2.4.Отпуска.Графики отпусков .

Документация по оформлению отпусков является разновидность организационной документации

График трудовых отпусков составляется на календарный период не позднее 5 января либо иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

Таким образом, в каждой организации должен составляться, согласовываться и утверждаться график трудовых отпусков.

График отпусков представляется в виде таблицы и оформляется на общем бланке документов. Название документа(ГРАФИК ОТПУСКОВ) печатается прописными буквами, а в качестве заголовка указывается календарный год, на который составляется график.

Порядок составления графика трудовых отпусков может варьироваться в зависимости от структуры организации и численности ее работников. При незначительной численности работников график отпусков составляется сразу для всего коллектива работников. В том случае если организация имеет сложную структуру, структурное подразделения разобщены, а штатная численность работников значительна, график отпусков организации составляется, как правило, на основании графиков отпусков структурных подразделений.

Порядок составления графика отпусков определяется каждой организацией индивидуально.

Что бы обеспечить своевременность подготовки указанного документа, руководитель может издавать соответствующий распорядительный документ, устанавливающий этапы и сроки разработки графиков отпусков структурных подразделений и организации в целом.

Приказ о составлении графика отпусков

ПРИКАЗ

00.00.0000 № ____

г. Минск

О составлении графика отпусков на 20___ год

В целях составления графика отпусков на 20___ год

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений подготовить в установленном порядке графики отпусков структурных подразделений и представить их в отдел кадров.

Срок представления — 00.00.0000.

2. Отделу кадров составить сводный график отпусков работников на 20___ год и представить его на утверждение генеральному директору.

Срок представления — 00.00.0000.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по персоналу И.О.Фамилия.

Генеральный директор Подпись И.О.Фамилия

Визы

Специальные формы для графика отпусков структурного подразделения не установлено, поэтому он оформляется так же как и график отпусков организации. График отпусков структурного подразделения согласовывается с выборным профсоюзным органом структурного подразделения, если таковое имеется в качестве самостоятельной структурной единицы, после чего подписывается руководителем структурного подразделения.

Надлежащим образом оформленные графики отпусков структурных подразделений передаются в кадровую службу организации. Порядок дальнейшей работы с графиками отпусков структурных подразделений зависит от того составляется ли в организации сводный график отпусков.

Перед утверждением руководителем организации графики отпусков должны быть завизированы руководителем кадровой службы и согласованы с профсоюзным органом организации.

Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза располагается на последнем листе графика отпусков ниже подписи руководителя структурного подразделения и включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи ( инициалы и фамилия) и дату визирования. Например:

Начальник отдела кадров

Подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

График трудовых отпусков организации визируется руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом организации и затем утверждается руководителем организации.

Утвержденный график отпусков организации ( структурного подразделения) подлежит регистрации. Регистрация графика отпусков осуществляется в книге регистрации внутренних документов, а при его отсутствии – исходящих документов. Графики отпусков могут регистрироваться и в отделе кадров, если такой порядок отражен в инструкции по делопроизводству организации и закреплен в номенклатуре дел

В структурные подразделения организации для контроля передаются копии графика отпусков. Копии. заверяются в установленном порядке работником отдела кадров или другим уполномоченным лицом.

Отметка о заверении копии оформляется следующим образом:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись И.О.Фамилия

00.00.000

Таким образом, график отпусков организации можно представить следующим образом:

График отпусков ( организации в целом)

Наименование организации (предприятия) Код по ОКУД ___________

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

ГРАФИК ОТПУСКОВ Подпись Расшифровка

подписи

__________________ № _____ Дата

Место составления

на____________год

Табельный номер	Ф.И.О.	Должность	Месяц по графику фактически												Основание изменения графика
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	2	3	4												5

Руководитель кадровой службы Подпись Расшифровка подписи

Визы

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профсоюзного комитета

организации

_________№ _____

График отпусков (структурного подразделения)

Отдел организации труда и заработной платы УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ГРАФИК ОТПУСКОВ РУП «МАЗ»

_________ А.В. Иванов

10.12.2008 № 7-6/8 28.12.2008

г. Минск

на 2008 год

Табель­ный номер	Ф.И.О.	Должность	Месяц по графику фактически																						Основание изменения графика
			1		2		3		4		5	6		7		8		9		10		11	12
1	2	3	4																						5
32	Петров Иван Сергеевич	начальник отдела	1								0														заявление Петвова И.С.
											15
33	Жуков Петр Николавеич	главный специалист											06												заявление Жукова П.Н.
								4		4
34	Сидоров Николай Анатольевич	ведущий специалист				3 3									0										Приказ генерального директора от___№____
											5
35

Начальник отдела кадров Подпись М.П.Кривцова

Начальник отдела организации

труда и заработной платы

_____________ О.П.Денисов

16.12.200Х

Начальник отдела финансирования

_____________ Т.К. Павлова

16.12.200Х

Начальник планово-экономического

отдела

_____________ О.Е.Отчетов

16.12.200Х

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания выборного профсоюзного органа организации 18.12.2008 № 15