1.4.2. Редагування записів

Для видалення записів з бази даних необхідно ці записи виділити й активізувати команди меню Правка Видалити Рядок. В результаті виконання цих дій рядок, у якій був встановлений курсор буде видалена. Для додавання рядків у базу даних необхідно виконати наступні дії: активізувати команди меню Вставка Строки. У результаті в базу даних буде додана порожній рядок над рядком, в якій знаходився курсор. Далі заносимо потрібні відомості в додану рядок. у клітинці збережеться відкоригована інформація. Додамо до вихідної базі рядок, що містить інформацію про робочий Васєчкіна і виправимо прізвище Іванов на Іванченко в 1-й запису. При редагуванні можна також користуватися вікном діалогу Майстра форм.

1.4.3. Додавання підсумовування за критерієм

Використовуємо функцію СУММЕСЛІ для додавання суми по заданій умові. У відповідно до довідки Майстра формул функція може бути представлена в загальному вигляді як СУММЕСЛІ (діапазон; умова; діапазон_суммірованія) У нашому випадку підсумуємо преміальний фонд ветеранам праці (стаж повинен перевищувати 10 років). Розрахункова формула прийме вигляд: G27 = СУММЕСЛІ (E7: E26;> 10; G7: G26).

Найпростіша математична обробка числових полів виконується за допомогою Майстра функцій (розділ статистичних функцій МАКС, СРЗНАЧ, МІН). Для більш зручної роботи представимо результати в числовому і формульному вигляді. Для представлення в формульному вигляді скористаємося меню MS EXCEL Сервіс Параметри Вид Параметри вікна Формули. Результати виконання цього пункту звіту представлені на

1.4.4. Вибіркове використання даних

Вибіркове використання даних представляє систему відбору даних з вихідної бази з будь-якою ознакою і подальшу обробку цих даних. Зазвичай застосовують для цих цілей користувальницький автофільтр і розширений фільтр.

1.5. Сортування бази даних

1.5.1. Просте сортування по полю.

Сортування – це зміна положення даних у списку відповідно до значення або типу даних. Якщо виникає потреба розташувати в алфавітному порядку дані, поставити в порядку зростання, то для цього на панелі інструментів є кнопки або . Також можна використати команду меню Дані Сортування. Діалогове вікно Сортування діапазону призначене для вибору поля, на якому відбувається сортування (виділяємо комірки).

Правила сортування:

1)порожні комірки завжди вміщуються у кінець відсортованого списку;

2)числові типи даних сортуються від найменшого від'ємного до найбільшого додатного;

3)текстові типи даних сортуються познаково зліва направо;

4)текстові дані сортуються за таким порядком: спочатку цифри, потім пробіл та символи цифрових клавіш верхнього регістра, і тільки після цього літери у алфавітному порядку;

5)під час сортування логічних значень значення ЛОЖЬ ставиться перед значенням ИСТИНА.

Для звичайного сортування бази даних по одному полю (за зростанням або за спаданням) необхідно скористатися пунктом меню Дані Сортування або піктограмами на графічному меню.

При цьому курсор повинен бути встановлений в полі, яке будемо сортувати. Для сортування за зростанням за полем «Ім’я» встановимо курсор на клітинку в цьому полі і виберемо напрямок сортування «від Я до А»..

Рис. 19. Сортування по полю «Ім’я» в порядку «від Я до А».