1.2. Порядок відкриття рахунків
Для відкриття поточних рахунків підприємства надають банку такі документи:
• заяву на відкриття рахунку встановленого зразка, підписану керівником та головним бухгалтером;
• копію свідоцтва про державну реєстрацію в органі державної влади чи іншому уповноваженому органі, засвідчену нотаріально;
• копію належним чином зареєстрованого статуту, завірену нотаріально чи органом реєстрації (підприємства, які діють на підставі засновницького договору, подають нотаріально засвідчену копію цього договору);
• копію документа, який підтверджує поставлення підприємства на податковий облік, завірену податковим органом, нотаріально або уповноваженим працівником банку;
• картку із зразками підписів осіб, яким надано право розпорядження рахунком і підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або вищою організацією.
До картки включається також зразок відбитка печатки підприємства. Новостворені підприємства, які ще не мають печатки, та фізичні особи — суб'єкти підприємницької діяльності можуть не подавати відбиток печатки;
• довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду, в якій зазначається найменування установи банку;
• копію довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену нотаріально або органом, що видав довідку;
• документ, що підтверджує реєстрацію підприємства як платника соціальних страхових внесків, або його копію, засвідчену нотаріально або органом, що його видав, чи уповноваженим працівником банку.
Перелік документів, що подаються філіями, підрозділами, фізичними особами — суб'єктами підприємницької діяльності, дещо інший від вищенаведеного.
Банк зобов'язаний відкрити поточний рахунок не пізніше десяти днів з моменту подання повного пакета документів.
Між банком та клієнтом укладається договір на розрахунково-касове обслуговування, який є підставою для здійснення банком розрахунків відповідно до потреб підприємства.
№9
10. Депози́т (вклад) — кошти, що надаються фізичними чи юридичними особами в управління резиденту, визначеному фінансовою організацією згідно з законодавством України, або нерезиденту на строк та під відсоток. Залучення депозитів може здійснюватися у формі випуску (емісії) ощадних (депозитних) сертифікатів. Правила здійснення депозитних операцій встановлюються: для банківських депозитів — Національним банком України відповідно до законодавства; для депозитів (внесків) до інших фінансових установ — Кабінетом Міністрів України. До Д. (в.) не належать суми завдатку, внесеного як забезпечення договірних зобов'язань однієї сторони договору перед іншою. Депозит є найменш ризикованим способом зберігання фінансів, але, зазвичай, відсотки, які нараховуються за депозитом, повною мірою не компенсують втрати від інфляції.
Депозити заведено поділяти на такі:
- до запитання;
- строкові на визначений термін;
- ощадні внески населення;
- ощадні (депозитні) сертифікати.
За термінами інвестування депозити можна розділити на:
Депозити до запитання. За даним видом депозитів термін вкладення коштів не визначений. Клієнт в будь-який момент може забрати кошти з банку. Тому процентна ставка мінімальна за депозитами до запитання.
Вклад може бути поповнюваним
Рахунок по вкладу може відкриватися без внесення початкового внеску. Можливо витрачання коштів з рахунку по вкладу, при цьому залишок коштів на рахунку повинен зберігатися на рівні не нижче, ніж мінімальний початковий внесок.
Строкові депозити. Термін вкладення грошових коштів визначено. Чим більше термін, тим більше процентна ставка по вкладу.
Відсотки можуть зараховуватися щомісячно або після закінчення терміну вкладу
Процентна ставка за вкладом встановлюється в день укладення договору та протягом всього терміну не підлягає зміні.
Після закінчення терміну вкладу договір автоматично пролонгується (продовжується) на такий же термін на поточних умовах.
можливість зняття накопичені відсотки
можливість зняття частково депозиту, але залишок грошових коштів на рахунку повинен зберігатися на рівні не нижче, ніж мінімальний початковий внесок.
З метою упорядкування руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку за наказом керівника установи банку встановлюється графік документообігу, в якому визначається час проходження документів на всіх етапах обробки інформації структурними підрозділами установи банку.
Організація документообігу за депозитними операціями банку має складатися з таких етапів:
перевірки правильності оформлення та змісту документів, що надійшли;
визначення можливості виконання операції залежно від стану рахунку;
перевірки та оформлення бухгалтерського проведення в документі, підписання її відповідальним виконавцем;
передання документів до автоматизованої обробки;
відправки документів з філії до Банку з забезпеченням усіх внутрішніх вимог банку щодо їх доставки;
використання первинних документів для перевірки правильності відображення операцій в особовому рахунку клієнта;
групування документів та їх підшивок в документи дня;
зберігання документів.
Для відкриття депозитного рахунку банк формує юридичну справу клієнта, до якої входять:
заява фізичної особи на відкриття рахунку;
договір;
копії перших чотирьох сторінок паспорта;
довіреність на відкриття рахунку, якщо він відкривається вкладником.
При отриманні документів на відкриття депозитних рахунків установи банку зобов’язані перевірити відповідність наданих документів чинному законодавству.
У випадках виявлення підроблених (недостовірних) документів, що надані клієнтом для відкриття строкових депозитних рахунків, установа банку зобов’язана негайно повідомити про це органи внутрішніх справ із зазначенням паспортних даних уповноважених осіб, що подають документи на відкриття рахунку.
Договір має бути укладений письмово у двох примірниках, по одному для депонента та установи банку. Обидва примірники договору мають бути ідентичними та виключати виправлення, помарки, підчистки у тексті договору. Текст договору друкується з обох боків одного аркуша. Якщо текст депозитного договору не розміщується на одному аркуші, то кожну сторінку договору підписують обидві сторони.
При відкритті депозитного рахунку територіально відокремленою безбалансовою філією банку другий примірник договору в складі щоденного звіту передається разом із іншими первинними документами банку.
Кожному договору присвоюється номер у книзі реєстрації договорів.
Усі депозитні рахунки, що відкриваються клієнтом банку реєструються в книзі відкритих рахунків, яка ведеться в розрізі балансових рахунків четвертого порядку.
Банк організовує ведення реєстрації відкритих рахунків за такими даними:
номер балансового рахунку;
номер особового рахунку;
код контрагента;
найменування контрагента;
дата відкриття рахунку;
дата закриття рахунку;
підстава про відкриття або закриття рахунку.
У разі закриття депозитного рахунку в книзі реєструється дата його закриття. Номери закритих рахунків не можуть бути присвоєні новим клієнтам банку.
Книга має бути пронумерована, прошнурована, засвідчена підписами керівника та головного бухгалтера установи банку, скріплена відбитком печатки банку та зберігатись у призначеної відповідальної особи.
Книга відкритих рахунків може вестись в електронному вигляді, але в такому разі вона роздруковується і зберігається в архіві з обов’язковим роздрукуванням за станом на 1-ше число звітного місяця змін, що відбулися протягом минулого місяця.
Внутрішніми положеннями банк установлює порядок зберігання особових рахунків за депозитними операціями клієнтів банку, а саме: зберігання в окремих картотеках, які замикаються та опечатуються.
Банк організовує зберігання первинних документів (заяви клієнтів та договори) на відкриття депозитних рахунків з усіма необхідними документами щодо відкриття депозитних рахунків в окремій справі за кожним клієнтом. Вилучення документів з цих справ не допускається. У справу, що стосується юридичної особи, вміщується листування про зміну права підпису і документи, що визначають повноваження на розпорядження рахунком, заяви-зобов’язання про відкриття позичкових рахунків, інформаційні відомості, а також копії розпорядження про відкриття рахунків. Цій справі присвоюється такий самий номер, як і поточному рахунку юридичної особи.
Банк розробляє порядок і форму ведення касового журналу (операційного щоденника), який складається на підставі документів окремо за надходженнями і видатками каси. При відображенні операцій за депозитними вкладами в касовому журналі може передбачатися перелік таких даних: номер рахунку, за яким проведена операція, прізвище та ініціали вкладника, прийнята чи видана сума за рахунком вкладника відповідно в графі «Готівка-надходження» або «Готівка-видаток», а також сума коштів за операціями зарахування і списання за депозитним вкладом, яка відображається в касовому журналі (операційному щоденнику) у графі «Меморіальні обороти». Операційні щоденники (які складаються в автоматизованому режимі) друкуються і використовуються для звіряння касових оборотів.
Відповідальність за своєчасне складання первинних документів за депозитними операціями і достовірність інформації, що міститься в них, а також за їх передання в обумовлені терміни для подальшого обліку банк покладає на відповідальні особи, які склали і підписали ці документи.
Внутрішнім розпорядженням головного бухгалтера банку покладається відповідальність на уповноваженого працівника за зберігання документів (справ) щодо оформлення рахунків, які можуть зберігатися в шафах і замикатися. Чинні зразки підписів клієнтів зберігаються в картотеках, що замикаються. За їх схоронність несуть відповідальність окремі операційні працівники.
Поточний рахунок юридичної особи закривається на підставі її заяви або в інших випадках, передбачених чинним законодавством України.
Поточний рахунок фізичної особи закривається на підставі її заяви або у разі смерті та в інших випадках, передбачених договором або чинним законодавством України.
Прибутково-видаткові ордери за депозитними рахунками фізичних осіб, які ведуться в окремих підсистемах, передаються в бухгалтерію наступного контролю, а в документи банківського дня підшиваються довідки про кількість і суму переданих первинних документів.
Документи за депозитними операціями клієнтів можуть підшиватися в окремі папки з відміткою у зведеній довідці окремо зшитих документів про кількість і суму дебетових і кредитових оборотів.
Терміни зберігання документів за депозитними операціями визначено «Переліком документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання», затверджених постановою Правління Національного банку України від 23.12.96 р. № 327.
11. Касові операції банку становлять досить великий обсяг роботи і характеризують одну з головних функцій банку. Більше того, контроль стану ринку операцій з готівкою, що його покладено на банківську систему, є однією із важливих передумов поліпшення економічної ситуації в Україні.
Банки, здійснюючи своєчасне касове обслуговування контрагентів (клієнтів), забезпечують тим самим збереження їхніх коштів, а також сприяють додержанню емісійно-касової дисципліни.
Основні аспекти банківської діяльності за цими напрямами викладено в інструкції «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженої постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 за № 69.
Усі державні, кооперативні, акціонерні, орендні, колективні, громадські та інші підприємства, організації, установи незалежно від форми власності та видів діяльності, а також особи, що є суб’єктами підприємницької діяльності і мають поточний рахунок у банку, зобов’язані зберігати свої грошові кошти в установах банків. За потреби вони можуть одержати готівку з установ банку для розрахунків з оплати праці, грошових виплат та заохочень, купівлі цінних паперів, виплати дивідендів, гонорарів, стипендій, пенсій, витрат на службові відрядження, господарські потреби тощо.
Плату за касове обслуговування бюджетних організацій, військових частин рекомендується встановлювати в менших розмірах з урахуванням того, що доходи, одержані від комплексного обслуговування державного бюджету, покривають у цілому відповідні витрати банку.
Видача готівки підприємствам зв’язку на виплату пенсій здійснюється безкоштовно на підставі того, що Національний банк підкріплює каси банків на ці операції безкоштовно.
Підприємства можуть мати у касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі, що встановлюється щорічно протягом першого кварталу, а за необхідності ліміти можуть переглядатися протягом року.
Ліміт залишку готівки в касі для кожного контрагента встановлюється тим банком, у якому відкрито його поточний рахунок. Установи банків здійснюють повний контроль за дотриманням чинного порядку ведення касових операцій у народному господарстві України. Перевірки здійснюються за даними бухгалтерського обліку та за первинними грошовими документами. Під час перевірки з’ясовують наявність такого ліміту та забезпечення його щоденного додержання, а також дотримання порядку здавання грошової виручки, своєчасність повернення в банк не виплачених у строк сум заробітної плати, допомог, стипендій тощо. Особливу увагу приділяють контролю правильності витрачання готівки, що одержана в банку, ураховуючи, що її використання на інші цілі, ніж зазначено в чеку, забороняється.
З огляду на сказане основними завданнями банків щодо готівкового обігу є:
безумовне виконання актів Верховної Ради України, Законів України, Указів Президента України, нормативних актів Національного банку України з питань регулювання обсягу і структури готівкової маси в обігу;
аналіз сукупних оцінок стану збалансованості грошових доходів і витрат населення;
прогнозування готівкового обігу за загальним обсягом і структурою з урахуванням основних напрямів грошової політики і показників економічного та соціального розвитку;
раціональна організація готівкового обігу та якнайбільше залучення готівки до кас банків;
обмеження готівкової емісії економічно обґрунтованими вимогами зростання обігу готівки;
своєчасна видача готівки суб’єктам господарювання на оплату праці, пенсій, допомог та для інших цілей;
додержання встановленого порядку ведення касової і емісійної роботи;
здійснення контролю за економним та цільовим витрачанням готівки.
Досить значна маса готівки проходить через поточні рахунки контрагентів, що їх відкрито в установах банків і які використовуються для обліку руху коштів. Для проведення касових операцій у банку створюється структурний підрозділ — касовий апарат. Керівництво банку самостійно вирішує питання про структуру касового апарату. Але за будь-яких організаційних форм його побудови касовий апарат проводить приймання та видачу готівки, а також здійснює весь обсяг супутніх операцій: перерахунок інкасованої виручки, розмін грошових купюр і обмін їх на монету, оформлення і видачу грошових чекових книжок.
Операційна каса — це структурний підрозділ банків, який проводить операції з касового обслуговування клієнтів. Залишок грошей в операційній касі обмежено певним лімітом, що визначається за узгодженням з відповідною установою Національного банку залежно від обсягу готівкового обороту конкретного банку та умов його роботи.
Операційна каса може включати окремі види кас, а саме: прибуткову, видаткову, вечірню, перерахункову грошової виручки. Як правило, основний обсяг готівки в системі банків проходить через прибутково-видаткові каси.
Робота касового апарату проводиться в окремих, спеціально обладнаних приміщеннях.
Для зберігання готівки операційної каси в банках призначено грошові сховища. У грошових сховищах також зберігаються кошти резервних фондів Національного банку України, іноземна валюта, золото (дорогоцінні метали), інші цінності.
Кожна окрема шафа, металевий стелаж, полиця, на яких розміщено гроші (цінності) у грошовому сховищі, замикаються завідувачем каси. Ключі зберігаються в окремій шафі.
Облік прийнятих у сховище грошових білетів, монет та інших цінностей ведеться в книзі обліку готівки операційної каси та в книзі обліку грошей у резервних фондах.
Відповідальним за зберігання грошей (цінностей), що перебувають у грошових сховищах, є керівник банку, його головний бухгалтер та завідувач каси.
Кожен із цих працівників має окремий ключ від грошового сховища та особисту печатку. Лише цими трьома ключами відмикаються й замикаються грошові сховища, і тільки наявність усіх трьох печаток свідчить про опечатування сховища. Коло службових обов’язків цих працівників щодо забезпечення збереження грошей (цінностей) досить чітко визначено інструкцією № 1 НБУ. Так, їхня присутність є обов’язковою, коли з дозволу керівника до сховища заходить будь-хто з працівників банку.
Перш ніж замкнути сховище вони мають перевірити відповідність фактичної наявності резервних фондів операційної каси даним бухгалтерського обліку і залишкам, зазначеним у книзі обліку готівки операційної каси та книзі обліку грошей у фондах. Вони також перевіряють, чи всі цінності, що підлягають зберіганню у сховищі, занесено до сховища. Підписи відповідальних осіб підтверджують правильність залишків, виведених у книгах.
Опечатування грошового сховища після закінчення робочого дня проводиться в присутності представника відділу охорони банку. Про прийняття опечатаного грошового сховища він розписується в контрольному журналі осіб, які допускаються до відмикання, замикання та опечатування грошових сховищ, попередньо звіривши відбитки печаток зі зразками. Контрольний журнал осіб, які допускаються до відмикання та опечатування грошових сховищ, зберігається в завідувача каси.
Перед відмиканням грошових сховищ відповідальні працівники в присутності представника охорони перевіряють, чи нема пошкоджень дверей, замків тощо, після чого розписуються в контрольному журналі про прийняття сховищ від охорони.
Протягом робочого дня сховища, сейфи і шафи мають бути замкнені, а за наявності там цінностей, крім того, опечатані печатками осіб, відповідальних за збереження цінностей.
До всіх грошових сховищ, сейфів, металевих шаф, в яких зберігаються гроші й цінності, банк має дублікати ключів. Вони вкладаються в пакет, який обшивається тканиною й опечатується печатками трьох службових осіб, відповідальних за зберігання цінностей. Разом із супровідним листом, підписаним тими самими особами, пакет передається на зберігання до відділу безпеки банку або до найближчої установи банку.
Перевірка дублікатів ключів проводиться в разі поломки або пропажі ключа, котрим користуються постійно, а також під час ревізій, перевірок і за зміни службових осіб, відповідальних за зберігання цінностей.
У всіх банках касири забезпечуються металевими печатками, які необхідні для опломбовування пачок з грошовими білетами, мішків з монетою (кліше). На них, а також на печатках відповідальних за зберігання грошей у касі і інших працівників банку проставляється відбиток найменування банку (номера за електронною поштою), порядкового номера печатки (кліше).
Усі печатки, ключі, кліше, іменні штампи реєструються в спеціальному журналі, який веде сам керівник або особа, що призначається з його письмового розпорядження (крім касира і завідувача каси).
Як ми вже згадували, порядок організації емісійно-касової роботи в установах банків України регламентується інструкцією № 1 Правління Національного банку України. Її розроблено відповідно до Закону України «Про банки і банківську діяльність» і вона визначає порядок здійснення Республіканським банком Криму, територіальними управліннями й установами всіх інших банків емісійних і касових операцій, інкасації грошової виручки, перевезення і пересилання цінностей, виконання операцій з іноземною валютою і документами в іноземній валюті, дорогоцінними металами, контролю за зберіганням цінностей і додержанням емісійно-касової дисципліни.
На касову роботу добираються надійні працівники. У кожній установі банку на касирів, інкасаторів, водіїв відкривають особову справу, в якій зберігаються заява про прийняття на роботу, автобіографія, копія наказу про призначення на посаду, витяг з протоколу про здачу заліку на знання інструкції № 1, а також договір про повну матеріальну відповідальність і фотокартка.
Працівники обліково-операційного апарату здійснюють перевірку всіх розрахунково-грошових документів і забезпечують відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Цей апарат очолює головний бухгалтер банку, який у своїй роботі керується «Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в банківських установах України», затвердженим постановою Правління Національного банку України від 30.12.98 за № 566 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 01.02.99 № 56/334а). Саме на головного бухгалтера, який підпорядковується безпосередньо керівникові банку, покладено контроль за використанням коштів, незалежно від джерела їх формування. Обліково-операційний апарат банку працює за принципом відповідальних виконавців.
За операційними працівниками закріплюється ведення відповідних рахунків, у тому числі і поточних рахунків контрагентів. Конкретні обов’язки працівників обліково-операційного апарату визначаються головним бухгалтером банку.
Принцип відповідальних виконавців, яким доручається одноосібно оформляти і підписувати розрахунково-грошові документи, поширюється і на касовий апарат.
12. Готівка приймається за такими документами: оголошення на внесення готівки, повідомлення, прибуткові касові ордери.За оголошенням на внесення готівки (див. дод. 5) приймаються гроші від суб’єктів господарської діяльності для зарахування внесених сум на їхній поточний рахунок, а також від громадян до вкладів (про що робиться запис у вкладній книжці).Платежі від населення приймаються за повідомленням (див. дод. 6). Всі інші надходження, в тому числі і від працівників банку, оформлюються прибутковими касовими ордерами (див. дод. 7) з видачею підписаних касиром копій прибуткових ордерів з відбитком їх печатки.Найбільша сума готівки проходить через касу банку за оголошенням на внесення готівки. По суті, даний прибутковий документ складається з трьох окремих документів, а саме: оголошення, квитанції і ордера.Відповідальні працівники (операціоністи) перевіряють наявність реквізитів (назва установи — здавача грошей, сума цифрами і прописом, номер поточного рахунку), після чого оголошення з квитанцією і ордером передається до каси. Далі касир виконує свої контрольні функції, перевіряючи наявність і тотожність підписів операційних працівників, звіряючи їх із зразками, що є у нього. Викликаючи особу, яка вносить гроші, поаркушним перерахуванням приймає їх.
В обов’язковому порядку касир звіряє суму, вказану у прибутковому документі з сумою, фактично виявленою при перерахуванні. У разі відповідності цих сум, касир підписує і ставить печатку на квитанції і повертає її особі, яка здавала гроші, а об’яву залишає у себе як документ, що засвідчує факт приймання грошей. Ордер повертається відповідальному працівнику, який веде касовий журнал.
Після здійснення всіх записів відповідно до ордерів, за особовими рахунками контрагентів, оголошення передаються власникам рахунків разом із виписками з їх поточних рахунків. Наявність ордерів дає змогу клієнтам слідкувати за правильністю записів, проведених за їх поточними рахунками. Впродовж операційного дня суми прийнятих грошей реєструються в касовому журналі.
За різних причин фактична сума готівки, що пред’явлена до перерахування і здачі в установу банку може не відповідати сумі, зазначеній в оголошенні на внесення готівки. При виявленні розбіжностей касир пропонує здавачу переписати даний прибутковий документ, вказавши у ньому суму, що фактично виявлена при поаркушному перерахуванні. У даному випадку, первісний документ касир перекреслює і на звороті квитанції до нього записує суму, що фактично виявлена при перерахуванні. Повний документ (оголошення, квитанція і ордер) передаються назад операційному працівнику, який викреслює в касовому журналі попередню суму і записує нову, за умови, що здавальник переписав документ, який знову надсилається до каси.
Якщо ж клієнт, оформивши оголошення на внесення готівки, гроші до каси не вніс, то документ також повертається операційним працівникам до з’ясування. Причина вказується на квитанції за підписом керівника і головного бухгалтера, що дає право викреслити в касових журналах зазначені суми, а прибуткові документи знищити.
Впродовж дня касири згідно з прибутковими грошовими документами ведуть облік прийнятих і зданих грошових сум в окремій Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а наприкінці операційного дня складають Довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість прибуткових документів, що поступили до каси, звіряючи загальну суму за довідкою з фактичною сумою наявних грошей. Елементом внутрішнього банківського контролю за проведенням касових операцій є те, що довідка не тільки підписується касиром, але і обороти звіряються з записами в касових журналах операційних працівників. Важливість контролю полягає в тому, що звірка оформлюється підписами касира в касових журналах і, відповідно, операційних працівників на довідці касира.
Прийняті за операційний день гроші касир формує у пачки і разом із прибутковими документами і довідкою касира прибуткової каси здає завідувачу під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), який звіряє суму готівки і кількість прибуткових документів із записами за довідкою касира і підписує довідку.
Гроші, що не сформовані у повні пачки (по 100 штук за одним номіналом) завідувач каси передає для об’єднання одному з касирів також під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).
При великих сумах готівки, касири можуть передавати гроші, що надійшли до прибуткової каси, завідувачу каси кілька разів протягом операційного дня знову ж таки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей). У цьому разі до передачі грошей, касир особисто має переконатися в тому, що фактична сума грошей відповідає загальній сумі, вказаній у прибуткових документах, за якими вони прийняті.
Наведена схема документообігу дає підставу вважати, що ведення книги обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) також є елементом внутрішньобанківського контролю при здійсненні касових операцій.
Уся готівка, що надійшла до закінчення операційного дня, оприбутковується до операційної каси і зараховується на відповідні поточні рахунки контрагентів або синтетичні балансові рахунки за балансом комерційного банку у той самий робочий день.
13. Усі бюджетні установи для здійснення своєї діяльності та планомірної організації грошового обігу зберігають свої грошові кошти на рахунках у банку. Рух грошових коштів, який відбувається у процесі діяльності, може здійснюватися як у готівковій, так і в безготівковій формі. Операції, які пов’язані з прийманням і видачею готівкових коштів під час здійснення розрахунків через касу установи (виплата заробітної плати, стипендій, різних видів соціальної допомоги, авансів на відрядження, господарських та інших витрат) і відображаються в касовій книзі, називаються касовими (рис. 3.5).Облік касових операцій у бюджетних установах здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Національного банку України від 19.02.2001 № 72 зі змінами й доповненнями від 01.08.2001 № 311 та від 16.10.2001 № 432 і від 4.12.2001 № 495.
Зазначене Положення регламентує порядок організації готівкових розрахунків та оформлення касових операцій, норми й терміни зберігання готівки в касі, ведення касової книги та обов’язки касира, а також визначає контроль і законність проведення касових операцій.
Розмір суми грошових коштів у касі на кінець робочого дня лімітований.Відповідно до Постанови Національного банку України від 23.07.2002 № 259 «Про зміни до інструкції про організацію роботи з готівкового обліку установами банків України» ліміт залишку готівки в касі, порядок та строки здавання готівкової виручки щодо бюджетних установ установлюють органи Державного казначейства, в яких вони обслуговуються, під час відкрит-
тя реєстраційних рахунків відповідно до поданих заявок-розрахунків (табл. 3.3). Ліміт каси протягом року може бути змінений органом Державного казначейства в разі письмового звернення установи. Державному казначейству, його територіальним органам, підприємствам, установам та організаціям, що їх вони обслуговують, а також іншим бюджетним установам, які відповідно до Бюджетного кодексу України фінансуються з державного і/або місцевого бюджетів, ліміт каси установою банку не встановлюється. Державне казначейство самостійно визначає потребу та порядок установлення такого ліміту.
Касир — це матеріально відповідальна особа, на яку покладено повну матеріальну відповідальність за функції щодо видачі, приймання, зберігання готівки та складання касового звіту. Касирові забороняється передовіряти виконання своїх обов’язків іншим особам. Якщо постає потреба тимчасово замінити касира, виконання його функціональних обов’язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір на повну матеріальну відповідальність.
Цінності, що перебувають під звітом касира, передаються тимчасово призначеному касирові у присутності керівника та головного бухгалтера або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування та передання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.
В установах і централізованих бухгалтеріях, де за штатним розписом не передбачено посади касира або які мають відокремлені підрозділи, виконання його обов’язків відповідно до письмового розпорядження керівника може покладатися на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір на повну матеріальну відповідальність.
Якщо установа має багато підрозділів, виплату заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності за письмовим наказом керівника може замість касира здійснювати інша особа, з якою також укладається письмовий договір про повну матеріальну відповідальність.
Готівку до каси з реєстраційних рахунків в органах Державного казначейства касир отримує за грошовими іменними чеками.
Порядок виплати готівки розпорядникам бюджетних коштів, одержувачам коштів державного бюджету та іншим клієнтам регулюється Наказом Державного казначейства України від 10.08.2001 № 140 «Про затвердження порядку виконання державного бюджету за видатками за умови функціонування внутрішньої платіжної системи».
дповідним відбитком штампа казначея і зберігається як обов’язковий документ — додаток до бухгалтерських регістрів, що підтверджують обсяг та цільове спрямування коштів. У заявках на видачу готівки зазначаються суми прибуткового податку з громадян, суми нарахувань до Фонду соціального страхування України та суми страхових внесків до Пенсійного фонду, інші податки й обов’язкові платежі, які утримано та нараховано на фонд заробітної плати відповідно до чинного законодавства (табл. 3.4).
Готівка на придбання продуктів харчування та медикаментів одержувачам бюджетних коштів видається на підставі заявки, але за наявності дозволу головного розпорядника бюджетних коштів. Після отримання матеріальних цінностей, придбаних за готівку, до органів Державного казначейства подаються документи, які підтверджують здійснені видатки та взяття на облік (акт придбання матеріальних цінностей, прибуткова накладна, роздавальна відомість).
Підтверджувальні документи подаються протягом трьох днів після придбання.
На підставі перевіреної заявки органи Державного казначейства України виписують на касирів чи вповноважених осіб, зазначених у заявці, грошові чеки на отримання готівки, які реєструються в журналі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків та осіб, що отримали чекові книжки. Готівка отримується з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім’я органів Державного казначейства за балансовими рахунками групи 257 «Кошти до виплати» Плану рахунків комерційних банків України. Кошти до виплати зараховуються на ці рахунки без перерахувань.
Державне казначейство України, здійснюючи свої казначейські функції, виступало клієнтом в установах Національного й комерційних банків та одночасно виконувало роль обслуговуючого банку. Завдяки вдосконаленню платіжної системи розрахунків казначейські рахунки в установах Національного банку були закриті, а розпорядники бюджетних коштів та їх одержувачі переведені згідно з Наказом Державного казначейства України від 30.07.2001 № 134 з метою готівкового обслуговування бюджетних коштів до семи банків: «Державний ощадний банк України», Державний експортно-імпортний банк, Акціонерно-комерційний банк соціального розвитку «Укрсоцбанк», Акціонерний поштово-пенсійний банк «Аваль», Український акціонерний промислово-інвестиційний банк «Промінвестбанк», Акціонерний комерційний банк «Правексбанк», Акціонерний комерційний банк, Приватбанк.
Невикористана готівка повертається одержувачами бюджетних коштів безпосередньо на цей самий рахунок за відповідним документом, під час заповнення якого неодмінно зазначається номер реєстраційного рахунка.Кожна бюджетна установа для здійснення розрахунків повинна мати касу.
Каса — це спеціально обладнане приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга.
Надходження і видача готівки установами фіксується в касовій книзі. Кожна установа, що є юридичною особою і має касу, для обліку готівкових операцій у національній валюті України веде одну касову книгу. На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.
Касова книга — це обліковий реєстр, призначений для аналітичного обліку й контролю касових операцій ф. № КО-4. Сторінки касової книги мають бути пронумеровані, прошну-
ровані, скріплені печаткою підприємства та засвідчені підписами керівника підприємства й головного бухгалтера. Записи виконуються у двох примірниках, перший примірник залишається в касовій книзі, другий має бути відривним і є звітом касира. Щодо операцій з одержання або видачі готівки записи ведуться за кожним прибутковим і видатковим касовим ордером у день їх надходження або видачі. Готівка, яку видано за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, стипендій, інших виплат соціального характеру, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат. Записи до касової книги здійснюються на початку наступного робочого дня (із залишками на кінець попереднього дня) внесенням потрібної інформації з первинних касових документів. Ці записи мають містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки її нумеруються в порядку зростання. Касова книга може також вестися в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Відповідне програмне забезпечення має уможливлювати візуальне відображення і роздрукування документів «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», які за формою і змістом відтворюють зміст касової книги в паперовій формі. Водночас складається машинограма «Звіт касира». Машинограма «Зведена відомість оборотів за субрахунками» призначена для синтетичного обліку касових операцій.
Наприкінці робочого дня касові операції за день підсумовуються, виводиться залишок готівки в касі на початок наступного дня і передається з прибутковими й видатковими ордерами та під-
тверджувальними документами до бухгалтерії як звіт касира.
Правильність оформлення касових документів, їх обґрунтованість перевіряє бухгалтер. При цьому проти кожного прибуткового чи видаткового документа має бути проставлено шифр кореспондуючих рахунків.
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або вповноважену керівником особу.
Документальне оформлення надходження і видачі грошових коштів бюджетних установ та організацій здійснюється на підставі належним чином оформлених прибуткових і видаткових касових ордерів.
Касові ордери — це документи, що засвідчують законність надходження грошових коштів до каси та їх витрачання за цільовим призначенням, типові форми й порядок яких затверджено Наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій».
Оприбуткування готівки до каси здійснюється на підставі прибуткового касового ордера № КО-1 (табл. 3.6), підписаного головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи. Про приймання готівки видається відривна квитанція за підписом головного бухгалтера або відповідальної особи та касира, засвідчена печаткою (штампом) установи.
Готівка з каси установи видається за видатковими касовими ордерами № КО-2 (табл. 3.7) або належно оформленими платіжними (розрахункове-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгалтер або особи, які на це вповноважені. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах, рахунках) є дозвільний напис керівника, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язковий.
Прибуткові та видаткові ордери і квитанції до них бухгалтер заповнює лише чорнильною чи кульковою ручкою або за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів, які забезпечують належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання та перелічуються додані до них документи.
Видавати прибуткові та видаткові касові ордери й документи на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється. Приймати та видавати готівку можна лише в день складання зазначених документів. Прибуткові ордери або видаткові касові документи одразу після одержання або видачі за ними готівки підписує касир, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).
14. Граничний залишок грошей в операційній касі визначається комерційним банком за погодженням із Республіканським банком Криму або відповідним регіональним управлінням Національного банку України. До уваги береться обсяг готівкового обігу, умови роботи банку з таким розрахунком, щоб не виникали невиправдані перевезення готівки для підкріплення або вивозу її надлишків з банку. Як правило, граничний залишок грошей в операційній касі встановлюється у розмірі, близькому до внутрішньомісячної потреби в касових ресурсах.
Підкріплення операційних кас установ банків проводиться із оборотних кас Республіканського банку Криму, регіональних управлінь НБУ за грошовими чеками з одночасним відображенням (списанням, зарахуванням коштів) на кореспондентських рахунках або через інкасаторів Національного банку.
Касове обслуговування установ комерційного банку здійснюється:
-комерційним банком у межах своєї системи;
-операційним управлінням регіонального управління Національного банку на підставі укладеного договору;
-іншим комерційним банком також відповідно до укладеного договору.
Для підкріплення операційної каси готівкою установа комерційного банку подає заявку (в залежності звідки буде проводитися підкріплення) або у свій комерційний банк, при підкріпленні ним операційної каси установи або у регіональне управління Національного банку.
За умови підкріплення операційної каси одного комерційного банку з іншого комерційного банку, незалежно від його місця розташування в Україні, між ними укладається договір на передання готівки без погодження з регіональним управлінням Національного банку. Проте повідомлення про підкріплення в той же день надсилається до НБУ.
Комерційний банк електронним документом проводить оплату готівки банку-відправнику.
Видача готівки з оборотної каси операційного управління регіонального управління Національного банку або з іншого комерційного банку проводиться лише після надходження попередньої оплати, за видатковим касовим ордером і дорученням установи банку-одержувача.
Підкріплення установи комерційного банку через інкасаторів Національного банку України проводиться на підставі окремого договору на доставку цінностей.
Бухгалтерські записи проведених операцій з підкріплення операційної каси виконуються з використанням таких рахунків.
1001 А Банкноти та монета в касі Національного банку України;
1001 А Банкноти та монета в касі банку — для комерційних банків;
1007 А Банкноти та монета в дорозі, (КБ);
1811 А Дебіторська заборгованість за операціями з готівкою, (КБ);
1911 П Кредиторська заборгованість за операціями з готівкою, (КБ);
3900 А Рахунки, що відкриті в установах банку, які розташовані в Україні, (КБ);
3901 П Рахунки, що відкриті для установ банку, які розташовані в Україні, (КБ);
4629 А-П Транзитний рахунок за іншими операціями, (НБУ).
Установи Національного банку України при підкріпленні кас комерційних банків установлюють плату за касове обслуговування відповідно до тарифів банківських послуг (затверджених постановою Правління Національного банку України від 17.11.97 за № 381).
У разі постійного здавання комерційними банками надлишків готівки (банки, які мають сальдо операцій з вилучення готівки з обігу) НБУ в межах зданих сум видає підкріплення готівкою комерційним банкам безкоштовно.
Безкоштовно проводиться також підкріплення банків розмінною монетою (незалежно від суми) та обмін зношених, пошкоджених банкнот та монет на платіжні.
Послуги, пов’язані з перевезенням надлишків кас, зношених банкнот та монет і банкнот, що вилучаються з обігу службою інкасації Національного банку України, сплачуються за тарифами банківських послуг (затверджених постановою Правління НБУ від 17.11.97 за № 381).