5. Технология делопроизводства.

Технология делопроизводства, поддерживаемая АС ДОУ может быть «российской» и «западной». АС ДОУ, поддерживающие российские технологии процессов делопроизводства, в первую очередь ориентированны на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в учреждениях.

АС ДОУ, поддерживающие западное делопроизводство (движение документов преимущественно горизонтальное, отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля, регистрация документов непосредственными исполнителями, отсутствие специализированных служб ДОУ), ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Основной особенностью «западной» технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройки на эти модели программных систем.

6. Способы защиты системной информации.

Автоматизированные системы ДОУ могут иметь как встроенные средства ЭЦП, так и иметь возможность интегрировать в себя разработки сторонних производителей.

Для обеспечения информационной безопасности используется также методика разграничения доступа к документам и распределения полномочий.

7. Открытость и масштабируемость.

Автоматизированная система ДОУ должна иметь возможность модернизироваться без существенных экономических и организационных затрат, потери информации в соответствии с возможными изменениями в ДОУ организации.

Автоматизированная система ДОУ должна быть открытой. В системе должны иметься встроенные средства модификации. Модификация может осуществляться определенными работниками организациями либо сотрудниками компании-разработчика АС ДОУ. АС ДОУ должна обеспечивать функционирование системы при повышении количественных требований без существенных затрат на изменение принципов построения и конфигурирования, т.е. быть масштабируемой.

8. Стоимость.

Для определения стоимости автоматизированной системы ДОУ необходима оценка следующих показателей:

1. Базовая стоимость АС ДОУ;

2. Стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АС ДОУ;

3. Стоимость дополнительных программных и технических средств, не входящих в базовый комплект поставки (средства ЭЦП, системы оптического распознавания текста и т.д.);

4. Стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и т.д.)

Для большей конкретизации каждая из вышеприведенных групп параметров разбивается на максимально возможное число параметров. Затем создается специальная таблица. Для определенного параметра следует заранее самостоятельно установить шкалу оценок или тип оценки (баллы, "+" и "-"; 1 и 0; "да" и "нет" и другие). Путем несложных математических подсчетов по группам параметров различных систем можно получить результат, позволяющий выбрать автоматизированную систему в соответствии с потребностями организации.

Этапы внедрения АС ДОУ

Переход организации на электронный документооборот процесс довольно длительный. Его успех во многом связан с продуманным и поэтапным внедрением автоматизированной системы ДОУ. ИТ-компании, как правило, имеют тот или иной опыт работы, и сами предлагают клиентам проекты поэтапного внедрения своих систем. При этом более правильным считается подход, при котором компания-исполнитель не пытается «перестроить» организацию под свои технологии, а максимально учитывает ее особенности.

В общем случае внедрение АС ДОУ предусматривает следующие этапы:

1. анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;

2. разработка информационно-функциональной модели предприятия, при необходимости реинжиниринг его бизнес-процессов;

3. анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения АС ДОУ;

4. выполнение пилотного проекта. «Пилот» – это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность. Его задача: выявить эффект от внедрения системы и принять решение о внедрении, выработать базис для составления проекта реальной системы. При этом надо иметь в виду, что пилотный проект также имеет определенную стоимость;

5. утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения АС ДОУ;

6. выбор и поставка необходимых для внедрения АС ДОУ аппаратно-программных средств;

7. поставка и инсталляция АС ДОУ;

8. адаптация и настройка АС ДОУ;

9. перенос и конвертация данных из унаследованных систем;

10. обучение системных администраторов и пользователей работе с АС ДОУ;

11. подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования АС ДОУ;

12. разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации (например, учебные материалы, инструкции по делопроизводству и организации документооборота с учетом эксплуатации СЭД, положение о внутреннем электронном документообороте и т.п.);

13. завершение внедрения АС ДОУ, сдача ее в промышленную эксплуатацию;

14. сопровождение CЭД.

Большинство специалистов считают, что чаще всего успешными являются жестко структурированные проекты. Поэтому четкое представление об этапах внедрения и их результатах должно быть выработано еще до начала внедрения.

Проблемы внедрения и оценки эффективности АС ДОУ

Внедрение автоматизированных систем ДОУ может сопровождаться рядом проблем, которые имеют объективный и субъективный характер.

К основным объективным факторам, способным осложнить процесс внедрения относятся:

• Частые структурные изменения в организации, что ведет к слабой формализации бизнес-процессов. В этой ситуации необходимо внедрять только те компоненты АС ДОУ, которые адекватны данному состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив. В дальнейшем можно начинать автоматизацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При этом компания-партнер по внедрению системы, должна быть ориентирована на долгосрочную работу. Также следует выбирать модульную систему, допускающую наращивание функционала в процессе эксплуатации.

• Отсутствие четко организованного документооборота. В этом случае предлагается запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Выполнение пилотного проекта на этих участках будет способствовать организации более четкой системы документооборота и даст основание для дальнейшей автоматизации.

• Придание электронному документу юридической силы. Несовершенное законодательство в области ЭЦП и отсутствие необходимой инфраструктуры тормозит широкое использование электронных документов. Однако наличие в большинстве современных АС ДОУ встроенных механизмов работы с ЭЦП и шифрованием позволяет гарантировать идентификацию и аутентификации электронных документов в рамках корпоративного документооборота.

• Взаимодействие с внешним «бумажным» миром. Сотрудничество с другими организациями порождает обмен бумажными документами зачастую в больших количествах. Поэтому внедряемая АС ДОУ должна обеспечивать автоматизацию сканирования и распознавания.

• Миграция накопленного массива документов в АС ДОУ. Если в организации имеется бумажный архив документов, то электронный архив придется создавать из бумажного путем сканирования. Если же такого архива нет, а документы хранятся в виде файлов на различных компьютерах, то необходимо провести подготовительную работу для обеспечения единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота.

Субъективные проблемы связаны с «человеческим фактором». Основными среди них являются:

• Консерватизм сотрудников. Системы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. В любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. Поэтому необходимо сделать переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронную почту. Кроме того, на этапе подготовительной работы необходимо найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы.

• Фактор руководства. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. Поэтому еще на предварительных этапах необходимо убеждать руководителя, чтобы он стал безусловным сторонником внедрения системы электронного документооборота.

Помимо перечисленных существует и весьма сложная проблема оценки эффективности от внедрения информационных технологий, в частности АС ДОУ. Так, по мнению ряда авторов, их использование приводит к увеличению производительности, но не всегда приводит к достоверному и продолжительному увеличению рентабельности. Было выявлено парадоксальное отсутствие четкой взаимосвязи между размерами инвестиций и ростом прибыли.

Схемы вычисления предлагаются разные от простого подсчета общей стоимости компьютерной собственности до сложной методики оценки совокупной стоимости владения (total cost of ownership – ТСО). Поэтому желательно, чтобы оценку эффективности внедрения АС ДОУ проводили специалисты соответствующего профиля. Тем не менее, необходимо иметь хотя бы общее представление о том, из чего складывается оценка эффективности.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от АС ДОУ делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает АС ДОУ (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Прежде всего, происходит подсчет предполагаемых расходов, которые, как правило, включают в себя: стоимость лицензий на программное обеспечение; стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения АС ДОУ (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.); стоимость работ по внедрению системы.

Оценка прямого эффекта от внедрения системы основывается на оценке прямой экономии средств. Например, подсчитывается стоимость сэкономленной бумаги и сэкономленного рабочего времени сотрудников (за счет повторного использования существующих документов, экономии времени на поиск нужных документов и т.д.). Косвенный эффект оценить очень сложно. Поэтому его оценка всегда будет экспертной, то есть трудно формализуемой.

В общем виде качественно внедренная система АС ДОУ отличается тем, что:

• руководство регулярно использует данные из системы;

• контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

• работа с документами внутри организации ведется только в электронном виде;

• в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

• охвачены основные бизнес-процессы организации.