1.3 Описание процедуры внедрения системы контроллинга

В настоящее время в Комитете по культуре Администрации «Смоленского района» служба контроллинга не предусмотрена, а ее функции выполняют другие подразделения, загружая тем самым свой аппарат и снижая эффективность работы Комитета в целом. Планирование ярко не выражено, осуществляется как на местах так и в лице Председателя Комитета по культуре и его заместителя. Общий контроль выполняет Комитет по культуре в лице МКУ ЦБ УК и Председателя. Управленческий учет реализуется МКУ ЦБ УК лишь в рамках бухгалтерского учета.

Для внедрения системы контроллинга необходимо описание его пяти основных элементов:

1. Установление целей (определение качественных и количественных целей и выбор критериев, по которым можно оценить степень достижения поставленных целей). Для оценки степени достижения поставленных целей в качестве критериев целесообразно использовать показатели результативности, приведенные выше в таблице 1.2.

2. Планирование (превращение целей в прогнозы и планы). Планы целесообразно разрабатывать для каждого подразделения в отдельности на основе текущей на данный период информации о состоянии подразделений.

3. Оперативный управленческий учёт (отражение всей финансово-хозяйственной деятельности). Необходимо отделить от бухгалтерского учета для разграничения ориентирования на руководителей и подразделения (управленческий учет) и на внешних пользователей (бухгалтерский учет).

4. Система информационных потоков (контро.линг является поставщиком информации необходимой для функционирования всей системы управления). Выделение сильных и слабых позиций подразделений, выявление отклонений и корректировка действий для достижения целей;

5. Контроль (контроллинг выполняет определённые контрольные функции, но при этом природа контроля направлена на перспективу). Оперативный контроль текущего положения и ориентация на будущее.

Объем реализуемых в Комитете функций контроллинга определяется основными факторами, представленными на рисунке 1.5. Стрелочками показана взаимосвязь данных факторов и требований к системе контроллинга.

Контроль со стороны государства + социальная среда

Создание отдела контроллинга в виде штабного подразделения

Малый размер Комитета + большой размер охватываемого сектора населения

Стиль руководства: авторитарный

Смешение управленческого и бухгалтерского учета

Постоянный мониторинг внешней среды: (сферы законодательства, политики и социальной среды)

Отделение управленческого учета от бухгалтерского, возможность оперативного предоставления необходимых сведений.

Получение только необходимой информации на основе построение системы информационного обеспечения управления и сбора аналитической информации

Рисунок 1.5 – Взаимосвязь факторов и требований к системе контроллинга.

В связи с описанными выше факторами и требованиями к системе контроллинга, представляется необходимым изменить организационную структуру рассматриваемого Комитета по культуре, в которой уже определено место службы контроллинга в общей структуре управления подведомственными учреждениями. Такая организационная структура представлена на рисунке 1.6.

Рисунок 1.6 – Измененная организационная структура Комитета

Функции контроллинга:

• координация управленческой деятельности и ее оптимизация;

• организация аналитической работы;

• учёт, планирование, контроль;

• информационная и консультационная поддержка принятия решений.

Задачи контроллинга:

• ведение системы внутреннего учета;

• сбор и обработка информации;

• информационная поддержка разработки планов;

• сравнение плановых и фактических величин;

• определение допустимых границ отклонений величин;

• анализ отклонений, их интерпретация;

• консультации по выбору корректирующих действий;

• проверка планов на полноту и реализуемость.

Реализацией данных задач и выполнением этих функций будут заниматься специалисты службы контроллинга, состоящей из двух человек – начальника службы контроллинга (контроллер) и IT-специалиста. Характеристика и должностные инструкции представлена в таблице 1.3.

Таблица 1.3 – Характеристика специалистов отдела контроллинга

Должность	Характеристика
Начальник отдела контроллинга	Квалифицированный специалист с высшим образованием. Основные требования: - знание бухгалтерского учета - введенный учета в организации. Обязанности: - ведение управленческого учёта; - предоставление аналитических отчетов Председателю Комитета по культуре; - контроль сбора и анализа учетной информации; - построение системы планирования; - бюджетирование; - несение личной ответственности за предоставленную информацию; - проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость.
Специалист по информационному обеспечению (IT-специалист)	Квалифицированный специалист. Основные требования: - знание документооборот на предприятии; - способность поставить задачу автоматизации контроллинговой системы; - контроль использования информации; - защита данных. Обязанности: - автоматизированный сбор информации; - контроль сбора и анализа учетной информации; - разработка процедур передачи данных из отдела бухгалтерского учета расчетов в отдел контроллинга; - построение системы планирования; - проверка планов на полноту и реализуемость.

Представляется необходимым произвести деление учреждения на центры ответственности и классификацию затрат для создания системы управленческого учёта, представляющей собой важнейший элемент всей системы контроллинга. Комитет по культуре Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области, являясь структурным подразделением Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области, уже сам по себе является центром затрат и финансируется из местного и выделяемого областного бюджета.

При внедрении системы контроллинга необходимо выполнить следующие работы:

1. Комплексное обследование Комитета по культуре на предмет существующей системы планирования и учета затрат.

2. Разработка методических положений для сбора данных службой контроллинга.

3. Проработка относительно информационных систем.

4. Разработка и внедрение системы планирования.

5. Разработка и внедрение управленческого учета.

6. Разработка и внедрение системы контроля.

7. Разработка предложений по оптимизации процессов и документооборота.

Для анализа процесса внедрения контроллинга Комитета по культуре Администрации Смоленского района был построен сетевой график разработки системы контроллинга, представленный на рисунке 1.7.

Рисунок 1.7 – Сетевой график разработки системы контроллинга

1-2 – Принятие решения о внедрении отдела контроллинга;

2-3 – Комплексное обследование учреждения;

3-4 – Внедрение управленческого учета и отчетности

4-5 – Внедрение планирования

5-6 – Внедрение контроля

6-7 – Автоматизация системы контроллинга

Длительность каждого этапа указана в неделях.

Комплексное обследование учреждения, существующей системы планирования и учета будут производить сотрудники службы контроллинга. Внедрение системы сбора данных для службы контроллинга, разработка и совершенствование информационных систем возложены на специалиста по информационному обеспечению. Все остальные этапы будут выполняться во главе с начальником службы контроллинга, главным бухгалтером, Председателем Комитета по культуре и его заместителем.