3. Документация хозяйственных операций (тема 7 «документация хозяйственных операций»)

В бухучете единственным источником учетной регистрации и единственным материалом для получения показателей, отражающих оборот средств, является сплошная документация всех операций, вызывающих изменение как в составе средств, так и в источниках их образования.

Документ является юридическим доказательством факта совершения той или иной операции. Документы – это специальные бланки, в которых регистрируются признаки, называемые реквизитами, которые характеризуют сущность операции. Реквизиты бывают весьма разнообразны, нов каждом документе должны быть обязательные реквизиты: название документа; дата составления; название и адрес предприятия; указания лиц, участвующих в совершении операции; измерители; содержание операций; подписи лиц, ответственных за совершение операций.

Для построения рациональной системы документации производится их унификация и стандартизация. Унификация – заключается в разработке единых форм документов для использования их на предприятиях различных отраслей хозяйства и в результате этого появляются типовые специализированные документы, например – типовой расходно-кассовый ордер. Специализированные отражают специализацию (специфику) отрасли.

Целью стандартизации является установление единых размеров и форм для бланков одинаковых документов. На основании документов осуществляется повседневный контроль, устанавливаются персональная ответственность руководителей и исполнителей за проводимые операции.

Классификация документов:

для облегчения пользования документами в текущей работе и организации учета производится их классификация и группировка. Классификация по следующим признакам:

1) по назначению документов:

- распределительные – указывают на необходимость проведения операции;

- оправдательные - отражают факт совершения операции;

- комбинированные – содержат распоряжения на совершение операций и отражают факто совершения операции;

- учетного оформления – составляют на основании оправдательных документов: различные расчетные справки и т. д. (расчет амортизационных исчислений)

2) по содержанию:

- первичные – отдельная операция (накладная и др.)

- сводные – группа однородных первичных документов (товарный отчет)

3) по способу пользования:

- разовые;

- накопительные (заборные листы и т. д.)

С момента составления документов до сдачи их на хранение в архив документы проходят определенный путь, называемый документооборотом.

Правильная организация его является основным условием, обеспечивающим полноту и своевременность учета.

Для рациональной организации документооборота в каждом предприятии разрабатываются правила документооборота. В них указывается какими бланками документов необходимо оформлять операции, кто из работников производит оформление, куда направляются составленные документы, какая работа производится в отделах предприятий и бухгалтерии и когда они передаются в архив. Поступающие в учетный орган документы подвергаются соответствующей обработке.

Техническая проверка: проверка их по содержанию, сортировка и подбор однородных документов и счетная обработка. Суть технической проверки – установить соответствие форм документов инструкции об их соответствии и заполнением и наличием обязательных реквизитов.

Цель проверки по содержанию – установление соответствия оправдательных документов распорядительным.

Цель сортировки – облегчить дальнейшую работу с документами.

Для облегчения учетной регистрации и сокращения записей составляют сводные документы. Проверенные и отсортированные документы подвергаются учетной обработке, т. е. составляются бухгалтерские проводки путем заполнения документов в специальные регистры заранее указанной корреспонденции счетов – м. б. и на самом документе. Все документы, используемые в учетном органе предприятия, передают в архив. Для хранения текущих документов, необходимых в текущем учете, существует текущий архив, а не требующиеся в текущей работе передаются в централизованный архив предприятий, где хранятся определенный установленный срок. После истечения срока хранения документы уничтожаются или передаются в государственный архив.