Раздел 5. Функции управления

Тема 5.1. Понятие и классификация функций управления

Понятие функции управления и значение выделения функций для теории и практики управления. Подходы к классификации функций управления (системный подход, процессный подход, подход с точки зрения комбинации и обособления функций, подход с точки зрения делового управления, подход с точки зрения замкнутого цикла управления).

Общие и конкретные функции управления. Взаимосвязанность общих функций управления.

Необходимость выделения функций управ­ления, отделения управленческих функций от неуправленческих связана с преимуществами специализации деятельности. Впер­вые школа научного управления (1885 — 1920) выступила за отде­ление управленческих функций от фактического выполнения работы. Процессный подход, предложенный школой админист­ративного управления, рассмотрел функции управления как вза­имосвязанные. До этого функции рассматривались как незави­симые друг от друга. А. Файоль выделил пять функций управле­ния: «управлять означает предсказывать и планировать, органи­зовывать, распоряжаться, координировать и контролировать» [85,с.71].

Выделение функций является результатом вертикального и горизонтального разделения труда в организации.

Что же такое функция управления?

Функция управления - это направление или вид управленческой Деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и 0сУЩествляемый специальными приемами и способами.

Среди основных характеристик функций управления можно выделить следующие:

однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции управления;

целевая направленность этих работ;

обособленный комплекс выполняемых задач.

Функция управления должна иметь четко выраженное содер­жание (набор действий в рамках функции), процесс осуществле­ния (логическую последовательность осуществляемых в рамках функции действий) и структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление.

Выделение функций управления имеет большое значение. Во-первых, функции управления организацией, их распределе­ние по исполнителям определяют структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Любое воздействие на управляе­мую систему может быть реализовано только через функции управления. Таким образом, выявляется тесная взаимосвязь и взаимообусловленность структуры и функций управления. Во-вторых, выделение функций управления помогает совершен­ствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта. В-третьих, изучение функций управле­ния дает понимание сущности управленческой деятельности.

Анализ функций управления дает возможность систематизи­ровать знания о динамике, темпах и направлениях развития, при­чинных связях и взаимосвязях функций, резервах совершенство­вания их организации. Результаты анализа - основа для совершен­ствования существующей системы управления.

Анализ функций управления охватывает широкий круг воп­росов, определяющих как природу, цель, структурные свойства функций, так и способы осуществления каждой функции, т.е. технологию процессов менеджмента. Основное направление анализа функций управления — исследование всей их суммы и установление степени ее соответствия целям и задачам, стоящим перед объектом управления.

Анализ эффективности реализации функций позволяет более четко определить обязанности и права работников аппарата уп­равления и на этой основе спроектировать более рациональную систему менеджмента.

Результаты анализа функций управления могут быть выраже­ны в виде функциональной модели управления, отражающей взаимосвязь функций управления с конкретными исполнителя­ми, показывающей, как связаны между собой подразделения в статике, отражающей динамику выполнения работ и их взаи­мосвязь.

Функциональные модели строятся для каждого уровня мене­джмента. Модели более высокого уровня содержат управляющее воздействие для моделей, решающих задачи более низкого уров­ня, определяя их содержание и ограничения. Эти задающие воз­действия устанавливаются с учетом информации, которую полу­чает высший орган управления по результатам анализа функций управления низшего уровня.

Результатом анализа могут быть мероприятия, направлен­ные на:

Отделение вспомогательных и рутинно-расчетных работ;

Рационализацию связи между работами и исполнителями;

Выделение общих работ для системы управления в целом, результаты которых используются всеми подразделениями;

Выделение координирующих межфункциональных работ.

Понятие функции управления

Слово функция (лат. functio — исполнение, деятельность) имеет ряд разных значений: деятельность, обязанность, работа; назначение. В математике — зависимая переменная величина, т. е. величина, из­меняющаяся по мере изменения другой, называемой аргументом. В биологии — специфическая работа органа и вообще деятельность или отправления организма. Что касается управления, то нет единого

Рис.5.1. Общая схема координирования управленческого воздействия

мнения среди специалистов по вопросу о том, что это за управлен­ческие функции.

Под функциями управления понимаются особые виды специали­зированной управленческой деятельности, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда. Функции управления характери­зуют ту или иную активность взаимодействия объекта и субъекта управления (преимущественно воздействия субъекта на объект). Для эффективного, целостного управления они должны образовать еди­ный комплекс, характеризующий всю полноту, весь спектр взаимо­действия субъекта и объекта управления (рис. 5.1).

Рис. 5.2. Целостность управленческой деятельности

В начале этой главы уже отмечалось, что функции управле­ния — это относительно самостоятельные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности. Для того чтобы считаться таковой, функция управления должна иметь четко выра­женное содержание, разработанный механизм ее осуществления, по­следовательность действия, определенную структуру, в рамках кото­рой завершается ее организационное обособление и определенное звено связи с другими функциями (рис. 5.26).

Функции управления занимают одно из центральных мест в управленческой деятельности, образуют весь процесс управления и

определяют устойчивый состав специфических видов управленческой деятельности, характеризующихся однородностью целей, действий или объектов их приложения. . Они характеризуют общие задачи и направления управленческих работ, состав и содержание которых в наименьшей степени зависят от специфики конкретной организации (ее отраслевой принадлежности, размера, организационно-правовой формы и т. п.), от уровня в управленческой иерархии (высший уро­вень руководства, средний или нижний), от роли функциональных подразделений организации (производство, маркетинг, финансы, кад­ры), от типа организации (коммерческая, административная, общест­венная, образовательная и т. д.) и целого ряда других факторов (рис. 5.27). Дифференциация функций управления позволяет выде­лить отдельные задачи и виды управленческой деятельности и регла­ментировать рациональные правила и процедуры их осуществления.

Рассмотрение управления как совокупности и процесса взаимо­связанных функций обеспечивает синтез различных школ управле-

Рис. 5.27. Задачи и направления действий функции управления

ния и возможность реализации разных подходов при принятии управленческих решений.

Представители школы административного управления описали функции менеджера, но они рассматривали их как независимые друг от друга. Однако авторы процессного подхода, напротив, считают их взаимосвязанными. В их изложении управление — это процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других не может быть единовременным действием, это, как правило, серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, называют управленческими функциями.

Различные концепции управления предусматривают большое разнооб­разие состава и содержания функций управления. Эти функции, по существу, такие же древние, как и само общество, которое в течение своей ис­тории прошло путь от интуитивного, полусознательного обеспечения усло­вий жизнедеятельности общества к научно обоснованному управлению.

Функции управления имеют универсальный характер, т. е. при­менимы к любому объекту управления (рис. 5.28).

Рис. 5.28. Универсальность применения функций управления

Во-первых, они применимы к любым социально-экономическим процессам или системам. Так, вполне правомерно говорить о кон­троле применения власти внутри организации, регулировании кон­фликтов, учете движения материальных запасов и т. д.

Во-вторых, функции управления применимы и к самим функци­ям управления как специализированным видам деятельности. Име­ют глубокий смысл, например, понятия организации контроля про­изводственной деятельности, планирование учета товарных запасов и т. д. В этом случае первое понятие характеризует целеполагание, системообразование, второе — содержательный характер деятельно­сти. Организация контроля предполагает прежде всего, что контроль должен иметь определенные организационные формы, характеризо­ваться определенными структурными формами.

В-третьих, функции управления применимы и к самому процес­су управления, и к системе управления, подчеркивая их целевую направленность. Так, например, организация управления предполага­ет формирование вполне определенных организационных форм управления и как процесса, и как системы, разработку структурных элементов с закрепленными правами и ответственностью органов управления, исследование и обеспечение свойств целостности, орга­ничности, связности и т. д.

Функции управления всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческого действия. В этой связи неправомочно говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления: в тот или иной момент времени, при тех или иных обстоятельствах различные функции управления могут приобретать доминирующий ха­рактер. Между функциями управления нет жестких, однозначных гра­ниц. Один и тот же вид управленческой деятельности может обнаружи­вать признаки двух или даже нескольких функций управления, их тес­ное взаимопереплетение. Вместе с тем во многих практических случаях понимание функций управления как некоторых «технологических пере­делов» управленческой деятельности чрезвычайно важно, поскольку вла­дение каждой из функций требует формирования достаточно определен­ных профессиональных качеств руководителя. Так, профессиональное владение функцией контроля требует несколько иных качеств от руко­водителя, чем организаторская деятельность.

Подходы к классификации функций управления

Анализ различных публикаций по менеджменту позволяет на­звать множество подходов к классификации функций управления.

• Согласно процессному подходу можно выделить пять исход­ных функций управления (Файоль А.): предвидение (планирование и прогнозирование), организация, распорядительство, координирова­ние, контроль (рис. 5.29).

Рис. 5.29. Функции управления по Файолю

• При системном подходе можно выделить три группы функций ме­неджмента, наиболее общие для всех видов организаций и любых усло­вий функционирования: общие, социально-психологические и технолога ческие функции менеджмента¹. Рисунок 5.30 иллюстрирует этот подход.

Общие функции менеджмента отражают содержание основных стадий процесса управления деятельностью организации на всех ие­рархических уровнях. Социально-психологические функции связаны в основном с характером производственных отношений в организации. Технологические функции менеджмента выделяют два основных вида деятельности, составляющих содержание технологии управленческого труда любого уровня иерархии: решения и коммуникации.

Рис. 5.30. Функции менеджмента при системном подходе

Общие, социально-психологические и технологические функции, вза­имно дополняя друг друга, создают целостную систему менеджмента, позволяющую дифференцировать методы и приемы управленческого воздействия на организации, специализировать органы управления и труд отдельных менеджеров. Несмотря на наличие коренных различий в трактовке самого понятия «менеджмент», в определении термина «функции менеджмента» и их состава, разделение целостного управлен­ческого процесса на функции объективно является необходимым усло­вием установления формальной структуры и разработки рациональной поведенческой концепции менеджмента в любой организации.

• Подход с точки зрения комбинации и обособления функций

В анализе, диагностике и проектировании систем управления цен­тральное место занимает проблема определения функций управления, их комбинации и обособления в системе управления. Это необходимо для установления количества звеньев, их состава, функционального на­значения, величины каждого из них. Сначала следует провести класси­фикацию функций на основе анализа как потребностей объекта управ­ления, так и специфики управленческой деятельности. Эта классифика­ция должна быть многокритериальной, потому что первоначально надо проанализировать все возможные функции, исследовать их полный на­бор. А далее, опираясь на эту классификацию, найти вариант комбина­ции, совмещения, выделения функций в отдельных звеньях, согласова­ния их с деревом целей настолько, насколько это будет возможным. Специализация функций, т. е. выделение их в звенья системы управле­ния, является большой аналитической работой и отражает те ориентиры и приоритеты, которые выбираются менеджером, тот стиль работы, на который он ориентируется, который он хочет осуществлять². Следую­щие рисунки иллюстрируют этот подход (рис. 5.31—5.39):

— классификация по критерию содержания управленческой дея­тельности (рис. 5.31)

Рис. 10.31. Функции управления в зависимости от структурно-содержательного аспекта управления

— классификация по критерию организационной роли функции (рис. 5.32)

Рис. 5.32. Функции управления в зависимости от организационной роли

самой функции

— классификация по критерию направления управленческой деятельности (рис. 5.33)

Рис. 5.33. Функции управления в зависимости от направления управленческой деятельности

«

— классификация по критерию сферы развития объекта управ­ления (рис. 5.34)

Рис. 5.34. Функции управления в зависимости от сферы развития объекта

управления

— классификация по критерию этапов производственного про­цесса (рис. 5.35)

Рис. 5.35. Функции управления в зависимости от этапности производственного процесса

— классификация по критерию производственной политики (рис. 536)

Рис. 5.36. Функции управления по критерию производственной политики

— классификация по критерию основных факторов производст­венного процесса (рис. 537)

Рис. 5.37. Функции управления в зависимости от основных факторов производственного процесса

— классификация по критерию масштаба времени (рис. 5.38)

Рис. 5.38. Функции управления в зависимости от масштаба времени

— классификация по критерию этапности процесса управления (рис. 5

Рис. 5.39. Функции управления в зависимости от этапности процесса

управления

Простая классификация часто оказывается наиболее наглядной, поскольку эти основные функции присущи любой организации и любому хозяйственному подразделению.

Развитие предполагает разработку новых видов продукции и ос­воение новых рынков, а кроме того, может означать развитие орга­низационной структуры как таковой и затрагивать интересы вклю­ченных в нее людей. Развитие означает адаптацию к потребностям. Оно является ключевым моментом в любой деловой активности.

В определении функций получил всеобщее распространение подход, направленный на выделение общих и конкретных, или специальных, функций. Первые рассматриваются как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе, вторые - как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы.

Общие функции управления

Состав общих функций управления не зави­сит от объекта управления, эти функции выполняются по отно­шению ко всем объектам управления. Разные авторы выделяют свои перечни общих функций управления. Тем не менее можно Упорядочить существующие различия в их классификациях:

выделяется или нет координация как самостоятельная Функция управления;

выделяются или нет связующие процессы (процесс приня­тия решений и коммуникаций) или они выступают как процессы Реализации функций управления;

выделяется или нет руководство (лидерство) как самостоя­тельная деятельность;

называют разное число категорий, в которое «собираются» функции управления.

Ряд авторов [50, 79, 126] выделяют пять функций: планирова­ние, организацию (или организовывание), координацию, конт­роль и мотивацию. Взаимосвязь между ними может быть предс­тавлена круговой диаграммой, изображающей содержание любо­го процесса управления (рис. 5.40). Стрелки на диаграмме пока­зывают, что движение от стадии планирования к контролю воз­можно лишь путем выполнения работ, связанных с организовы­ванием процесса и с мотивированием работающих. В центре ди­аграммы находится функция координации, обеспечивающая сог­ласование и взаимодействие всех остальных функций. Однако, по нашему мнению, каждая функция представляет собой дея­тельность по координации, которую практически невозможно обособить в ограниченном количестве подразделений.

Рис. 5.40. Взаимосвязь общих функций управления [79]

Интересный, но не совсем оправданный подход к выделению функций управления предложен американскими учеными в об­ласти управления Г. Кунцом и С. О'Доннелом [89]. Они рассмат­ривают функции управления как функции управляющего, хотя во многом содержание функций совпадает с ранее рассматривае­мыми классификациями. Функции управления как таковые от­личаются от функций управляющего. Представление о функциях управления как функциях управляющего — это один из самых

ранних подходов к их классификации. Авторы выделили функ­ции: планирование, организацию, работу с кадрами, руководство и лидерство, контроль.

В учебнике «Основы менеджмента» под редакцией А. А. Раду- гина к основным «отечественным» функциям авторы относят [89]:

целеполагание (на наш взгляд, выделение целеполагания как отдельной функции не совсем оправдано, так как любая дея­тельность предполагает постановку целей управления и поэтому сложно обособить этот вид деятельности в рамках конкретного подразделения);

организацию;

регулирование (на наш взгляд, это часть функции конт­роля);

активизацию (представлена несколько уже, чем мотива­ция);

контроль.

Иное представление общих функций управления дано О. С. Виханским [28], рассматривающим процесс управления как функцию администрирования, выделенную еще А. Файолем, и последовательно, поэтапно реализующуюся по отношению к объекту управления. Если раньше эта функция была определена как предвидение, руководство, координирование и контролиро­вание, то в настоящее время она состоит из следующей логичес­кой цепочки:

установление целей;

разработка стратегии (составная часть планирования);

планирование работы;

проектирование работы (понимается близко к функции ор­ганизации);

мотивирование к работе;

координация работы;

учет и оценка работы (составная часть контроля);

контроль работы;

обратная связь (составная часть контроля).

Таким образом, при анализе функций количество выделяе­мых самостоятельных категорий может быть ограничено.

Интересная и оригинальная классификация дана у А. К. Казан­цева [85]. Авторы выделяют три группы функций менеджмента:

общие функции;

социально-психологические функции;

технологические функции.

Общие функции отражают основные стадии процесса управ­ления деятельностью организации. Это формирование целей (все функции формируют цели, и этот процесс неразрывно связан с осуществлением функции управления); планирование; организа­ция; контроль.

Социально-психологические функции менеджмента связаны в основном с характером производственных отношений в коллек­тиве (формируют поведенческие аспекты реализации общих функций). К ним относят делегирование и мотивацию.

По нашему мнению, наиболее оптимальным является отнесе­ние к социально-психологическим функциям функции мотива­ции, делегирование же является частью функции организации.

Технологические функции менеджмента - виды деятельнос­ти, составляющие содержание технологии труда менеджера;

принятие решений;

коммуникация.

Эти процессы многими авторами выделяются как связующие [23, 76, 79] или представлены как реализующие технологию мене­джмента.

Можно выделить следующие особенности общих функций управления:

Общие функции управления всегда применяются ком­плексно и по всему спектру управленческого действия. В этой связи нельзя говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления, так как в разных ситуациях различ­ные его функции могут приобретать доминирующий характер;

Общие функции управления не зависят от его объекта, так как:

во-первых, они применимы к любым социально-экономи­ческим процессам или системам. Так, вполне правомерно гово­рить о контроле эксперимента, регулировании уличного движе­ния, учете денежного обращения и т.д.;

во-вторых, функции управления применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятель­ности. Имеет место, например, понятие организации контроля производственной деятельности, планирования учета товарных запасов и т. д. В этом случае первое понятие характеризует целе- полагание, системообразование, второе — содержательный ха­рактер деятельности. Организация контроля предполагает прежде всего, что контроль должен иметь определенные органи­зационные формы, характеризоваться конкретными структур­ными формами;

в-третьих, функции управления применимы и к самому про­цессу управления (процесс управления может рассматриваться как процесс реализации функций управления и как процесс реа­лизации управленческого решения), и к системе управления. Так, например, организация управления предполагает формирование вполне определенных организационных форм управления и как процесса, и как системы, разработку структурных элементов с закрепленными правами и ответственностью органов управле­ния, исследование и обеспечение свойств целостности, органич­ности, связности и т. д.;

между функциями управления нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой деятельности может обнаруживать признаки двух или даже нескольких функций уп­равления, их тесное взаимопереплетение. Вместе с тем во многих практических случаях понимание функций управления как неко­торых «технологических переделов» управленческой деятельнос­ти чрезвычайно важно, поскольку владение каждой из функций требует формирования определенных профессиональных качеств руководителя. Так, профессиональное владение функцией конт­роля требует несколько иных качеств от руководителя, чем орга­низаторская деятельность.;

в структуре деятельности руководителей различных уров­ней функции управления имеют различный удельный вес (опре­деляется экспертным путем).

С учетом перечисленных особенностей можно выделить как наиболее обоснованную классификацию, данную М. Месконом [76]. В этой книге принят подход, основанный на объединении существенных видов деятельности в небольшое число категорий, которые сейчас общепринято считать применимыми ко всем ор­ганизациям. Авторы полагают, что процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Они также считают, что эти первичные функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений, а Руководство (лидерство) они рассматривают как самостоятель­ную деятельность. Четыре функции управления — планирование, организация, мотивация и контроль — имеют две общие характе­ристики: все они требуют принятия решений и для всех необхо­дима коммуникация. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений, называют связующими процессами.

Планирование — это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и ее структур, ных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов.

Организация как функция управления нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Организация непосред­ственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их вы­полняющих.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к дея­тельности для достижения личных целей и/или целей органи­зации.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организа­цией своих целей. Он состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректиру­ющих мер.

Конкретные функции управления

Конкретные функции управления связаны со спецификой объекта управления. Выделение конкретных функций управления необходимо для организации управления, формирования штатов и организационной структуры.

Так как конкретные функции возникают в результате наложе­ния общих функций управления на специфику объектов управле­ния, то перечень таких функций зависит от перечня объектов уп­равления и уровня декомпозиции самих функций.

В качестве объектов управления могут выступать ресурсы, процессы и результаты.

Рис. 5.42. Представление об объектах конкретных функций управления

Эта классификация представляет организацию как совокуп­ность входов, выходов и процессов преобразования ресурсов на входе в результаты на выходе. Но ведь систему можно рассмот­реть и с других позиций, детализируя внутреннюю среду органи­зации по составляющим (цели, задачи, структура, технология, персонал).

Можно рассмотреть наложение общих функций управления на функциональные области менеджмента (стратегическое уп­равление, маркетинг, инновационный менеджмент, управление персоналом, финансовый менеджмент, управление производ­ством), которые выделились в процессе разделения труда в управ­лении в качестве самостоятельных участков работ. Это тоже даст представление о совокупности конкретных функций управления.

Применительно к первой классификации конкретных функ­ций управления можно выделить функции управления ресурса­ми, функции управления процессами и функции управления ре­зультатами.

Функции управления ресурсами. Организации в процессе сво­ей деятельности используют материальные, трудовые, финансо­вые, информационные, технологические и другие ресурсы. Соот­ветственно выделяют конкретные функции:

управление запасами;

управление финансами;

управление персоналом и т.д.

Функции управления процессами. В любой организации проте­кает множество процессов, начиная от самого общего процесса управления, и до более конкретных: процессы реализации общих Функций управления, процессы коммуникаций, принятия реше­ний, производственный процесс. Важнейшими частями произ­водственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим выделяют конкретные Функции управления:

управление материально-техническим снабжением;

управление основным производством;

управление вспомогательным производством;

управление обслуживающим производством;

совершенствование управления;

управление сбытом;

управление маркетингом и т.д.

Функции управления результатами. К результатам (выхода системы) относят: прибыль, рентабельность, объемы производ­ства и реализации, затраты, качество продукции и т.д. Соответ­ственно выделяют конкретные функции:

управление качеством;

управление производительностью;

управление затратами и т.д.