ЗМІСТ

ВСТУП 5

1. РОБОТА З БАЗАМИ ДАНИХ В EXCEL 6

1.1. Як створити базу даних 6

1.2. Обробка даних в БД 12

1.3. ПРОЕКТУВАННЯ БАЗИ ДАНИХ 21

1.3.1. Структура бази даних 21

1.3.2. Створення заголовка таблиці і першого рядка 22

1.3.3. Створення заголовка таблиці і першого рядка 23

1.4. Ведення бази даних 23

1.4.1. Редагування Бази даних 24

Редагування бази даних здійснюється для того щоб можна було позбутися зайвих понять і зробити її точнішою і зрозумілішою. 24

Я представив декілька способів редагування баз даних у Excel. 24

1.4.2. Редагування полів 24

1.4.2. Редагування записів 24

1.4.3. Додавання підсумовування за критерієм 24

1.4.4. Вибіркове використання даних 25

1.5. Сортування бази даних 25

1.5.1. Просте сортування по полю. 25

ОХОРОНА ПРАЦІ ТА ГІГІЄНА ПРАЦІВНИКА ПЕОМ 27

Вимоги до організації робочих місць 27

Вимоги до обладнання 28

Вимоги до клавіатури 29

Вимоги до моніторів 30

Вимоги електробезпеки 31

Основні вимоги безпеки під час експлуатації ЕОМ: 32

Недопустимі такі дії: 32

Працівникам, що виконують обслуговування ЕОМ, не дозволяється: 33

ВИСНОВОК 34

В данній дипломній роботі було розглянуто побудову баз даних в Microsoft Excel 2010. В цьому табличному редакторі бази даних створюються за допомогою форм. 34

Взагалі база даних (date base) - це сукупність збережених в пам'яті комп'ютера даних, які відображають стан деякої предметної області. Створення бази даних забезпечує інтеграцію даних і можливість централізованого управління даними, забезпечуючи інформацією певних користувачів. 34

В даній роботі я виконував сортування, фільтрацію, інколи використовував обчислення. Я виконав зведену таблицю для кращого представлення даних таблиці, з якої була зроблена форма. 34

Я показав як можна здійснити всі види фільтрації та сортування. 34

За час роботи над дипломною я покращив свої здібності в роботі з такими програмами як: Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint. Також я більше дізнався про бази даних в Microsoft Excel та як налаштовувати офісні програми від Microsoft 34

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 35

ВСТУП

Термін електронні таблиці можна визначити як "програмний продукт, який широко використовується для опису безлічі пакетів моделювання, реалізованих для мікрокомп'ютерів, і який походить від схожості з" розворотом аркуша паперу ", розбитим на рядки і стовпці". Електронні таблиці використовуються для побудови моделей, тобто дозволяють визначати, яку інформацію слід подавати до моделі, як її представляти і як повинна маніпулювати даними відповідна програма. Модель представляє в математичних термінах відносини між важливими змінними, які характеризують певну ситуацію в бізнесі. Прикладами пакетів ведення електронних таблиць є Supercalc, Lotus 1-2-3 і MS Excel. У даній роботі ми будемо розглядати роботу з базами даних в MS Excel. Якщо виникає потреба у придбанні пакета ведення електронних таблиць, слід переконатися в тому, що вони, крім основних характеристик, які будуть детально розглянуті нижче, володіють наступними можливостями: (А) засоби навчання, пропоновані основним розробником чи незалежної консультаційною компанією (доступність і ціна); (Б) якість документації, що поставляється з пакетом; (В) інтеграція з іншими функціями (наприклад, передачі даних з електронних таблиць в текстовий процесор або введення інформації з бази даних). Для роботи з електронними таблицями необхідно, як правило, не менше 512 Кбайт оперативної пам'яті. Введення і виведення даних здійснюються через відео термінал і клавіатуру з застосуванням для отримання твердих копій принтера. Сфери використання електронних таблиць обмежені тільки уявою користувача, а також кількістю "рядків і стовпців" таблиці.

1. Робота з базами даних в excel

База даних (date base) - це сукупність збережених в пам'яті комп'ютера даних, які відображають стан деякої предметної області. Дані взаємопов'язані і спеціальним чином організовані. При такому інформаційному відображенні предметних середовищ упор робиться не на самі об'єкти і їх властивості, а на відносини між ними, що відповідає так званої реляційної точці зору на бази даних.

Excel вміє складати, віднімати, множити, ділити і виконувати безліч інших операцій. Excel дає можливість попередньо проаналізувати наслідки прийняття тих чи інших рішень при конкретних обставинах. Excel дозволяє автоматизувати не тільки розрахунки як такі, але дозволяє створювати і працювати з різноманітними картотеками, системами обліку, базами даних і т.п.

Питання збору даних, їх зберігання, обліку та обробки можна вирішити, маючи систему управління списками. Термін список використовується в Excel для позначення бази даних. База даних - це особливий тип робочої таблиці, в якій не стільки обчислюються нові значення, скільки розміщуються великі обсяги інформації у зв'язаному вигляді. Наприклад, можна створити базу даних із прізвищами, іменами, адресами та номерами телефонів ваших знайомих або список групи з усією інформацією про підсумки сесії і про розмір відповідної стипендії або її відсутності. База даних являє собою послідовність записів, що містить однозначно визначену за категоріями та послідовності інформацію. Під кожну категорію даних у записі відводиться окреме поле, якому присвоюється ім'я і відводиться стовпець.

1.1. Як створити базу даних

Створення бази даних забезпечує інтеграцію даних і можливість централізованого управління даними, забезпечуючи інформацією певних користувачів. Створення бази даних (БД) починається з проектування БД, тобто з визначення її структури: кількості полів, їх імен, типу кожного поля (символьний, числовий, дата ...), довжини кожного поля (максимальної кількості символів), типу даних (вихідні, тобто незмінні, або обчислювані). Можливість використовувати обчислювані поля - основна особливість баз даних в Excel. База даних створюється в звичайної електронної таблиці, але з виконанням таких правил:

• Строка заголовків стовпців (верхній рядок списку) повинна бути заповнена іменами полів.

• Кожен запис повинен розміщуватися в окремому рядку.

• Перший запис необхідно розмістити в рядку, наступному безпосередньо за рядком заголовків.

• Слід уникати порожніх рядків між записами.

Створення та підтримка бази даних в Excel спрощується, якщо замість звичного для роботи в Excel переходу від осередку до осередку при введенні даних використовувати вбудовану форму (бланк) даних. Щоб створити форму даних для нової бази, слід ввести спочатку рядок (або стовпець) з іменами полів і помістити в наступному рядку запис ¾ зразок заповнення бази. Рис. 1.

Рис. 1. Зразок заповнення форми

При цьому необхідно відформатувати кожен елемент поля, пам'ятаючи, що таким же чином будуть відформатовані всі наступні елементи в цьому полі. У обчислювані поля вводяться розрахункові формули. Так у наведеному прикладі в стовпці «Ср.балл» введені формули:

Ср.балл

=СРЗНАЧ(D2:G2)

Примітка. У комірки D2:G2 таблиці вводяться оцінки, а в комірку I2 - середній бал. Потім необхідно відзначити обидва рядки (з іменами полів і формулами) і вибрати команду Форма з меню Дані. Після цього Excel аналізує введену в перші два рядки інформацію і створює форму з даними, у якої зверху вниз перераховані всі імена полів в лівій частині і елементи першого запису в текстових вікнах поруч з ними. Текстові вікна у обчислюваних полів відсутні. Щоб ввести новий запис, потрібно клацнути на кнопці Додати і ввести дані в порожні поля. Для переходу до чергового полю слід натискати клавішу <Tab>. При заповненні БД необхідно дотримуватися таких правил:

• Не можна натискати клавішу Enter для переходу до наступного поля, так як при цьому додасться неповна запис!

• Щоб відредагувати значення в пройденому полі, слід натискати клавіші <Shift + Tab> для повернення в потрібне поле.

• Щоб замінити раніше введене значення, необхідно просто почати вводити потрібне в цьому полі.

• Щоб відредагувати тільки деякі символи значення поля, слід натискати клавішу <¬ -> або клацнути I-образним покажчиком миші на тому місці, куди необхідно помістити курсор.

• При введення дати необхідно дотримуватися відомого програмі формату

• При введенні чисел з лідируючими нулями (крім поштових індексів), вводиться апостроф перед першим нулем, що сприймається Excel як текстова мітка (при цьому апостроф в БД не вводиться).

• Після заповнення всього запису необхідно натиснути клавішу Enter або клацнути на кнопці Додати, в результаті чого Excel вставить новий запис останньої в БД і виведе на дисплей порожню форму для введення наступного запису.

• Після завершення введення записів слід натиснути клавішу <Esc > Або клацнути на кнопці Закрити, щоб закрити форму даних.

• Зберегти робочу таблицю командою Зберегти з меню Файл або натиснути на інструменті Зберегти на стандартній панелі інструментів.

Доступ до даних забезпечує система управління даними. У її функції входять пошук, виправлення, додавання та видалення даних. Причому операція пошуку є головною. Форма даних служить не тільки для створення БД, а й для пошуку потрібного запису, для її редагування або для подальшого видалення непотрібної запису. Якщо в БД порівняно небагато записів, пошук потрібного запису можна виконати наступним чином:

• встановити табличний курсор де-небудь в БД;

• виконати послідовність команд Дані - Форма;

• натискати кнопку Далі в формі, що з'явилася або клавішу Enter, поки не з'явиться потрібна запис, або скористатися смугою прокрутки праворуч від списку імен полів, клацаючи на кнопці зі стрілко ю вниз у нижній її частині. Рис. 2.

• для переміщення до попереднього запису натиснути <Shift + Enter> або клацнути на стрілці вгорі смуги прокрутки;

• для переміщення до першого запису натиснути <Ctrl + PgUp> або пересунути повзунок прокрутки в самий верх смуги прокрутки;

• для переходу на останній запис натиснути <Ctrl + PgDn> або пересунути повзунок смуги прокрутки в самий низ;

• для переходу по БД на 10 записів вперед натиснути <PgDn>, на 10 записів назад - <PgUp>.

Для пошуку потрібного запису у великій БД слід використовувати форму даних і спеціальні критерії пошуку. Excel, використовуючи задані критерії для знаходження необхідних записів у списку, знайде і відбере тільки ті записи, для яких виконані умови, задані критеріями. Для завдання критеріїв і виконання пошуку задовольняють ним записів небхідно виконати такі дії:

Рис. 2. База даних групи №13.

• Клацнути по першому запису.

• Вибрати Дані - Форма.

• Клацнути на кнопці Критерії в формі, що з'явилася, після чого очистяться усі поля.

• Ввести необхідні критерії пошуку у відповідні поля форми.

• Натиснути кнопку Далі або клавішу Enter , Щоб почати пошук.

• Excel відобразить форму даних з першої знайденої записом, а щоб переглянути всі наступні, слід натискати кнопку Далі; при необхідності пройтися по знайденим записам у зворотному порядку слід клацати по кнопці Назад. Рис. 3

Щоб змінити критерій пошуку, якщо необхідно, потрібно спочатку очистити форму даних, клацнувши знову на кнопці Критерії. Потім - вибрати потрібні текстові вікна і очистити старий критерій перед введенням нового або просто замінити критерій за умови використання тих же полів.

Рис. 3. Вікно для пошуку по БД.

Щоб повернутися до поточного запису, проігнорувавши результати пошуку за критерієм, слід клацнути на кнопці Правка, яка з'являється на місці кнопки Критерії після переходу в режим створення критерію.

Для редагування значення поля в поточному записі необхідно перейти в нього, натискаючи клавіші <Tab> або <Shift + Tab> (або за допомогою миші), і ввести нове значення. Для очищення поля цілком виділити його і натиснути клавішу <Del>.

Для видалення записів з БД клацнути на кнопці Видалити у вікні форми даних. При цьому, однак, слід пам'ятати, що неможливо відновити вилучену таким чином запис за допомогою команди Скасувати. Тому Excel видасть вікно попередження з таким повідомленням: «Запис, виведена на екран, буде вилучена». Рис. 4. Можна підтвердити своє рішення про видалення запису, клацнувши на кнопці ОК, або скасувати, клацнувши на кнопці Скасувати.

Рис. 4. Діалогове вікно видалення запису.

Редагування полів здійснюється звичайними засобами Excel, призначеними для роботи зі стовпцями електронної таблиці з подальшим коректуванням форми даних і всіх записів.

Для додавання нових записів у вже сформовану БД при наявності рядків з підсумковими результатами (наприклад, середнє значення по полю або сума елементів стовпця) потрібно заздалегідь вставити звичайними засобами Excel (за допомогою меню Вставка) необхідну кількість нових рядків. В іншому випадку Excel повідомить, що «розширення БД неможливо». Після доповнення БД необхідно в обов'язковому порядку відкоригувати формули в підсумкових рядках, поширивши їх на нововведені дані, тому що інакше ці дані не будуть враховані і результати залишаться колишніми, тобто неправильними.