2.1. Облік цивільних справ та матеріалів

В Оболонському районному суді кожна цивільна справа яка надходить до суду підлягає реєстрації в цивільній канцелярії суду. Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до цивільного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

Для реєстрації та обліку цивільних справ у цивільній канцелярії Оболонського суду встановлюється перелік індексів:

„2” – цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

„2-а” – адміністративні справи, адміністративні позови;

„2-в”– заяви про відновлення втраченого судового провадження;

„2-з” – заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви;

„2-к” – справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;

„2-н” – цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

„2-о” – цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;

„2-п” – заяви про перегляд заочного рішення;

„2-с” – заяви про скасування судового наказу.

Перебуваючи на практиці в Оболонському районному суді я мав змогу виконувати функції щодо прийому документів по цивільним справам, а також заповнювати обліково-статистичні картки (додаток 3—з 01.01.11р введено закон щодо автоматизованого обігу в суді, у зв’язку з цим обліково-статистичні картки ведуться у спеціально розробленій для цього програмі). Ця процедура включає в себе наступні етапи: по-перше, справа після перевірки працівником канцелярії щодо правильності її складання приймалася до реєстрації її в канцелярії. Оскільки цивільна канцелярія комп’ютеризована забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу, тому на наступному етапі реєстрації я заносив необхідну інформацію про справу до реєстраційного журналу та обліково-статистиної картки із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп’ютерного діловодства суду. В цей час справі присвоюється свій особистий індекс (для цивільних справ 2), номер і зазначається рік (наприклад 2-45/09). Далі я зазначав номер судової справи (матеріалу) у відповідному алфавітному покажчику. Деякі справи я підшивав, щоб привести в належний стан для подальшого передання суддям у порядку черговості з урахуванням їх спеціалізації та розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправочних до них коефіцієнтів.

Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду в порядку установленому інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді.

Отже, створення обліково-статистичних карток є одним із найважливіших етапів проходження справи у суді. Метою їх заповнення є зручність, як в розгляді справи в суді, коли суддя одразу може побачити весь об'єм інформації по справі, об'єктивно оцінити його; обліково-статистична картка заповнюється протягом усього періоду проходження справи в суді аж до звернення до виконання, тому містить в собі всю інформацію по справі. Після закінчення поточного року із обліково-статистичних карток формують картотеки, що полегшують пошук справ, та одержання інформації по справах, на запити учасників процесу або зацікавлених осіб, які мають право на одержання інформації по справі.