1.6. Основные требования к документации смк

Системность	Должна быть структурированной, то есть в ней должны прослеживаться четкие взаимосвязи между документами
Функциональная полнота	Должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах
Адекватность	Должна соответствовать требованиям стандартов ИСО серии 9000
Идентифицируемость	Каждый лист должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ - к определенной части системы
Адресность	Каждый документ должен быть адресован конкретным исполнителям
Простота	Текст документа должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя
Актуализированность	Все изменения должны своевременно отражаться в каждом документе

Перед внедрением документов необходимо обучить пользователей работе по этим документам!

Документированная процедура – документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса).

Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2008 в обязательном порядке требует документального оформления документированных процедур только для следующих процессов:

• Управление документацией

• Управление записями

• Внутренние аудиты (проверки)

• Управление несоответствующей продукцией

• Корректирующие действия

На рис. 1.8 приведена иерархическая структура документации СМК, соответствующая требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Как видно из рисунка, вся документация может быть условно разделена на 5 уровней, соответствующих значимости и широте применения соответствующих документов в рамках ВУЗа.

Политика и цели в области качества

Уровень А

Руководство по качеству

Уровень Б

ДП, положения, порядки

Уровень В

Рабочие и должностные инструкции, Программы и планы качества

Уровень Г

Формы, записи, протоколы о качестве, журналы и т.п.

Уровень Д

Рисунок 1.8 – Иерархическая структура документации СМК вуза

2. Практическая часть.

2.1 Документирование смк. Общие положения.

Под документом понимается информация и ее соответствующий носитель.

Основным функциями документации СМК являются:

• Передача и хранение информации.

• Свидетельство о соответствии (обеспечение данных о том, что все запланированное действительно выполнено).

• Предоставление информации для распространения и сохранения опыта ВУЗа (например, нормативно-техническая документация, которая может быть использована в качестве базы для проектирования и разработки новой техники обучения).

• Снижение негативного воздействия от возникновения нештатной и/или опасной ситуации в работе (примером такого рода документов являются руководства или инструкции по безопасности).

Документация СМК должна обладать следующими свойствами:

• Системность, т.е. документация должна быть строго взаимоувязана, хорошо структурирована и распределена по уровням управления. В этом случае она дает четкое представление о СМК.

• Адекватность требованиям МС ИСО 9001:2008.

• Адресность, т.е. каждый документ должен быть предназначен для конкретной области применения, для конкретных исполнителей и иметь ответственных держателей.

• Доступность, т.е. документация должна быть доступна для пользователей и экспертов аудиторов.

• Актуальность, т.е. документация должна оперативно отражать все изменения условий функционирования СМК.

• Эффективность, т.е. документация должна способствовать уменьшению затрат на реализацию процесса, обеспечивая при этом его результативность.