3.2. Этап разработки офисных приложений.

На этом этапе необходимо составить список необходимых офисных документов. Из используемых офисных документов можно предложить:

- корпоративная визитная карточка;

- именные визитные карточки;

- конверты различных стандартов;

- бланки;

- фирменная папка;

- бэдж сотрудника;

- пропуск

- блокнот;

Визитки и виды:

1. Личная визитка.

Личные визитные карточки в последнее время становятся очень популярны среди молодежи, актеров, лиц творческих профессий. На такой визитке Вы можете написать все, что угодно, не уделять внимание строгости фона и шрифта и даже позволить себе щепотку креатива – ведь это лично Ваша карточка.

2. Деловая визитка

Это Ваше лицо, причем не Вас как гражданина, а как представителя той структуры или компании, в которой вы трудитесь. Именно поэтому вульгарность, цыганщина и отсебятина здесь категорически не уместны. На такой визитке Вы обязаны указать Ваши ФИО, должность, статус, степень или чин, мобильный и рабочий телефоны, факс и обязательно адрес корпоративной электронной почты и сайта в сети Интернет. Визитка требует безукоризненного соблюдения корпоративного стиля компании: цвета, шрифт, логотип.

3. Корпоративная визитка

Корпоративная визитка бывает двух типов: это обезличенная визитная карточка с информацией о самой компании, направлении ее деятельности, ее офисах и представительствах. А для сотрудников компании корпоративные визитки изготавливаются в едином фирменном стиле: удобно в этом случае сделать заказ сторонней фирме, занимающейся изготовлением визиток. После разработки дизайна и утверждения макета корпоративной визитной карточки вы сможете отправлять им по электронной почте сведения о новых сотрудниках: вставка в готовый макет имени и фамилии делается очень быстро. Напечатать новую визитку в типографии — и сотрудник сможет сразу приступать к своим обязанностям.

Стандартный размер визитки.

Размер традиционной и наиболее удобной визитки — 90 на 50 мм. Именно под такой формат рассчитаны все визитницы, и, если ваша визитка вдруг окажется шире или длиннее, у тех, кому вы ее вручили, могут возникнуть сложности с ее хранением. Поэтому в этом плане лучше придерживаться стандарта.

Информация на визитке

Если вы не вольный студент на заработках, не артистическая личность, жаждущая эпатировать публику, и не гламурная особа, то информация на вашей визитке должна быть исчерпывающей и лаконичной. Полностью указывают имя и отчество (не инициалы! иначе вспомнить, как к вам следует обращаться, смогут только люди с уникальной памятью!), фамилию, должность, место работы и координаты для связи (телефоны, факс, электронный адрес, сайт компании).  Бонусная информация о предоставляемых вашей фирмой услугах, сфере ее деятельности имеет право на существование, если она сформулирована кратко: визитка — это не рекламный буклет. Девизы, слоганы, государственные гербы, фотографии владельца на деловой визитке выглядит несколько странно. Впрочем, если вы вхожи в Дворянское собрание, размещение родового герба на визитке будет вполне уместно.

Для составления пакета офисной документации нужны реквизиты организации и ее подразделений, телефоны, адреса, имена сотрудников.

Разработка офисной документации начинается с визитной карточки. Это наиболее креативный элемент, поскольку зачастую имидж компании формируется при первой встречи, сопровождающийся обменом визитными карточками.

Затем разрабатывается базовый набор документов в соответствии с правилами документооборота, такие как фирменный бланк, бланк факса, конверты, папка.