4. Программная реализация системы.

При анализе программной реализации автоматизированной системы оцениваются такие технические и технологические характеристики как:

1. Интеграция с программными приложениями. Ключевой возможностью АС ДОУ является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями. Пользователи должны иметь дело только с обычными прикладными программами, но в момент инсталляции клиентской части АС ДОУ они дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами АС ДОУ (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных АС ДОУ.

2. Интеграция в информационную среду организации. Внедрение автоматизированной системы ДОУ не должно нарушать информационную целостность организации. АС ДОУ должна взаимодействовать с уже действующими в организации средствами автоматизации.

3. Поддержка русского языка. Автоматизированные систем ДОУ должны поддерживать работу на русском языке. Помимо возможности ввода и получения информации на русском языке, в АС ДОУ должны быть русифицированные экранные сообщения и подсказки, а также должны быть возможность сортировки данных и поиска информации по различным словам и выражениям на русском языке. Организациям, ведущим работу с документами не только на русском языке, при выборе АС ДОУ необходимо обращать внимание на возможность полнофункционального использования в системе других языков.

4. Технические требования АС ДОУ. При выборе автоматизированной системы ДОУ необходимо учитывать технические характеристики и требования АС ДОУ и технические возможности организации. Рекомендуется выбирать АС ДОУ, которая не требует полной замены уже установленного аппаратного и программного обеспечения. При выборе АС ДОУ необходимо оценивать ее требования, относящиеся к:

• Технология клиент-сервер;

• Средства разработки в АС ДОУ (возможность самостоятельных модификаций, наличие API);

• Операционным системам серверной части АС ДОУ;

• Операционным системам клиентской части АС ДОУ;

• Используемой в качестве основы системы управления базами данных;

• Программным комплексам, используемым АС ДОУ;

• Телекоммуникационным возможностям;

• Аппаратным возможностям серверной и клиентской части.

5. Маршрутизация документов. При проектировании АС ДОУ применяются понятия "свободной" и "фиксированной" маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При "фиксированной" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. В зависимости от задач управления и делопроизводственной практики организации при выборе АС ДОУ следует обращать внимание на возможность фиксации или изменения маршрута документа.

6. Отслеживание версий и подверсий документов. При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень важной является функция АС ДОУ по использованию версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. АС ДОУ должны обладать возможностью автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

7. Возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей. Автоматизированные системы ДОУ должны обеспечивать возможность работы удаленных пользователей (групп пользователей) по телекоммуникационным каналам связи.

8. Наличие в АС ДОУ модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами). Автоматизированные системы ДОУ должны предоставлять пользователям возможность работы с отсканированными документами. В АС ДОУ должен быть специальный модуль сканирования документов либо АС ДОУ должна интегрироваться с системами управления образами.

9. Совместная работа над документами. Автоматизированная система ДОУ должна предоставлять возможность работы с документом нескольких пользователей.

10. Протоколирование действий в системе. Протоколирование действий в системе является механизмом контроля действий в системе, аутентификации пользователей и отслеживания действий в системе.