного дня.
5.2.4 Ввод информации из других подразделений
Информацией других подразделений являются сведения о высланных в отделения связи и возвращенных отделениями связи условных и товарно-материальных ценностях, а также подкреплениях и излишках денежной наличности.
Информацией других подразделений поступает ежедневно в группу (участок) контроля СДО, не позднее рабочего дня следующего за отчетным, на бумажном или магнитном носителе в виде оборотной ведомости, содержащей перечень наименований отделений связи, сумм высланных и сумм возвращенных товарно-материальных ценностей, денежных средств и бланков строгой отчетности.
Ввод поступившей из главной кассы информации по разделу СДО/1 «Подкрепления и излишки» осуществляется в разрезе отделений связи, путем ввода даты, кода ОС или его наименования, виды оплаты и суммы.
Ввод поступившей со склада информации по разделу СДО/2 «Товарно-материальные ценности» осуществляется путем выбора из списка подразделения (марбаза, склад и т.д.), действия (поступило, возвращено и т.д.), ввода даты, кода ОС или его наименования, кода СДО и суммы.
Ввод информации по высланным в ОС бланкам строгой отчетности осуществляется путем выбора действия, вида бланка строгой отчетности, ввода даты, кода ОС или его наименования, серии и диапазона номеров (рисунок 16).
Ввод информации из других подразделений можно осуществить путем копирования. Для этого информация должна быть представлена в виде текстового файла, в каждой строке которого через запятую без пробелов должны быть перечислены реквизиты:
для СДО/1: код ОС, дата, код СДО, вид оплаты, цифра 0, сумма (например, 2,20.07.2006,811,Н,0,500000).
для СДО/2: код ОПС, дата, код СДО, сумма (например, 2,20.07.2006,111,34400).
Рисунок 16 – Ввод информации о бланках строгой отчетности
Копирование файлов осуществляется путем выполнения команд Информация из других подразделений | Копирование. Далее необходимо установить флажок рядом с нужным СДО (СДО/1, либо СДО/2) и указать местонахождение файлов. Названия текстовых файлов могут быть любыми.