ТЕКСТ ЯК РЕКВІЗИТ ДОКУМЕНТА
Кожен документ має визначену текстову форму. Розрізняють такі типи текстів:
лінійний (автобіографія, заява);
трафаретний (довідки, контракти);
таблиця (особовий листок з обліку кадрів);
тексти-аналоги (накази, рішення, постанови).
ТЕКСТ – головний елемент документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних і побудованих за правилами певної мовної системи.
Текст має достовірним, точним, доречним, логічним, повним,стислим, переконливим.
Текст складається з таких логічних елементів:
ВСТУПУ (зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання);
ДОКАЗУ (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти);
ЗАКІНЧЕННЯ ЧИ ВИСНОВОК (формулюється мета, заради якої складено документ).
Текст документа, що складається тільки з формулювання мети (прохання), тобто з самого закінчення, називається простим, а той, що містить логічні елементи, - складним.
РУБРИКАЦІЯ ТЕКСТУ – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків нумерації.
АБЗАЦ – це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина тексту абзацу має бути 4-6 речень.
Структура абзацу:
ЗАЧИН,
ФРАЗА,
КОМЕНТАРІ.
Щоб полегшити читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації – ТРАДИЦІЙНА І НОВА.
Традиційна базується на використанні знаків різних типів – римських, арабських, великих та малих літер.
А. Б. В.
І. ІІ. ІІІ.
1. 2. 3.
1) 2) 3)
а) б) в)
НОВА система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності.
ДОКУМЕНТИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ
(ОФІЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ)
РЕЗЮМЕ – це документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.
РЕКВІЗИТИ РЕЗЮМЕ: назва, П.І.Б. автора, у лівому куті вказується домашня адреса, у правому(паралельно) – телефон, нижче з абзацу вказується мета, далі текст документа містить вказівку на особисті дані (дату народження, сімейний стан, національність, якщо потрібно); відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, ступінь володіння іноземними мовами – якщо потрібно); відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає тепер, попередні посади, із зазначенням стажу роботи).
-
Особисті дані:
Освіта:
1994-1999 рр. ‑
1999-2003 рр. ‑
Досвід роботи
2003-2004 рр. ‑
Додаткові відомості
Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансія або, на сьогодні, на електронні адреси установ із пропозицією власних послуг. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.
ХАРАКТЕРИСТИКА – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу. Характеристика складається на вимогу працівника або на письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.
РЕКВІЗИТИ ХАРАКТЕРИСТИКИ: назва виду документа, заголовок (П.І.Б. у родовому відмінку особи, якій видається характеристика, рік або повна дата народження, посада, якщо треба – місце проживання), текст, який містить відомості про трудову діяльність працівника (з якого часу працює в цій установі і на якій посаді), ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (указуються найбільш значущі досягнення, заохочення, а також і покарання); моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу); висновки; призначення характеристики (характеристику видано для подання до…) підпис керівника установи із вказівкою на посаду та П.І.Б., дата (у лівому куті), печатка. Пишеться текст від третьої особи.
РЕКОМЕНДАЦІЙНИЙ ЛИСТ – це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму агенцію. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу. Рекомендованого листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо.
У рекомендаційних листах необхідно вказати: з якого часу ви знаєте особу чи фірму; рівень її професійної майстерності; чи має вона авторитет; які досягнення має особа тощо; висновок: «рекомендую», «не рекомендую».
Приклад:
Шановний пане!
У своєму листі від… Ви просите дати об’єктивну рекомендацію панові… який клопочеться про посаду…
Я добре знаю пана…оскільки навчалися разом на філологічному факультеті …, а нині працюємо в редакції журналу…
Пан має досвід редагування авторський і перекладних текстів російською та української мовами… За час роботи добре оволодів досвідом підготовки і випуску друкованої продукції. Отже, пан…здібний працівник, добра, чуйна, врівноважена людина.
З повагою..
АВТОБІОГРАФІЯ – це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.
РЕКВІЗИТИ АВТОБІОГРАФІЇ: назва виду документа; текст, у якому зазначаються П.І.Б., дата народження, місце народження, відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися); відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад); короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти); дата написання, підпис (паралельно).
Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Автобіографія пишеться від першої особи вигляді логічно зв’язаного повідомлення про себе, із лаконічними переходами від одного абзацу до другого.
ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ВІДДІЛУ КАДРІВ – це обов’язковий документ, що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання для участі в конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні відомості працівника, фіксуючи їх у таблицях.
РЕКВІЗИТИ: назва виду документа, П.І.Б., дата і місце народження, фотографія особи, яка заповнює документ, відомості про освіту, наукові ступені, учені звання, якими мовами володіє, державні нагороди, відомості про родину, паспортні дані, домашня адреса, особистий підпис, дата заповнення.
ТРУДОВА КНИЖКА – це основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу. Точність її заповнення має велике значення. До трудової книжки працівника заносяться відомості про його переміщення, заохочення, звільнення.
Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої організації. У разі втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно із законодавством працівник має узяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.
НАКАЗ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ – це розпорядчий документ, що видається керівником установи на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується кадрових питань. У наказах щодо особового складу оформляють призначення, приміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.
РЕКВІЗИТИ: назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних); повна назва організації, установи; назва документа; номер наказу (посередині); дата укладання (ліворуч); назва населеного пункту, де розташоване підприємство (праворуч); заголовок «про…»; текст:
констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (указується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передається зміст певного розділу статті документа вищого органу, який є підставою для видання конкретного наказу;
розпорядча частина починається словом «НАКАЗУЮ» і складається з пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожен пункт плану нумерується арабськими цифрами.
Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі («Зарахувати», «Призначити», «Здійснити», «Наголосити», «Звільнити»…). Якщо ж фактові надається значення більше, ніж особі, тоді вживається пасивна форма («Грубі порушення виявлено…»); активна форма вживається для вказування на ініціатора певної дії («…завідувач навчальної дисципліни повинен»).
Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціали. Якщо в одному пункті перелічуються декілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.
Якщо в розпорядчій частині значна кількість пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.
В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).
Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).
Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).
Візи (якщо є) «Проект наказу внесено…», «Проект наказу погоджено…»
Проект наказу погоджується з:
заступником керівника установи;
куратором питань, які зазначені в документі;
керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;
юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.
Окрім обов’язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами: