1.2. Обробка даних в бд

Будь-яка інформація повинна бути впорядкована. Хороша БД - в тому числі. Кожна БД має деякий бажаний порядок підтримання та перегляду записів. Записи можна розташувати, наприклад, в алфавітному порядку прізвищ чи назв фірм. Для визначення рейтингу студентів список групи зручно розташувати за спаданням середнього балу. Однак при додаванні нових записів Excel включає їх в самий кінець БД, додаючи нові рядки і порушуючи колишній порядок. Це не єдина проблема з впорядкуванням записів, так як завжди може виникнути необхідність в іншому, особливому порядку. Іншими словами, при роботі з даними потрібна гнучкість упорядкування записів для різних цілей. Процес упорядкування БД називається сортуванням.

Для сортування елементів у БД необхідно виконати такі дії:

• Клацнути на будь-якій комірці БД.

• Вибрати команду Сортування з меню Дані, в результаті чого Excel розкриє діалогове вікно Сортування діапазону.

• Клацнути на стрілці в групі «Сортувати за» і вибрати головний ключ сортування (поле, по якому повинна бути виконана сортування).

• Вибрати висхідний «за зростанням» або спадний «за спаданням» упорядкування, клацнувши по перемикачу справа. Рис. 5

Рис. 5. Діалогове вікно сортування записів.

• Якщо потрібно виконати ще одне упорядкування всередині першого, клацнути на стрілці в такій групі «Потім по» і вибрати друге поле сортування і потім - висхідний або низхідний порядок.

• При необхідності подальшого ієрархічного упорядкування вибрати поле і порядок упорядкування в останньому списку «В останню чергу, по».

• Для відмови від вибору полів і порядку сортування досить, не виходячи з цього діалогового вікна, знову відкрити список полів та вибрати «(не сортувати)».

• Клацнути на ОК або натиснути Enter.

Excel відсортує зазначені записи. При необхідності відмовитися від хибного сортування слід вибрати Правка - Скасувати Сортування або натиснути <Ctrl + Z> для відновлення записів БД в колишньому порядку.

У наведеному прикладі запису впорядковані за спаданням значень у полі Ср.балл. Колишній порядок записів в БД можна простежити по першому полю «№».

Для сортування записів в БД по одному полю простіше користуватися інструментом Сортувати за зростанням або Сортувати за зменшенням на панелі інструментів. Для цього потрібно встановити курсор в комірці з ім'ям поля і клацнути на відповідному інструменті. При цьому необхідно пам'ятати, що сортується вся БД і по всіх елементах вибраного поля, в тому числі і за підсумковими рядками. Форма даних є зручним засобом пошуку записів у БД, поки критерії пошуку прості. Однак набагато більш зручним інструментом цього призначення є фільтри. Фільтр обробляє весь список в електронній таблиці і відображає на екрані тільки ті дані, які потрібно. Перевага цього підходу полягає в тому, що з такою вибіркою можна працювати автономно як з новою таблицею, не завантажуючи екран надлишковою інформацією.

Для активізації потрібного фільтра слід виконати такі дії:

• Клацнути де-небудь у БД.

• Вибрати Дані - Фільтр - Автофільтр, в результаті чого Excel додасть список, що розкривається до кожної осередку з іменем поля в рядку заголовків.

• Клацнути на кнопці списку поля, по значенням якого потрібно виконати відбір записів, і вибрати один із запропонованих варіантів фільтра, клацнувши по ньому. Після цього Excel покаже тільки записи, що містять у цьому полі вибране значення (всі інші будуть тимчасово приховані). Відфільтровані записи можна скопіювати на інший лист робочої книги або видати на друк. Для цього потрібно просто:

• відзначити комірки;

• вибрати команду Копіювати з меню Правка (або натиснути <Ctrl + C>);

• перемістити табличний курсор до першої комірки таблиці на новому аркуші, клацнувши по ярличку «Лист2» в нижній частині екрана;

• натиснути Enter. Рис. 6

Для виводу на друк відфільтрованих записів достатньо після їх виділення клацнути на кнопці Друк на інструментальної панелі або вибрати команду Друк в меню Файл. Рис. 7

Рис. 6. Таблиця із ввімкненим фільтром.

Рис. 7. Вікно «Печать»

Після копіювання відфільтрованих записів можна відновити відображення всіх записів БД, клацнувши на кнопці списку, за яким виконувалася фільтрація (кнопка виділена блакитним кольором), і вибравши в списку, пункт «(Усі)». При необхідності звузити коло пошуку можна продовжити фільтрацію, вибравши значення зі списку, що іншого поля. Excel надає можливість переглянути лише перші 10 записів з допомогою опції Перші 10 команди Автофільтр. Цю опцію доцільно використовувати при роботі з числовими полями для виводу на екран тільки десяти записів (наприклад, з найбільшими або найменшими значеннями в даному полі). Більш того, за допомогою цієї опції можна вивести на екран будь-яку кількість записів, вказане користувачем у діалоговому вікні «Накладення умови за списком», яке з'являється у відповідь на вибір зазначеної опції.

Рис. 8. Записи, відфільтровані по полю середній бал.

У даному прикладі наведено найбільші 6 записів, відфільтровані по полю Ср.балл. Рис. 8

Додатково до фільтрації БД по записах, що містить певне значення в полі, можна створювати власні Автофільтри, що дозволяють фільтрувати БД по записах з більш загальним критерієм, таким як, наприклад, прізвища, що починаються на літеру «А», або значення середніх балів у межах від 4 до 5. Для створення власного фільтру потрібно:

• клацнути на кнопці списку, що розкривається в назві поля;

• вибрати опцію Умова;

• у діалоговому вікні Користувацький автофільтр (Рис. 9) вибрати необхідний оператор порівняння в першому рядку або в обох рядках, якщо умова складене, тобто являє собою результат логічних операцій типу «і» та «або»; в текстові вікна праворуч ввести значення (текст або число), щодо яких має проводитися порівняння значень в записах БД.

Так для вибору списку студентів, прізвища яких починаються на літеру "А" необхідно в першому рядку діалогового вікна користувача автофільтр клацнути «рівно» і ввести в текстове вікно «А *» (без лапок). Отримаємо: Рис. 10

Рис. 9. Діалогове вікно «Користувацький автофільтр».

Рис. 10. Користувацький автофільтр по літері А (А*).

Для відбору лише студентів, які мають середній бал в межах від 6 до 7, потрібно задати умову: «більше або дорівнює» 6 «і» «менше або дорівнює» 7 (у лапках - оператори, які потрібно вибрати, а 6 і 7 потрібно набрати в текстових полях). Рис. 11. Отримаємо: Рис 12

Рис. 11. Використання умови відбору.

Рис. 12. Данні які відповідають запиту.

Одним з найбільш потужних засобів Excel по роботі з БД є зведені таблиці, які корисні як для аналізу, так і для узагальнення інформації, що зберігається в БД, на робочих аркушах, у зовнішніх файлах. Зведені таблиці дозволяють виводити інформацію з різним ступенем деталізації. Для створення зведених таблиць в Excel є спеціальний інструмент Майстер зведених таблиць, в залежності від версії дозволяє виконувати роботу в 3 або в 4 кроки.

Зрозуміло, створювати зведені таблиці має сенс тільки по БД, що містить значний обсяг інформації. Розширимо первісну БД хоча б до 15 записів і введемо нове поле «Група». Впорядкуємо список за алфавітом і скорегуємо порядок, тобто дані в полі «№». Отримаємо таку БД: Рис. 13

Рис. 13. БД з полем група.

Для такої БД можна скласти зведену таблицю стипендій або середнього балу з кожного предмета і на всіх іспитах для кожної групи окремо. Послідовність дій при створенні зведеної таблиці має бути такою:

• Виконати команди Вставка - Зведена таблиця.

• З’явиться діалогове вікно «Створення зведеної таблиці» Рис. 14

Рис. 14. Діалогове вікно «Створення зведеної таблиці».

• У полі «Діапазон» вказати, в якому діапазоні знаходяться вихідні дані для зведеної таблиці (у нашому випадку це $A$1:$K$33) і натиснути кнопку «ОК».

• У Вкладці «Параметри» (вона з’являється автоматично) необхідно вказати структуру зведеної таблиці, тобто визначити, дані якого поля повинні використовуватися в якості заголовків рядків і яких - як заголовки стовпців, для чого перетягнути їх назви, представлені у вікні у вигляді кнопок, у відповідні області «Назва рядка» (у нашому випадку –«Номер» «Прізвище» «Ср. балл» «Група») і «Назва стовпця »(у нашому випадку – «Стипендія»).

• У цій же вкладці в область «Значення» перетягнути назву поля (або полів), дані якого підлягають обробці (у нашому випадку - «Стипендія» або «Середній бал» або назви всіх предметів для визначення середнього балу за кожного іспиту). Рис. 15

Рис. 15. Список полів таблиці.

• У вкладці «Параметри» можна задати ще і сортування і також можна зробити розрахунки, можна зробити зведену діаграму. Ще можна згрупувати таблицю по виділеному та по полю.

• У вкладці конструктор можна змінити макет таблиці, параметри стилів та самі стилі.

Для деталізації даних зведеної таблиці необхідно двічі клацнути на назві поля і в діалоговому вікні «Показати деталі» вказати, за яким полю необхідно виконати деталізацію. Рис.16

Рис. 16. Вікно показу деталей.

У наведеній зведеної таблиці виконана деталізація по полю «Стипендія» (Рис. 17), за іншим групам деталізація не задавалася.

Рис. 17. Виконана деталізація

Додавання підсумків здійснюється після попереднього сортування БД за потрібного поля (наприклад, за номером групи) наступною послідовністю дій:

• Вибрати Дані - Підсумки, в результаті чого БД буде автоматично виділена і на екрані з'явиться діалогове вікно «Проміжні підсумки».

• У рядку «При кожній зміні в» вказати поле, при зміні значення якого слід підводити проміжні підсумки, для чого клацнути на стрілці праворуч і вибрати потрібну назву поля (наприклад, «Група» для нашої БД).

• У рядку «Операція», клацнувши на стрілці праворуч, вибрати в який з'явився переліку можливих операцій необхідну (наприклад, «Середнє»).

• Для виконання тієї ж операції з даними в інших полях необхідно зазначити їх назви, клацнувши в списку рядки «Додати підсумки по» (наприклад, назви всіх предметів і поля Ср.балл).

• Переконатися, що параметр «Замінити поточні підсумки» встановлений і клацнути на кнопці ОК.