1. Область применения системы. Необходимо определить на какую организационную структуру предприятия рассчитана система (одно структурное подразделение, все структурные подразделения одной организации (включая территориально удаленные), несколько организаций).

2. Функциональные характеристики системы.

Должны оцениваться по следующим параметрам, рубрицированным в группы:

• Справочники-классификаторы (Подразделения; Должностные лица; Виды (группы) документов; Организации-корреспонденты; Пользователи; Граждане; Номенклатура дел; Типы связок документов; Тематический рубрикатор; Грифы доступа; Совокупность папок пользователя; Виды доставки; Типы реестров; Стандартные списки рассылки; Типы файлов; Стандартные тексты; Ключевые слова; Типы действий; Действия для документа; Шаблоны документов);

• Виды документов, используемые в системе (Входящие; Исходящие; Внутренние; Письма граждан; Обращения граждан);

• Оформление документов (оформление реквизитов в процессе подготовки документов; распечатка оформленных документов на бланке организации; использование шаблонов при подготовке документов; возможность согласования документов; возможность визирования документов; возможность работы с электронными образами бумажных документов);

• Регистрация документов. Оценка реквизитов регистрационных карточек разного вида документов.

• Организация документооборота (Прием документов; Отправка документов; Внутренний документооборот);

• Ведение резолюции по документу (Текст резолюции; Автор резолюции; Передача оригинала/копии; Дата резолюции; Плановая дата исполнения; Промежуточная дата исполнения; Фактическая дата исполнения; Ответственный исполнитель; Соисполнители (список); Текст отчета);

• Контроль исполнения документов (Количество контрольных карточек для одной регистрационной карточки; Сведения об исполнителях; Гриф утверждения; Текст задания; Контролер; Выделение ответственного исполнителя; Поступление к исполнению; Плановый срок; Фактический срок; Напоминание для просроченных; Организация корреспондент (для внешнего согласования); Визы; Исходящий номер; Должность; Дата; Подпись);

• Поиск документов. Поиск по атрибутам (Группа документов; Дата документа; Краткое содержание; Тематический рубрикатор; Фильтры поиска; Критерии поиска для входящих; Критерии поиска для исходящих), Поиск по регистрационным номерам (группа документов; Номер документа; Год регистрации; Подразделение), Поиск по резолюциям (Дата резолюции; Автор резолюции; Исполнитель; Ответственный исполнитель; Тип резолюции);

• Формирование отчетов (сведения о документообороте за заданный период времени; сводка об исполнении контрольных документов; справка-напоминание об исполнении контрольных документов; формирование отчетов по произвольным параметрам);

• Списание документов в дело, передача в архив (сведения об исполнении; номер дела по номенклатуре; дата архивации; подпись списавшего; номер сдаточной описи; формирование документов в дела; организация оперативного хранения документов; подготовка сопроводительных документов для сдачи в архив; комментарии к архиву).

3. Эксплуатационные характеристики системы. При их оценке необходимо учитывать:

• Объем документооборота. Автоматизированная система ДОУ должна обеспечивать работу со всеми документами организации в рамках своего функционального назначения. Возможности системы должны соответствовать реальным объемам документооборота организации и иметь необходимый резерв.

• Эксплуатационная надежность. Автоматизированная система ДОУ должна обладать достаточным запасом надежности, обеспечивать резервное копирование информации. Сбои и поломки АС ДОУ не должны негативно влиять на деятельность организации и должны устраняться в течении короткого времени работниками организации либо сотрудниками компании-разработчика АС ДОУ.

• Количество одновременно работающих пользователей. При увеличении количества пользователей АС ДОУ должна продолжать работать с максимальной эффективностью.