Класифікація ділових нарад:

За цілями:

• Навчальні (передача знань та підвищення кваліфікації).

• Роз’яснювальні (переконання учасників у правильній стратегії та дій).

• Проблемні (розробка шляхів та методів вирішення проблеми).

• Координаційні (координація роботи підрозділів).

• Інформаційні (збір та узагальнення інформації).

За способами проведення:

• Диктаторські (право голосу в керівника, який віддає наказ, викладає погляди, кількість учасників не регламентована).

• Сегретативні (запитання керівника й відповіді учасників, кількість учасників обмежена).

• Дискусійні (кількість: 15 чоловік, кожен може викласти свою думку).

• Довільні (обмін думками, відсутній порядок денний, голова, рішення не приймаються).

За ступенем підготовленості:

• Заплановані: 1) регулярні, щотижневі зі стабільним складом,

практично постійним порядком денним.

2) наради з найважливіших питань.

• Позапланові (непередбачувані проблеми).

За періодичністю:

• Разові.

• Регулярні.

• Періодичні.

За кількістю учасників:

• З вузьким складом (до 5 чоловік).

• Розширені (20 чоловік).

• Представницькі (понад 20 чоловік).

За складом учасників:

• Постійним.

• Непостійним.

• Змішаним.

• Регламентований нормативним актом.

2. Організація ділової наради:

1) підготовка,

2) проведення,

3) підбиття підсумків.

Підготовка передбачає визначення кількості учасників, часу, місце проведення, поінформованості.

Заплановані наради проводяться згідно з графіком.

Пункти графіку:

• Порядок денний.

• Хто проводить?

• Дата, місце, час.

• Склад присутності.

• Тривалість.

Нарада повинна мати мету:

• одержання інформації,

• поінформування,

• обмін інформацією,

• інструктаж,

• консультації,

• обговорення,

• погодження.

Склад учасників визначається залежно від кола обговорюваних проблем.

Кількість учасників має бути мінімальною.

Вимоги до порядку денного:

• 1-2 питання,

• Їх логічність,

• Формування чітких питань,

• Першими включають питання, які не передбачають гострої полеміки,

• На обговорення додаткових питань залишаються лише ті, кого вони стосуються.

• Тривалість 1,5 години.

• Оперативки 20-35 хвилин.

• Доцільно проводити у другій половині дня, не більше однієї.

• Зазначення початку та кінця.

Підготовка доповіді:

• Вступ,

• Основна частина,

• Пропозиції,

• Висновки.

*** На практиці часто відмовляються від доповідей, зміст доповіді передають заздалегідь учасникам, що дає можливість ретельніше ознайомитися з матеріалом, підготувати зауваження, питання.

Проведення наради:

1. Порядок денний,

2. Регламент (вступне слово: 5-7 хв., доповідь: 25-30 хв., відповіді доповідача: 5-7 хв., виступи в дебатах: 3-5 хв., викладення проекту рішення: 3-5 хв., обговорення й прийняття рішення: 8-10 хв.).

***Довіряйте підлеглим свою репутацію – це найдорожче, що ви можете їм довірити.

РОЛІ НА НАРАДІ ТА ОСОБЛИВОСТІ ХАРАКТЕРИСТИКИ

СПРИЙНЯТТЯ
Сангвініки характеризуються комплексним сприйняттям		Флегматики та меланхоліки характеризуються аналітичним сприйняттям
КРИТИКА
Х ‑ футуролог	Ф – ретроспективний аналіз		С – загальне уявлення
ОЦІНКА ПРЕДМЕТА ДИСКУСІЇ
Х-С – підсумовує позитивні сторони	М – прагматик-реаліст, який може виокремити недоліки		С-Ф – комплексує переваги та недоліки

Підбиття підсумків.

Прийняття рішення може проводитися шляхом підготовки проекту:

1. до початку наради з ознайомленням чи без ознайомлення,

2. під час наради на основі пропозиції,

3. рішення приймається на основі єдиноначальності.

Підписання протоколу своєчасне.

Продуктивність наради залежить від кількості вхідної інформації та кількості вихідної інформації.

Особливості проведення нарад різних видів:

Інструктивна нарада – передача вказівок і розпоряджень, їх роз’яснення, деталізація, встановлення методів та строків, визначення завдань підрозділів і виконавців. Така нарада необхідна, якщо не можна довести інформацію у письмовій формі.

Оперативна нарада – проводиться регулярно, з постійних питань, доповіді можуть бути за схемою «Що зроблено? – Яка допомога потрібна?». Можуть проводитися стоячи, критика та виправдання неприпустимі, відсутній порядок денний, тривалість 20-30 хвилин. Основне завдання: отримання інформації «знизу».

Нарада методом «мозкової атаки» ‑ їх присвячують одній важливій проблемі, 10-12 чоловік, фіксуються проблеми на плакаті, критика пропозицій заборонена.

Наради без наради – керівник формулює у письмовому вигляді проблему, яка вимагає колективного рішення, підбираються необхідні дані й вихідні матеріали для рішення проблеми, а також складається список осіб, які можуть узяти участь у пошуку оптимальних рішень, їм надсилають бланки з письмовим формулюванням проблеми і вказівкою місцезнаходження матеріалів для можливого рішення. Кожен з учасників повинен виказати своє бачення проблеми й викласти її на тому бланкові. Один з учасників, призначений керівником, збирає заповнені бланки, знайомиться з їх змістом, розмовляє з кожним учасником, уточнює пропозиції, приймає рішення.

Телеконференції.

Методи активного слухання:

Дослідження вчених показують, що високою культурою слухання характеризуються лише деякі з тих людей, що спілкуються. Водночас невміння слухати нерідко є основною причиною неефективного спілкування, непорозумінь і навіть конфліктів. Чому ми не вміємо часом вислухати і зрозуміти партнера по спілкуванню? Тому що насамперед наша увага не стабільна, вона коливається. Так звані думки спотворюють зміст повідомлень. Наш емоційний стан також відволікає увагу від того, про що говорять співбесідники, і ми відключаємося.

Зафіксовано навіть феномен «перцептивного перекручування». Виявилося, що люди здатні змінювати або ж узагалі не сприймати інформацію, яка їм видається небезпечною, тривожить, викликає почуття невпевненості, не відповідає уявленню про себе чи про картину світу, яка для них є надійною. Якщо людина не хоче, то може не чути критику на свою адресу, або не запам’ятати чиєсь прохання, виконати яке важко.

Слухання – не просто мовчання, а активна діяльність, своєрідна робота, їй передує бажання почути інтерес до співрозмовника. Те, як людина реагує на повідомлення про іншого, залежить від рівня моральності, її культури.

Важливе значення мають як вербальні, так і невербальні аспекти слухання, передусім слухання «всім тілом». Коли нам цікаво, ми несвідомо повертаємося обличчям до співбесідника, нахиляємося до нього, встановлюємо з ним візуальний контакт, тобто на рівні несвідомого концентрується увага на співрозмовникові. Культурні люди, з гуманістичними комунікативними установками роблять це свідомо.

Слухати партнера і здійснювати вербальний зворотний зв’язок можна по-різному. Розрізняють такі типи реакцій людини на мовлення співрозмовника: оцінювання, тлумачення, підтримку, уточнення, чуйність і розуміння. Найчастіше маємо справу з оцінюванням та зворотним зв’язком, рідше з тлумаченням (інтерпретацією). Уточнення, підтримка та розуміння спостерігаються дуже рідко. Щоб слухання було ефективним, відповідало високому рівню культури спілкування, зокрема моральної, оцінні судження та інтерпретації бажано звести до мінімуму або краще зовсім ними не користуватися. В іншому разі ми починаємо начебто «вимірювати» думки, почуття співрозмовника своїми мірками, порівнювати їх зі своєю шкалою цінностей. Водночас партнер по спілкування звертається до нас найчастіше зовсім з іншим бажанням.

Звичайно, це не означає, що не треба висловлювати власну думку. Проте завжди бажано пам’ятати про мету слухання, особливо в тому разі, коли співбесідник і контакт з ними значимі для нас. Якщо основою спілкування є інформативна функція чи функція контролю за мовленням, той вимоги до процесу слухання мають бути належними. У цьому разі можуть мати місце й оцінювання, й інтерпретація.

Розрізняють два види слухання: нерефлексивне і рефлексивне. У першому випадку йдеться про уважне слухання, практично без мовного втручання. Нерідко саме це допомагає людям виразити свої почуття. Інколи таке слухання називають мінімальною підтримкою. Нерефлексивне слухання варто застосовувати тоді, коли співрозмовникові важко передати свої почуття (наприклад, дуже схвильований) або коли бар’єром у спілкуванні стає різний статус партнерів.

Рефлексивне слухання передбачає регулярне використання зворотного зв’язку з тим, щоб досягти більшої точності в розумінні співрозмовника. Для цього вживаються запитання уточнення. Вони допомагають виявити значення «закодовані» в словах повідомленнях. Використовуючи мовленнєвий етикет, загальновживані слова, ми вкладаємо в них особистий зміст. Перевірка правильності того, що почуто, дає змогу не приписувати партнерові якихось власних думок, почуттів і установок щодо конкретного питання.

Розрізняють чотири види реакцій людини під час слухання: з’ясування, перефразування, відбиття почуттів і резюмування.

З’ясування полягає у зверненні до співрозмовника за уточненнями та постановці перед ним «відкритих» запитань (тобто таких, на які не можна відповісти одним словом: «Так» чи «Ні»). Перефразування – це формулювання думки співрозмовника своїми словами з метою визначення точності розуміння.

Коли йдеться про відбиття почуттів, це означає, що акцент зроблено в процесі слухання не на змістовій стороні мовлення співрозмовника, а на його емоційних реакціях. Під час зворотного зв’язку ми робимо спробу показати співрозмовникові, що розуміємо його переживання. Дуже часто це є важливим для партнера, і саме цього він чекає від нас. До того ж це може сприяти тому, що той, хто говорить, сам краще розбереться у своїх переживаннях. Він помітить неточність в інтерпретації свого стану, і це допоможе йому краще зрозуміти себе, свої почуття. Відповіді-уточнення дають змогу певним чином узагальнити думки та почуття відправника інформації. Вони використовуються насамперед з метою оцінки того, чи правильно зрозуміли один одного.

Резюмування використовується, якщо під час розмови увага переключається на інше, нерідко другорядне питання. Цей вид треба використовувати в бесіді для того,щоб підбити підсумки. Його корисно також застосовувати з метою попередження та вирішення конфліктів.