42. Документационное обеспечение управленческой деятельности

Процесс управления включает в себя действия которые оформляют документально: сбор и обработка информации, подготовка и принятие решения, доведения решения до исполнения, исполнение решения, передача информации о выполнении и контроль, передача информации по вертикальным и горизонтальным связям, хранение и поиск информации.

Недокументированные управленческие действия является вспомогательными.

Управленческая деятельность фиксируется в организационно-распрядительных документах (ОРД):

В состав ОРД входят:

Организационные документы: устав, структура, штатная численность, правила внутреннего распорядка, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции,

Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции.

Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная, записки справки, телеграммы.

Личные документы (заявления, доверенность, и др.).

Эти документы оформлены на бланках предприятия в соответствии со стандартом и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов:

-наименование организации, ее код, название и автор документа, дата, индекс, заголовок к тексту; текст, подпись, печать, виза, отметка об исполнении документа.

Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа характерен свой формуляр, который называется типовым.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.

Технология работы с документами включает в себя:

-организация документооборота (ДО)

-регистрация

-контроль исполнения

-систематизация документов

-подготовка к хранению, хранение

-организационно-техническое обеспечение.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Документооборот – это движение документа с момента их получения или создание до завершения исполнения и сдачи на хранение .

Документы, поступают на предпр-е проходят: первичную обработку, предварительно рассмотренную регистрацию, рассмотрение руководством, передача исполнителям.

Выполняет эту функцию канцелярия, секретариат или отдельный человек – секретарь-референт.

Обработка – принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу, с необходимыми приложениями (если на них ссылка в основном документе) иначе возвращаются (в день поступления).

Без предварительного рассмотрения – документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства – документы, адресованные ему или содержащие наиболее важную информацию

Регистрация – фиксация факта создание или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе.

Регистрационные документы, которые требуют учета, исполнения или дальнейшего использования в справочных целях.

Контроль исполнения документа (все зарегистрированные документы)

Включает:

- постановка документа на контроль

- проверка своевременного доведения документа до исполнения.

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения.

- учет и обобщение результатов контроля исполнения и информирования руководства.

Основная цель контроля информации – обеспечить своевременное и качественное исполнение.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заказов, поручений, вопросов, сообщений результатов заинтересованным организациям и лицам и т. д.результат исполнения отмечен на документе.

Систематизация документов. Для обеспечения правильного формирования и учета документов на предприятии (любой организации) должна составляться номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуре включены все документы, образующие в деятельности предприятия, кроме технических документов и печатных изданий.

Подготовка к хранению. В зависимости от вида документа хранятся либо краткие сроки, либо остаются на длительное архивное хранение (потом уничтожается).

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом экспертизы ценности документа ( при уничтожении составляется акт )

Хранение

Использование оргтехники при работе с документами.