3.3 Указание

Указание – это правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно – методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкцией выполнения приказов , инструкций и других актов данной организации, или вышестоящих органов управления.

Составляют и оформляют указание подобно приказу по основной деятельности и распоряжению. Ключевыми словами при этом являются либо « ПРЕДЛАГАЮ», либо « ОБЯЗЫВАЮ», либо допускается в конце констатирующей части ставить двоеточие и с новой строки начинать распорядительную часть текста.

Текс указания также состоит из из двух частей

• Констатирующая

• Распорядительная

3.4. Протокол

На расширенных заседаниях и собраниях организации, в которых нет постоянно действующего коллегиального органа, участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: « Присутствовали – 80 человек». На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в строке « Присутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, формулируются вопросы в предложном падеже. После каждого вопроса с новой строки указываются форма изложения ( доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия в родительном падеже.

Если на заседании рассматривается один вопрос , то он в повестке дня не нумеруется. Если на заседании рассматривается более одного вопроса, то они номеруются арабскими цифрами.

Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня.

Запись обсуждения вопроса осуществляется по схеме: « СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ( ПОСТАНОВИЛИ)».Эти слова пишутся прописными буквами без абзацного отступа, после них ставиться запетая.

В разделе «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада.

В разделе « ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Оформление текста этого раздела осуществляется аналогично разделу « СЛУШАЛИ». В этот раздел кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них.

Текст постанавливающей части протокола строится по схеме:

1. Действие

2. Исполнитель

3. Срок исполнения

4.Инфоромационно- справочная документация

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

· Докладная записка;

· Служебная записка;

· Объяснительная записка;

· Предложение;

· Представление;

· Заявление;

· Протокол;

· Акт;

· Справка;

· Заключение;

· Отзыв;

· Перечень;

· Список;

· Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

4.1. Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя .

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Так, например, докладные записки являются основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

Докладные записки могут быть двух видов:

1. внешняя;

2. внутренняя.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

· в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

· во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

· в третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.