29. Средства хранения и поиска документов.

Хранение документов в учреждениях, организациях и на предприятиях производят на рабочих местах исполнителей (в течение времени исполнения документа) и централизованно в канцелярии (в течение года), в архивах (в течение нескольких лет).

К хранению информации предъявляют следующие требования: *надежность и долговечность хранения; *быстрый доступ к информации; *возможность обновления и накопления информации; *минимальное время поиска нужных данных; *простота обслуживания; *компактность хранилища.

В зависимости от назначения и конструктивного выполнения технические средства хранения и поиска документов бывают простые и автоматизированные. / Простые средства хранения и поиска используются для хранения документальной информации, например текстов, рисунков, схем, чертежей, карт и т.д. К ним относятся папки, альбомы, футляры, шкафы, картотеки. / В таких хранилищах каждый документ имеет свое постоянное место– адрес. Адресом может служить номер шкафа, полки, футляра, папки и т.д. Поиск требуемого документа производится по его адресу. / К автоматизированным средствам хранения и поиска информации относятся различные информационно-поисковые системы (ИПС), ориентированные на работу с картотеками. / При использовании вычислительной техники, средства хранения и поиска информации могут быть организованы как автоматизированные банки данных (АБД). / АБД – это совокупность программных и технических средств для централизованного хранения и коллективного использования информации пользователями путем подключения к АБД через каналы связи. / В качестве автоматизированного банка данных в широкомасштабных вычислительных сетях используются специализированные вычислительные центры. В локальных вычислительных сетях (ЛВС) в качестве АБД используются мощные серверы (специализированные ПК).

30. Назначение и состав автоматизированных рабочих мест (арм).

Компьютерное раб место – это компьютер с развитым обеспечением. 9 видов обеспечения АРМ:

1.Информационное обеспечение: организационные информационные базы и регламентные информ базы.2.Математическое обеспечние: совокупность алгоритмов для ввода, контроля, хранения, корректировки информации, атак же для формирования результатов.3.Программное обеспечение: языки программирования, наличие СУБД, средства обнаружения и выявления ошибок.4.Лингвистическое обеспечение: совокупность проектных решений, определяющих последовательность операций, процедур, этапов по сфере деятельности пользователя.5.Организационное обеспечение: комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов на раб. месте.6.Методическое обеспечение: методич. указания, рекомендации, положения по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности.7.Экономическое обеспечение: комплекс мероприятий по созданию max комфортных условий для использов АРМ специалистом, т.е. организации картотек, раб. мест, чпец экраны компьютеров и т.д.8.Правовое обеспечение: система нормативн правовых документов по правам и обязанностям специалистов.