25. Понятие оргтехники. Общая классификация оргтехники.

Повышение эффективности работы управленческого аппарата во многом зависит от рациональной организации труда на каждом рабочем месте. Правильной организации труда служащих во многом способствует применение средств организационной техники (оргтехники).

Оргтехника — это технические средства для облегчения труда инженерно-технического и управленческого персонала. К оргтехнике относятся: *средства формирования документов; *средства размножения и копирования документов; *средства обработки документов; *средства хранения и поиска документов; *мебель и оборудование для служебных помещений; *средства управленческой связи (телефонная связь, громкоговорящие переговорные устройства, телевизионная связь и т.д.).

26. Средства формирования документов.

Формирование документов – это регистрация информации на соответствующем бланке. / Формирование документов - один из наиболее массовых процессов в управлении. Он разбивается на две основные части: творческую — составление документа и техническую — изготовление документа. / Документы изготавливаются двумя способами: вручную и с использованием технических средств. Выбор технических средств для документирования информации определяется требованиями оперативности и качества составления документа. / К средствам составления текстовой документации относятся: 1.Пишущие машинки различных типов, которые можно классифицировать по 3 основным критериям: *габаритам (портативные и канцелярские); *типу привода (механические, электромеханические и электронные, оснащенные однострочным или полнострочным дисплеем); *типу литероносителя (рычажно- сегментный или монолитный сферический литероноситель). 2.Наборнопишущие машинки, предназначенные для изготовления документов для последующего размножения их методами оперативной полиграфии. 3.Конструкторские пишущие машинки, служащие для впечатывания в чертежи букв, цифр и условных обозначений. Машина устанавливается на линейках чертежного прибора и позволяет печатать обозначения прямо на поле чертежа. 4.Пишущие автоматы — устройства логической обработки информации, предназначенные для автоматизации процессов обработки текста: корректуры текстов, заполнения таблиц, составления текстов с использованием типовых текстов, поиска информации и т.д. 5.Диктофоны— электронные устройства, которые служат для записи и воспроизведения звука. 6.Персональные электронно– вычислительные машины также используются для редактирования документов, хотя и не относятся к оргтехнике.

27. Средства размножения документов.

В процессе работы экономического объекта возникает необходимость в копировании и размножении документов. Для этих целей применяют два способа: *способ копирования (репрографии); *способ размножения (оперативной полиграфии).

КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Копирование — это процесс получения копий с оригинала. Документ, подлежащий копированию, называют оригиналом или подлинником. В процессе копирования производится отображение оригинала на поверхности материала копии. Для получения нескольких копий процесс повторяют. Средства копирования позволяют за непродолжительное время получить несколько десятков копий документов. / Существуют различные способы и средства копирования документов. Наиболее распространенными в настоящее время являются: средства электрофотографического копирования и средства микрофильмирования. / К средствам электрофотографического копирования относятся ксероксы. Ксерокс — это устройство для копирования текстов, чертежей, рисунков с прозрачных и непрозрачных оригиналов. В основу ксерокопирования положен сухой способ нанесения красящего порошка и термическом закрепления его на любом, воспринимающем краситель материале, заряженном положительно - бумаге, кальке, металлической фольге и т.д. Современные копировальные устройства (ксероксы) позволяют: *автоматически и с высокой скоростью копировать необходимое количество оригиналов разного формата на бумагу такого же формата; *копировать оригиналы с уменьшением или увеличением формата; *производить двустороннее копирование; *сортировать, брошюровать и делать обложки на документы при выходе из аппарата и т.д.

Средства микрофильмирования служат для переноса информации на фотопленку. Микрофильмирование представляет собой обычный фотографический процесс с большой кратностью уменьшения. Изображение переносится на микропленку или микрофишу. Просмотр кадров можно выполнить на специальных читальных аппаратах.Микрофильмирование позволяет: *сократить объем и площадь хранения информационных материалов на 90 – 95% по сравнению с объемом и площадью хранения оригиналов; *снизить стоимость изготовления копий; *организовать автоматизированный поиск необходимых документов и т.д.

РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Размножение документов – процесс получения большого количества копий с заготовленной печатной формы. Средства размножения документов (средства оперативной полиграфии) позволяют получать за короткий срок сотни и тысячи копий документов. В процессе размножения документов с оригинала изготавливают печатную форму, с которой печатают тираж. Среди средств оперативной полиграфии в настоящее время распространение получают специальные устройства – цифровые дупликаторы, ризографы, в основу которых положен принцип трафаретной печати.

Процесс размножения на ризографе идет в 2 этапа: 1.Подготовка рабочей матрицы; 2.Печать.

Оба этапа размножения проходят без участия пользователя внутри компактного устройства.

Использование ризографа позволяет получать многоцветные изображения высокого качества. Ризограф можно подключать к ПК. При этом он будет работать как принтер и как сканер. Ресурс ризографа в десятки раз выше ресурса ксерокса и составляет 5-8 миллионов копий. Ризограф характеризуется простотой обслуживания, высокой надежностью, экологичностью: процесс в ризографе идет без высоких температур, выделения газа, не распыляется тонер, краска на глицериновой основе безвредна.