Підготовка стандартного листа
Одним із типів основного документу, що використовується в процесі злиття, виявляється стандартний лист. Документ цього типу стандартно включає поля злиття. Для імені і адреси кожного отримувача, а також текст, однаковий для всіх листів. В стандартному листі кожне поле злиття заключено в подвійні квадратні дужки.
Якщо лист уже написано, можна вставить поля злиття в час процесу злиття, а якщо лист іще не написано, то підчас процесу злиття його можна написати. В любому випадку спочатку необхідно ввести текст, який буде спільним для в сих листів, а потім вставить поля злиття, які будуть змінюватись з змінюваною інформацією із джерел даних (рис.3).
Рис.3. Вибір отримувачів листів
Поля злиття можна вставити двома способами:
- в області задач Злиття в етапі 4 майстра Злиття;
- клацнувши на кнопку в групі Змістування документа і вставка полів на вкладці Розсилки.
Стовпчики файлу даних являють собою категорії даних. Поля, додані до основного документу, виявляються текстовими заповненнями для цих категорій.
Рядки файлу даних являють собою записи даних. При виготовленні злиття інформації Word створює копію основного документу для кожного запису.
Вставка полів
Функція введення інформації і додавання полів дозволяє додати поле, що не було обране спочатку процесу. Для цього потрібно в основному документі клацнути місце, де необхідно вставити поле та налаштувати параметри такого поля (рис.4а, 4б).
Рис.4а.
Діалогове вікно Підбір полів
Рис.4б. Додавання
полів та налаштування їх параметрів
Використовуючи групу Зіставлення документу і вставка поля злиття на вкладці Розсилка. Потрібно підтвердити всі вибрані варіанти і закінчити процедуру, клацнувши на ОК.
Завершення процесу злиття
Після вибору джерела даних і вводу в стандартний лист полів злиття, з’являється можливість переглянути листи, підготовлені для злиття перед тим, як виконати злиття. Коли все буде підготовлено, можна або відправити об’єднані листи на друк або електронною поштою (рис.5), або об’єднати їх в новий документ, причому кожний лист буде окремо від попереднього розривом сторінки. Якщо ж помістити листи у новий документ, то зможемо ще раз переглянути їх, а при необхідності замінити (перед відправленням на друк)
Рис.5. Вибір завершення злиття – відправка електронною поштою
Друкування основних документів
На вкладці Пошта в групі Завершення обираємо пункт Завершити і об’єднати, а потім натискаємо Друк документів (рис.6.).
Рис.6. Завершення злиття – друкування
Збереження основного документу
Потрібно пам’ятати, що звітові документи зберігаються окремо од основного. Основний документ потрібно зберігати окремо, оскільки він може бути корисним при виконанні наступних злиттів.
Відправка персонального повідомлення електронною поштою
Коли потрібно відправити однакову інформацію декільком особам зі списку, наприклад, всім клієнтам фірми, необов’язково друкувати листи і відправляти їх поштою. Замість цього використовують злиття для створення повідомлення, яке може бути відправленим по списку адрес електронної пошти.
Вибір отримувача
Їх існує три варіанти:
- ввести новий список отримувачів;
- використати створений список отримувачів;
- вибрати отримувачів із списку контактів Outlook.
Процес злиття включає в себе наступні дії:
- створення електронного повідомлення. Головний документ містить текст і графіку, які однакові для всіх електронних повідомлень. Наприклад, логотип підприємства або основний текст повідомлення;
- підключення документу електронної пошти до списку адрес. Список адрес являється джерелом даних, який програма Word використовує при злитті. Цей файл, містить ті адреси електронної пошти, на які буде виконуватися розсилка повідомлень.
- уточнення списку отримувачів. Word створює повідомлення для кожної адреси електронної пошти в списку адресів. Якщо потрібно створити повідомлення тільки для певних адрес із цього списку, то існує можливість обрати саме ті адреси, що потрібно;
- додавання рамок, названих полями злиття, в документ електронного повідомлення. При виконанні процедури злиття поля злиття заповнюються даними із списку адрес.
- попередній перегляд і завершення злиття. Перед тим як розсилати весь набір повідомлень, кожне із повідомлень можна попередньо переглянути.