1. Зовнішнє середовище.

Зовнішнє середовище складається з двох рівнів:

1) загальне оточення; 2) безпосереднє оточення.

Зовнішнє середовище характеризується:

1. Складністю. Складність зовнішнього середовища визначається тим, як багато чинників впливає на проектування організації, та наскільки вони схожі між собою.

2. Динамізмом. Динамізм зовнішнього середовища характеризується тим, як швидко змінюються фактори, які впливають на проектування організації. Чи залишаються вони сталими, стабільними, чи змінюються, нестабільні.

У теперішній час переходу до ринкової економіки на підприємства з боку споживачів, постачальників впливають нові вимоги, які змінюються. Тому багато підприємств переглядає свою структуру, створюються нові підрозділи, скорочуються ті підрозділи, які втратили контакт із зовнішнім середовищем.

Така двомірна класифікація чинників зовнішнього середовища, які впливають на проектування організації, дозволяє виявити чотири типи ситуацій, кожна з яких відповідає певному виду бізнесу.

1. Ситуація, що характеризується низькою невизначеністю, є найбільш сприятливою для керівництва організації.

2. Ситуація помірної невизначеності є більш напруженою для керівництва. Висока ступінь складності зовнішнього оточення вносить елемент ризику в процес прийняття рішень.

3. Ситуація помірно високої невизначеності вимагає від керівництва гнучкості, тому що змінюється характер взаємодії з факторами зовнішнього середовища. Схожість полегшує за допомогою комп´ютерної техніки приймати вірні рішення.

4. Ситуація високої невизначеності - найбільша складність для прийняття рішень. Зовнішнє середовище повне невизначених ситуацій.

2.Технологія роботи

Роль технології в проектуванні організації загальновизнана. Проектування організації пов´язане з технологією роботи за двома напрямами: поділ праці й групування робіт, тобто створення підрозділів. Рівень знань щодо дій з перетворення об´єкта роботи і використання відповідної технології багато в чому визначають ефективність організації. Технологія - це конверсійний процес, який використовують для трансформації вкладень (матеріалів або інформації) у випуск (товари та послуги

Зв´язок між технологією та проектуванням організації першою виявила Джоан Вудвард. Вудвард хотіла відшукати зв´язок між розміром організації та її проектуванням, та безуспішно. Проте ретельне дослідження фірм з її вибірки дало змогу визначити потенційний зв´язок між технологією і проектуванням організації. Це наштовхнуло Вудвард и на класифікацію організацій згідно з їх технологією. Учена виділила три головні форми технології.

1. Одинична, або технологія малосерійного виробництва: продукт вироблений на замовлення клієнта в малих кількостях.

2. Великосерійна, або технологія масового виробництва: продукт виробляють на зразок збірного конвеєра, збираючи деталі у вузли або кінцевий продукт.

3. Технологія безперервного виробничого процесу: сировинні матеріали переробляють у кінцевий продукт за допомогою цілої низки механічних або прецесійних перетворень; структура матеріалів змінюється.

3. Стратегічні зміни мають системний характер. Можна виділити дві сторони стратегічних змін в організації:

1)організаційна структура;

2)організаційна культура.

Стратегія має великий вплив на вибір організаційної структури. Зовсім не обов´язково змінювати організаційну структуру щоразу, коли організація переходить до реалізації нової стратегії, але обов´язково необхідно встановити, чи відповідає стратегії існуюча організаційна структура, а вже потім вносити зміни, якщо є в цьому потреба.

Організаційна структура, яка встановлює межі структурних підрозділів та формальні зв´язки між ними, виступає в ролі «хребта» організації, «душею» організації, яка встановлює відносини всередині організації, виступає як організаційна культура.

Організаційна культура формується, як реакція на дві групи проблем:

1. внутрішні проблеми (спільна мова, термінологія, стосунки між співробітниками, їх межі; норми, що регулюють неформальні відносини, оцінки поведінки співробітників, що бажано, що ні); 2) проблеми, які організація повинна вирішувати під час взаємодії із зовнішнім середовищем.

Основні форми проектування структур управління

Структура організації - це ті фіксовані взаємозв´язки, що існують між підрозділами і працівниками організації. її можна розуміти як встановлену схему взаємодії і координації технологічних і людських елементів.

Схема будь-якої організації показує склад відділів, секторів та інших лінійних і функціональних одиниць. Так як на організації впливає багато чинників, то вони можуть приймати різні форми своїх проектів.

Функційна (U-) форма- це проектування, що ґрунтується на функ-ційному підході до структуризації. Цей проект названий U-формою (U - unitary, унітарний). В організації, що має структуру типу U-форми, працівники та організаційні одиниці об´єднані у великі функційні відділи, такі як відділ маркетингу, виробничий відділ. Для ефективної діяльності організації у цьому випадку потрібна горизонтальна координація, тобто за відділами, що є на одному рівні. За цю інтеграцію та координацію найчастіше відповідає виконавчий директор і менеджери вищого рівня.

Проект із функційною формою найчастіше використовують у малих організаціях, оскільки виконавчий директор має змогу особисто контролювати та координувати діяльність цілої фірми. У міру зростання організації такий контроль проводити щораз важче. 

Іншою загальною формою проектування організації є конгломератна, або Н-форма. Форму конгломерату використовують організації, які утворилися внаслідок об´єднання різних, не пов´язаних між собою, підприємств. Отже, проект Н-форми, по суті, є холдинговою компанією, яка діє за непов´язаної диверсифікації (Н - holding). Цей підхід ґрунтується на продуктовій формі структури, тобто головний менеджер незалежно управляє кожним підприємством або групою підприємств і відповідає за прибутки або збитки фірми.

Головний недолік організації з проектуванням типу Н-форми - це складність, що має місце лише у холдингу різних непов´язаних виробництв, оскільки менеджерам важко поєднувати та інтегрувати різні види діяльності внаслідок великої кількості диверсифікованих операцій. Деякі фірми все ще застосовують Н-форми, однак більшість уже відмовилася від них, замінивши іншим підходом.

Філіальна (М-) форма. Філіальна структура організації також використовує продуктову форму організації, однак, на відміну від Н-форми, відділи пов´язані між собою. М-форма ґрунтується на багатьох виробництвах, пов´язаних між собою, що працюють у межах великої організації. Це проектування є результатом стратегії пов´язаної диверсифікації. Деякі види діяльності надзвичайно децентралізовані аж до рівня підрозділів; інші - централізовані на корпоративному рівні. Можливість координації та поділ ресурсів є однією з найбільших переваг проекту М-форми. Головна ціль М-форми - мінімізація внутрішньої конкуренції і поглиблення співробітництва між відділами для досягнення вищої ефективності у використанні ресурсів. Дослідження свідчать, що організація, яка використовує М-форму і досягає цього балансу, перевершує інші структури організації, такі як U- та H-форми.