Делопроизводство в кадровой службе(ОРД)

ПЛАН:

1.Требования к организационно- распорядительным документам

2. Организационные документы

2.1. Должностная инструкция

2.2.Правила

2.3. Штатное расписание

2.4. Отпуска. Графики отпусков

2.5. Иные организационные документы

3.Распорядительные документы

3.Распоряжение

3.1. Приказ по основной деятельности

3.2. Распоряжение

3.3. Указание

3.4.Протокол

4.Информационно – справочная документация

4.1.Докладная записка

4.2.Служебная записка

4.3.Обьяснительная записка

4.4.Представление

4.5.Заявление

4.6. Справка

4.7.Акт

1.Организационно – распорядительная документация(ОРД)- это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

В ОРД выделяются следующие группы документов:

• Организационные(штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция и т.д.)

• Распорядительные( приказ, распоряжение, указание и т.д.)

• Справочно – информационная(акт, докладная записка, объяснительная записка, справка, сводка и др.)

В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления , а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях в целях реализации возложенных на них функций. В них в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения.

Результатом проведения работ по унификации и стандартизации ОРД явилась разработка унифицированной документации(УСОРД)Унифицированные формы, применяемые для работы с кадровой информацией, систематизированы по следующим подсистемам:

• Оперативно- информационному регулированию деятельности организации; прием на работу

• Оформлению изменений трудовых отношений; увольнению с работы

• Предоставлению отпусков и отзыву из отпуска; оформлению поощрений; оформлению дисциплинарных взысканий; оформлению командировок.

В состав унифицированных форм документов входят: акт, график, докладная и объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, положение, представление, правила, письмо- запрос, протокол, приказ, штатное расписание, решение, уведомление, устав.

Унифицированные формы позволяют обрабатывать документы средствами вычислительной техники и использовать их в автоматизированных системах документационного обеспечения управления.

Таким образом, УСОРД определяет пути совершенствования форм и содержания организационно- распорядительных документов, дает возможность обрабатывать их средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.

2.Рассмотрим основные виды документов, относящихся к данной группе

2.1.Должностная инструкция(дл)

Должностная инструкция- это нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации( предприятия)

ДЛ как локальный нормативный акт регламентирует правовое положение работника в организации, определяя задачи, функции, права и обязанности работника согласно занимаемой должности.

При составлении должностной, прежде всего, само название должности должно соответствовать Общегосударственному классификатору РБ « Профессии рабочих и должности служащих», утвержденному приказом Белстандарта от 30 декабря 1996г. № 234, с изм. и доп, а содержание - основывается на Едином квалификационном справочнике должностей служащих, состоящем из 34 выпусков.

Должностная инструкция разрабатывается в соответствии со штатным расписанием организации руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, и утверждается руководителем организации или иным уполномоченным на это должностным лицом нанимателя

Требования ДЛ являются обязательными для исполнения работником.

Текст ДЛ, как правило, делится на разделы:

• Общие положения

• Функции

• Должностные обязанности

• Права

• Ответственность

В разделе « общие положения» указывают: область деятельности специалиста; порядок его назначения, замещения во время отсутствия и освобождения от занимаемой должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит

В разделе « функции» перечисляют основные направления деятельности специалиста.

В разделе « права» устанавливают права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей

В разделе « ответственность» указывают, за что конкретно несет ответственность данный специалист

В дополнению к вышеперечисленным разделам могут быть введены и другие , такие как « Взаимосвязи со структурным подразделением», « Порядок пересмотра инструкции», « Квалификационные требования».

2.2. Правила

Правила – это нормативный документ, в котором излагаются основные требования, предъявляемые к сотрудникам организации или к выполнению определенного рода работ. Правила касаются разных вопросов и утверждаются руководителем организации.

Разновидность правил являются принимаемые в организации Правила внутреннего трудового распорядка( ПВТР)Они определяют порядок организации и деятельности предприятия, являющийся обязательным для всех работников.

ПВТР могут разрабатываться кадровой службой организации, которая в этой работе прежде всего руководствуется Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными постановлением Министерства труда РБ от 5 апреля 2000 г.№ 46, а также действующими в организации локальными нормативными актами, регулирующими трудовые и связанные с ними отношения.

Текст ПВТР может содержать следующие разделы в соответствии с Типовыми ПВТР:

• Общие положения

• Порядок приема, перевода и увольнения работников

• Обязанности работников

• Обязанности нанимателя

• Рабочее время и его использование

• Поощрение за успехи в работе

• Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.