2.Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе Менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он или она принимают и еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Руководство высшего звена устанавливает

МАСШТАБ ДОПУСТИМЫХ ОТКЛОНЕНИЙ, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно, и требует много времени. Важная проблема процесса контроля - выбор критических точек. Контролем необходимо охватить все стороны и все звенья функционирования организации. Однако для этого не требуется проверять каждого работника. Контролировать необходимо лишь точки, заслуживающие особого внимания. В умении выбрать такие критические точки и состоит искусство управления. Можно предложить следующую методику по определению данных критических точек. Методика предлагает ответы на следующие вопросы:

- какие показатели отражают наилучшим образом цели моего подразделения; - по нашим признакам я вернее всего могу определить, что эти цели не выполняются;

- каковы оптимальные методы оценки серьезных отклонений;

- каким образом я получу информацию о том, кто несет ответственность за те или иные неполадки;

- для каких данных сбор информации экономически оправдан.

При этом встает вопрос о качестве контрольной информации. Проверяя полезность информации именно для контроля следует учитывать несколько

моментов.

Во-первых, информация должна содержать данные о фактическом состоянии дел по всем управленческим параметрам, нормативы, и разность между двумя этими величинами, по которой, собственно, и судят о контролируемом процессе.

Во-вторых, различные уровни управления должны получать сопоставимую информацию, но неодинаковую по степени подробности: чем ниже управленческое звено, тем более подробной должна быть информация.

В-третьих, необходима валидная, т.е. достоверная информация. Лицо, принимающее решение, должно быть уверено в том, что сведения, на основе которых будет принято решение, не искажены.

В-четвертых, должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых поступают сведения.

Измерение результатов.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который

подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразить в те единицы, в которых выражен стандарт.

Передача и распространение информации.

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принимать необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто должен их выполнять.

Оценка информации о результатах.

Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация - это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

3. Действия.

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Ничего не предпринимать.

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. К счастью, дела не всегда идут плохо. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившееся один раз, повторится снова. Даже наиболее совершенные методы должны подвергаться изменениям. Так, например, если система контроля показала, что в каком-то элементе организации все идет хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя циклы контроля.

Устранить отклонения.

Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в организации является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Пересмотр стандартов.

Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

ПОВЕДЕНЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОНТРОЛЯ.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает сильное и непосредственное воздействие на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направит свои усилия на достижение целей организации. Возможные негативные последствия. К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знает о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

ПОВЕДЕНИЕ, ОРИЕНТИРОВАННОЕ НА КОНТРОЛЬ.

Сотрудники организации обычно знают, что для оценки результативности их деятельности руководство применят различные методы контроля. Они знают, что их ошибки и достижения в тех областях, где руководство установило стандарты и наиболее последовательно выполняет процедуру контроля, послужат со всей очевидностью основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому, если сказать, что подчиненные обычно делают то, что начальство хочет увидеть от них при проверке, будет чаще всего правдой. Сам факт измерения результатов влияет на поведение людей, работу которых обследуют. Когда начальство измеряет результаты работы подчиненных, оно тем самым включает цепочку познавательных и мотивационных эффектов. Подчиненные стремятся интерпретировать эти измерения как процессы, которые определяют важнейшие аспекты их работы. Они реагируют на это, пытаясь зафиксировать измерения на уровне, который подлежит вознаграждению. В некоторых исследованиях подтверждается тенденция сотрудников всячески подчеркивать работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегать той, где подобных измерений не проводится. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом подобных эффектов, иначе она будет направлять сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации.

Получаемая информация должна быть точной, полной, своевременной, понятной.

Финансово-хозяйственный контроль как система специальных знаний возник на стыке ряда экономических наук: бухгалтерского учета, экономического анализа, финансов и менеджмента. Однако, вобрав в себя и синтезировав их достижения в области контроля экономической деятельности предприятий, организаций различных отраслей, финансово-хозяйственный контроль выступает как качественно новая наука, имеющая свой предмет, метод и специфические методические (технические) приемы исследования[6].

. Предмет финансово-хозяйственного контроля — управленческие решения, хозяйственные и финансовые операций и процессы предприятий, организаций, других хозяйствующих субъектов, рассматриваемые с позиций их экономической эффективности, законности, достоверности и целесообразности, обеспечения сохранности собственности. Это и составляет, как полагал И. А. Белобжецкий, предмет науки[7].

Классификация финансового контроля по субъектам предусматривает подразделение его на общегосударственный (межведомственный), внутрихозяйственный, внутриведомственный и общественный контроль.

Общегосударственный финансовый контроль осуществляется федеральными органами законодательной власти, федеральными органами исполнительной власти, в том числе специально созданными органами исполнительной власти. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О мерах по обеспечению государственного финансового контроля в Российской Федерации" от 25 июля 1996 года, государственный финансовый контроль включает в себя контроль за исполнением федерального бюджета и бюджета федеральных внебюджетных фондов, организацией денежного обращения, использованием кредитных ресурсов, состоянием государственного внутреннего и внешнего долга, государственных резервов, предоставлением финансовых и налоговых льгот и преимуществ[8].

Государственный контроль осуществляют также органы представительной (законодательной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Внутрихозяйственный контроль выступает как самостоятельная функция управления внутри предприятия, организации, отличается своей глубиной и точностью, так как осуществляется там, где находится "центр тяжести" управления. Главное его назначение — непрерывное наблюдение за эффективностью финансово-экономической, снабженческо-сбытовой и производственной деятельности, выявление внутрихозяйственных резервов, обеспечение сохранности денежных и материальных средств, устранение причин и условий, порождающих хищения и бесхозяйственность.

В системе внутрихозяйственного контроля ведущая роль принадлежит контролю, осуществляемому бухгалтерией предприятия, организации в виде: 1) предварительного контроля на стадии рассмотрения первичных документов, поступивших главному (старшему) бухгалтеру на подпись, а также при визировании договоров, смет, приказов и других документов, связанных с расходованием денежных и материальных средств; 2) текущего контроля в ходе учетной регистрации хозяйственных операций и инвентаризаций товарно-материальных и других ценностей; 3) последующего контроля на стадии обобщения и анализа учетной и отчетной информации, а также посредством ревизий и тематических проверок (обследований) в отдельных внутрихозяйственных подразделениях. Следовательно, внутрихозяйственный бухгалтерский контроль является непрерывным, универсальным (сплошным), системным и строго документальным.

Одной из причин недостаточной эффективности внутрихозяйственного контроля зачастую является отсутствие должной ответственности руководителей функциональных экономических и технических служб за выполнение контрольных функций. Чтобы повысить действенность внутрихозяйственного контроля, необходимо более четко разграничить ответственность главного бухгалтера и руководителей других экономических и технических служб за выполнение функций и задач внутрихозяйственного контроля.

Преимущества внутриведомственного контроля проявляются в его непосредственной связи с функцией управления отраслью, а также в специализации контроля применительно к отраслевым особенностям организации, технологии и экономики производства. Его субъектами выступают министерство (ведомство), промышленное объединение или другой вышестоящий орган хозяйственного управления.

Основным направлением современного этапа развития внутриведомственного контроля является усиление комплексности ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. В отличие от общегосударственного (межведомственного) контроля, сфера действия которого зачастую ограничена определенным кругом вопросов финансовой и хозяйственной деятельности, внутриведомственный контроль носит обычно комплексный характер

Beдoмcтвeнный финaнcoвый контроль в зависимости от времени его проведения делится на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный и текущий финансовый контроль организуют и осуществляют руководители: 1) главных управлений, 2) управлений, 3) подчиненных или подведомственных им подразделений, 4) а также должностные лица, к которым относятся начальники финансовых служб, главные бухгалтеры, имеющие право подписи финансовых документов.

Основными методами предварительного и текущего финансового контроля называются внезапные проверки в местах хранения денежных средств и материальных ценностей, а также инвентаризации материальных ценностей и денежных средств.

Для проведения внезапных проверок в местах хранения денежных средств и материальных ценностей в каждом конкретном случае по указанию руководителя подразделения назначается комиссия, которая имеет право требовать предъявления всех документов, необходимых для проведения проверки. Если в ходе проверки будут выявлены правонарушения, виновные должностные лица должны дать соответствующие объяснения. В случае необходимости может быть назначена и постоянно действующая комиссия.

По окончании проверки составляется акт, результаты проверки докладываются руководителю подразделения.

Помимо названный видов финансового контроля, выделяется также муниципальный финансовый контроль, осуществляемый органами местного самоуправления при утверждении местного бюджета, его исполнении и при утверждении отчета о ею исполнении; установлении местных налогов и, сборов на основе принципов, определенных законодательством России. Главы местной администрации, являющиеся высшими должностными лицами местного самоуправлений осуществляют местный финансовый контроль при исполнении местного бюджета, управлении объектами муниципальной собственности, реализации государственных программ приватизации муниципальных предприятий, объектов социально-культурного и бытового назначения, торговых и иных объектов (имущества), являющихся муниципальной собственностью, и при решении иных вопросов местного значения.

Независимый финансовый контроль осуществляется аудиторами (аудиторскими фирмами)[9].

Финансово-хозяйственный контроль в зависимости от времени его осуществления подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Они находятся во взаимосвязи, отражая непрерывный характер контроля.

Предварительный контроль предшествует совершению хозяйственных и финансовых операций. Контрольные органы осуществляют данный вид контроля на стадии рассмотрения производственных, финансовых (кредитных, кассовых) планов, смет и других плановых (нормативных) расчетов предприятий и хозяйственных организаций. Основная цель предварительного бухгалтерского контроля — своевременно пресекать незаконное и нерациональное использование средств.

Текущий контроль является неотъемлемым элементом оперативного управления производством, проводится в процессе совершения производственных, хозяйственных и финансовых операций. Опираясь на данные первичных документов, оперативного и бухгалтерского учета, инвентаризаций и визуального наблюдения, текущий контроль при необходимости позволяет регулировать быстроменяющиеся хозяйственные ситуации, предотвращать потери и убытки.

Нельзя, на наш взгляд, согласиться с точкой зрения Э.А. Вознесенского, отрицающего существование текущего контроля как отдельного вида. Он пишет: "Вызывает сомнение и обоснованность ... текущего контроля в качестве самостоятельного вида (формы) контроля, так как если в основу классификации по данным факторам положить разновременность совершения контрольных действий по сравнению с движением материальных ценностей и денежных средств, то вряд ли можно согласиться с наличием указанного контроля. Признание этого критерия исключает наличие текущего контроля и свидетельствует оботношении любых действий со стороны контрольных органов либо к предварительному, либо к последующему контролю" [10].

Последующий контроль охватывает хозяйственную и финансовую деятельность на всех уровнях управления за истекший период. Основное его содержание — проверка выполнения планов по количественным и качественным показателям, соблюдения хозяйственного и финансового законодательства, сохранности собственности, законности управленческих решений и т. д. основные принципы внутрихозяйственного контроля.

Для успешной деятельности предприятия, повышение уровня рентабельности,

сохранения и приумножения его активов необходимым отлаженный механизм

управления, важнейшим элементом которого выступает повседневный

внутрихозяйственный контроль. Руководство предприятия несет ответственность

за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля. От него

зависит, чтобы эта система отвечала размерам и специфике деятельности

предприятия, функционировала регулярно и эффективно.

Система контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты на ее

функционирование должны быть меньше потерь предприятия из-за ее отсутствия.

Если система внутрихозяйственного контроля будет эффективно функционировать,

это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита.

Система внутрихозяйственного контроля предприятия включает три

основных элемента: среду контроля, учетную систему и процедуры контроля. В

сочетании все элементы системы контроля обеспечивают предприятию снижение риска

в деловой и финансовой деятельности, а также в бухгалтерском учете.

Среда контроля – это действия, мероприятия и процедуры, которые отражают

общее отношение администрации и собственников предприятия к контролю, степень

значимости контроля для предприятия. При оценке среды контроля выделяются

следующие элементы: стиль и основные принципы управления, организационная

структура, распределение полномочий и ответственности, управленческие методы

контроля, работа с персоналом, влияние внешних факторов.

Стиль и основные принципы управления выражаются в отношении администрации ко

многим элементам деятельности, например в степени готовности администрации идти

на риск при осуществлении хозяйственных операций либо стремление избегать любых

форм риска, соблюдении высшими руководителями этнических норм поведения либо

нарушении финансовой дисциплины.

Организационная структура определяет существующие формы власти и

подчинения на предприятии, регламентирует области полномочий и ответственности

сотрудников, порядок составления отчетов.

Распределение полномочий и ответственности между персоналом предприятия

призвано гарантировать правильное ведение хозяйственных операций. С этой целью

разрабатываются и доводятся до сотрудников в письменном виде должностные

инструкции, планы мероприятий, рекомендации и указания.

Для контроля за работой предприятия администрация использует различные

управленческие методы, включая определение квалификации сотрудников, оценку

системы обработки информации и составления отчетов, анализ достигнутых

результатов финансовой деятельности и сравнение их с запланированными, изучение

деятельности отдельных подразделений и др. Важное значение имеет порядок

осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для

внутренних целей.

Целью работы с персоналом является наличие на предприятии необходимого

количества сотрудников, обладающих достаточными знаниями и опытом для

выполнения своих обязанностей. Система отбора, найма, продвижение по службе,

обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и

честность персонала.

Внешние факторы, как правило, не является объектом контроля со стороны

администрации, но также могут воздействовать на работу предприятия. Прежде

всего это требования действующего законодательства, которым должна в целом

соответствовать хозяйственная деятельность предприятия.

Учетная система – это совокупность процедур по сбору, регистрации,

обработке и представлению данных об активах и хозяйственных операциях

предприятия. Эффективная система бухгалтерского учета обеспечивает полноту,

реальность, своевременность отражения хозяйственных операций, их правильную

оценку, классификацию и обобщение.

Для понимания учетной системы предприятия необходимы изучение и оценка

следующих сведений о его хозяйственной деятельности:

- учетная политика и основные принцип ведения бухгалтерского учета;

- организационная структура подразделения, ответственного за ведение

бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности;

- распределение обязанностей и полномочий между сотрудниками

бухгалтерии;

- порядок подготовки бухгалтерской отчетности на основе данных

бухгалтерского учета;

- средства контроля, предусмотренные в отдельных областях системы учета.

Концептуально система учета стоит отдельно от процедур контроля. Но на

практике трудно разделить вклад каждого элемента в достижение целей

контроля. Поэтому приемлемость процедур контроля во многом зависит от

состояния системы бухгалтерского учета (выбранной учетной политики,

применяемых средств обработки данных, объема хозяйственных операций и др.).

Процедура контроля – это методы