1.6. Отдел по связям с общественностью. Причины его появления, достоинства и недостатки, структура.

Сейчас выпускается достаточно много молодых специалистов по Связям с общественностью, которые, естественно, надеются найти престижную, высокооплачиваемую и главное интересную работу. Компаний, которые имеют в числе сотрудников специалиста по связям с общественностью или даже отдел по связям с общественностью становится все больше. Но для чего они необходимы?

Для этого рассмотрим причины возникновения PRотделов.

Причины возникновения pr-отделов

Проанализировав некоторую литературу [2,с.83] [1,с.216], автор пришел к выводу, что основными причинами возникновения отделов по связям с общественностью являются:

• необходимость оперативных действий в кризисных ситуациях;

• осознание руководством необходимости постоянной деятельности по связям с общественностью;

• понимание того, что чем лучше PRспециалист будет знать саму компанию, тем лучше будет говорить от ее имени.

• сложная структура организации: работа в высококонкурентной среде, восприимчивость к текущей политике, общественному мнению;

• ориентирование на конкурентов: у них есть, и нам нужно;

• осознание некоторых недостатков работы с внешними консультантами: затраты средств, времени и отвлечение собственного персонала для ввода консультантов в курс дел; незнание чужой фирмой всех тонкостей компании; риск, связанный с предоставлением сведений, составляющих коммерческую тайну; отсутствие гарантий, что ответственный специалист не уволится из консультирующей фирмы и многие другие.

Естественно, что иногда возникновению PRотдела в какой-либо компании способствует несколько причин в совокупности. Но зачастую одна определенная причина является главенствующей. И, наверняка, что в зависимости от причины возникновения отдела он может иметь ту или иную структуру и роль. В следующем пункте автор попытался рассмотреть возможные структурные типы и ролиPRотдела в организации.

Структура pr-отдела

Существует 3 основных типа структур отдела по связям с общественностью. Они представлены ниже.

Президент компании

Вице-президент по PR

Вице-президент

Вице-президент

Работа с прессой

Отношения с госструктурами

Отношения с персоналом

Работа с общественными организациями

Отношения с инвесторами

Рис.1. – Структура «полновесного» отдела по связям с общественностью.

При такой схеме отдел по связям с общественностью занимается PR-обеспечением всех других отделов компании, поэтому его значение очень высоко и начальникPR-отдела входит в число высших управленцев.

Рис. 2 Упрощенная структура PRотдела

При использовании данной организационной структуры, прямая связь с руководством остается необходимой, положение руководителя отдела связей с общественностью будет аналогично положению начальника любого другого отдела, а штат PR-отдела может включать в себя всего пять человек

Рис.3. Еще более упрощенная схема PRотдела

На данной схеме (Рис.3) показана еще более упрощенная структура отдела по связям с общественностью. Штат при такой структуре может состоять только из 2 сотрудников – руководителя отдела и его секретаря. Функциями отдела являются работа с прессой и отношения с персоналом – т.е та работа, на которую нанимать стороннего консультанта нелогично, т.к. необходимо глубокое знание компании и сотрудников. Остальные задачи (мониторинг, взаимодействие со СМИ и т.д.) могут выполнять специализированные PR-агентства, нанятые начальником отдела по связям с общественностью или по прямым указаниям начальства.

Вообще структуры PRотделов могут быть разнообразны и функции, которые они должны выполнять также могут варьироваться в числе.

Например, Э.В. Кондратьев и Р.Н. Абрамов приводят крайне подробную структуру PR-отдела [1, с. 217-218] (Рис.4). Большое количество должностей обуславливается большим количеством технической работы

Рис.4. Структура Э.В. Кондратьева и Р.Н. Абрамова

Итак, PR-отдел может занимать различное место в компании, в идеале выполнять разнообразные вышеприведенные функции [1, с. 219] [4, с.541-542].

Приведем их ниже:

1) Работа над корпоративными связями с общественность

2) Формирование имиджа компании, поддержка отношений с лидерами, создающими общественное мнение (политики, лоббисты, ученые, деятели культуры и т.д.)

3) Взаимодействие со СМИ, организация спец-мероприятий, подготовка пресс-релизов, статей, радио- и телепередач, брошюр, каталогов, отчетов и другой продукции

4) Спонсорство, благотворительность, пожертвования

5) организацией презентаций фирмы и производи­мых ею товаров и услуг, семинаров, экскурсий на фирму, юбилеев и других торжеств;

6) Взаимодействие и совместная работа с другими PR– агентствами.

7) Возможно работа над корпоративным изданием

8) Различная работа с персоналом, с новыми сотрудниками и т.д.

9) Разработ­ка и проведение акций социального, культурного, спортивно-оздоровительного характера, планиро­вание и осуществление мероприятий для со­трудников фирмы в нерабочей обстановке.

Перечисленные функции ни в коем роде не ограничивают разнообразности возможных функций. Но, несмотря на это, PR-отдел не способен решить все проблемы и беды той или иной организации, у него есть как свои достоинства, так и недостатки.

Проанализировав позиции таких авторов как В.Г. Королько [12], С. Катлиппа [2, с.95-97] и соавторов, Э.В. Кондратьева и Р.Н. Абрамова [1, с.217], автор курсовой работы пришла к выводу, что достоинствами наличия PR-отдела в организации являются:

• Сотрудники отдела являются служащими той или иной компании

• Знание деятельности и самой организации в целом

• Экономия средств

• Доступность для сотрудников, близость к руководству

Недостатками наличия PR-отдела в организации можно считать:

• Неспособность объективно оценивать ситуацию

• Риск оказаться в пол­ней­­шей зависимости от начальства и превра­тить­ся в его угодника

• Путаница относительно миссии и ролей

• Постоянные дополнительные расходы

Итак, автор рассмотрела причины возникновения, структуру, достоинства и недостаткиPR-отдела в структуре организации. Но ведь существуют иPR-агентства, в которые может обратиться любая компания. Возникает вопрос – каковы преимущества агентства, и каковы его недостатки, а так же стоит ли компании иметь свойPR-отдел, или лучше обращаться в специализированные агентства и к сторонним консультантам?

Можно выделить следующие достоинства PR-агентства [2, с. 85]:

• Более широкий кругозор

• Знание рынка услуг по связям с общественностью

• Объективность

• Возможность прервать контакт

• Эффект «свежего взгляда»

Недостатками PR-агентства являются [2, с. 85]:

• Затраты средств и времени на ввод специалиста в курс дела

• Отвлечение собственного персонала для ввода в курс дела и дальнейшей работы

• Незнание фирмы и тонкостей работы в ней

• Риск, связанный с предоставлением сведений, составляющих коммерческую тайну

• Отсутствие гарантий, что ответственный специалист не уволится из консультирующей фирмы

• Невозможность решать вопросы внутреннего PR.

Итак, из вышесказанного видно, что достоинства и недостатки присутствуют и в том, и в другом случае. Однако удачно совмещая деятельность внутрифирменного отдела и сторонних специалистов, либо усиливая свой отдел, их можно минимизировать.

Конечно, существуют организации, в которых наличие PRкрайне необходимо, но есть и такие, где его создание будет неоправданно. Следовательно, можно сделать вывод, что характер взаимодействия сPR-агентствами и наличие штатногоPR-отдела зависит от специфики фирмы, однако в большинстве случаев необходимо иметь в наличии штатного сотрудника или небольшойPR-отдел, прибегая по необходимости к услугам специализированных агентств.