Робота секретаря з результатами злиття документів
Для оперативного і зручного доступу секретаря до документів, їх всі можна винести на панель швидкого доступу. Для цього аналогічним способом, що використовувався при винесенні листа наклейок на панель, необхідно створити макроси для інших документів. При записі макросу потрібно зробити процес злиття для всіх документів з самого початку. Зупинити макрос необхідно до завершення останнього шостого етапу. Це необхідно в тому випадку, якщо секретарю знадобитися змінити щось в процесі злиття, повернувшись на попередні етапи (це може бути оновлення списку одержувачів, додавання нових рядків злиття і безпосередньо, оновлення результатів злиття). Таким чином, секретар може винести на панель швидкого доступу всі документи, які йому необхідні. Це скоротить час на пошук документу в принципі і дозволить секретарю пропустити процес повторного проходження початкових етапів злиття, а безпосередньо пройти лише останній етап, в разі необхідності внесення змін. Для зручності, на панелі швидкого доступу документи можна поділити на групи <Роздільниками>, так наприклад:
Кореспонденція для клієнтів (використання бази даних клієнтів за безготівковими платежами з MS Excel);
Кореспонденція для співробітників (база даних з Outlook);
Наклейки.
.
Рис.16. Панель швидкого доступу
Якщо секретарю необхідно провести якісь зміни в злитті, то він може повернутися на кілька кроків назад і провести зміни:
1 етап: вибір типу документа;
2 етап: вибір документа;
3 етап: вибір одержувачів;
4 етап: створення листа (встановлення полів злиття);
5 етап: перегляд листів;
6 етап: друк.
Застосування злиття для роботи з кореспонденцією значно прискорює процес листування, мінімізує витрати відправника та спрощує процес адресації. Крім самого злиття, якщо до опції написати макроси і розмістити їх на панелі швидкого доступу, то вони завжди будуть «під рукою» і секретар завжди зможе звертатися до них при необхідності. Групування та символічні позначення команд на панелі швидкого доступу також спростять роботу і сприятимуть ефективній діяльності секретаря.
За допомогою розробленої інструкції секретар зможе ознайомитися з технологією створення документів за допомогою злиття, навчитися записувати макроси і використовувати команди на панелі швидкого допуску. Вона допоможе секретарю оперативно засвоїти матеріал, освоїти технологію використання і тим самим скоротити час на навчання.
РОЗДІЛ ІІ. ПРЕЗЕНТАЦІЯ НА ТЕМУ: «ЗЛИТТЯ ДОКУМЕНТІВ В MICROSOFT WORD»
РОЗДІЛ ІІІ. ТЕХНІКА БЕЗПЕКИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
http://office.microsoft.com/ru-ru
http://www.x-master.ru
http://www.computerra.ru.