1.5.2 Методы структуризации, описания и документирования рабочих процессов

Для структуризации рабочих процессов и выделе­ния их составных частей нужна определенная иерархия биз­нес-процессов. На сегодняшний день не существует одно­значно принятой систематизации и номенклатуры бизнес-процессов в такой иерархии. Один из возможных вариантов конкретной иерархии предусматривает выделение следую­щих рабочих процессов:

Главные процессы — локализуемые и точно определен­ные подпроцессы рабочих процессов, которые обладают все­ми признаки процесса как такового. На этом уровне глав­ных процессов обычно и происходит самый активный ме­неджмент процессов.

Подпроцессы (частные процессы) — части главных про­цессов, которые могут быть четко идентифицированы.

Виды деятельности (работы) — определенные на уров­не подразделений, команд или сотрудников виды деятельно­сти и решаемые задачи.

На практике знание процессов и их структуры важно, прежде всего, в двух ситуациях. С одной стороны, участвую­щему в процессе персоналу требуется ясное представление и общее видение процессов, в которых они участвуют. С дру­гой стороны, сотрудники, проектирующие и планирующие процессы, хотят иметь ясное представление о существую­щих и проектируемых процессах.

Руководству организации требуется информация о про­цессах уже на высшем уровне, для принятия решений о том, могут ли эти процессы выполнить требования планируемой стратегии развития или требуется их изменение.

В связи с этим работы по идентификации и классифика­ции процессов, проводимые на многих иерархических уров­нях, требуют четкой координации, иначе это может в неко­торых случаях приводить к конфликтам и взаимному непо­ниманию между различными подразделениями и различными уровнями управления.

Для идентификации и описания основных рабочих про­цессов ВУЗа может быть предложена следующая методоло­гия, позволяющая составить базовые карты рабочих процес­сов, которые определяют основные входы и выходы процес­сов, ресурсы, необходимые для осуществления процесса, регламентирующие документы, измеряемые характеристи­ки качества процесса и методы их контроля, а также основ­ные этапы и стадии процессов.

Для описания базовой карты (диаграммы высшего уровня) рабочего процесса, общее графическое изобра­жение которой представлено на рис. 1.4, необходимо опреде­лить:

• Входы и выходы процесса, которые представляют собой информацию, документы, перерабатываемые материалы, знания и т. п., используемые в качестве входных объек­тов (входы) и являющиеся результатом процесса (выхо­ды). Они изображаются в виде стрелок, подходящих сле­ва к блоку (входы) и выходящих справа от блока (вы­ходы).

• Ресурсы, необходимые для выполнения функций процес­са, которые изображаются стрелками, подходящими сни­зу к блоку. В качестве ресурсов могут рассматриваться:

- конкретные работники и подразделения вуза (кто вы­полняет работу);

- машины, оборудование, компьютеры, вспомогательные материалы (с помощью чего выполняется работа);

- инфраструктура и помещения (где выполняется работа);

- финансовые ресурсы (на какие средства выполняется работа).

• Регламентирующие документы и методы контроля, которые изображаются стрелками, подходящими сверху к блоку. В качестве регламентирующих документов могут выступать различные принципы, методики, стандарты, положения, приказы, распоряжения и т.п. Они определяют те требования, которые предъявляются к процессу и его результатам. Методы контроля могут определять конкретных лиц или подразделения, которые контролируют процесс или управляют его протеканием.

Рисунок 1.4 – Базовая карта рабочего процесса ВУЗа

Наименование процесса вписывается в рамку блока в виде глагольной фразы или отглагольного существительного, обо­значающего данный процесс, например «Разработка рабочей программы дисциплины».

Базовая карта (диаграмма высшего уровня) показывает процесс в самом общем виде. На следующем этапе описания процесса базовая карта детализируется, с учетом информа­ции:

1) об основных стадиях или этапах рассматриваемого процесса.

2) о зависимости рассматриваемого процесса от других процессов в виде перечня отдельных его входов, выходов, регламентирующих документов, методов контроля и ресурсов, которые являются результатами других процессов.

Для составления базовой карты процесса могут привлекаться сотрудники и руководители, непосредственно участвующих в данном процессе. На основе обработки информации, содержащейся в базовых картах, заполненных разными сотрудниками, на основе консенсуса может быть составлена окончательная базовая карта, которая является основой для дальнейшей декомпозиции и описания процесса.

Одним из самых распространенных графических средств (инструментов) для описания и наглядного представления рабочих процессов являются т.н. диаграммы потока (блок- схемы алгоритмов выполнения процесса), которые использу­ются как в упомянутом программном обеспечении, так и могут применяться « вручную ».

Построение и использование диаграмм потоков — одно из самых важных действий в управлении как административными, так и производственными процессами. Очевидно, что прежде, чем управлять каким бы то ни было процессом, следует понять, что это за процесс. Однако многие организа­ции пытаются решать проблемы и совершенствовать свои рабочие процессы без осознания того, насколько важны схе­мы потоков в качестве первого шага.

Рисунок 1.5 - Часто употребляемые символы для графического представления диаграммы потока (блок-схемы алгоритма процесса)

Наипростейший и наилучший способ понять процесс — это представить его наглядно, что, в сущности, и делает диаг­рамма потока. На рис.1.5 представле­ны часто употребляемые символы для графического пред­ставления диаграммы потока процесса.

Предприятия и организации, применяющие диаграммы потоков, получают много преимуществ, в том числе следую­щие:

• люди, работающие с процессом, понимают его. Они начи­нают управлять процессом, вместо того, чтобы быть «вин­тиком» в нем;

• как только процесс показан объективно на диаграмме потока, становится легко выявлять возможные тонкие места и усовершенствования;

• исполнители понимают, как они вписываются в общий процесс и видят, что их непосредственные «поставщики» и «потребители» также составляют часть общего про­цесса; это непосредственно ведет к улучшению коммуни­кации между подразделениями, службами и сотрудника­ми, вовлеченными в процесс;

• люди, участвующие в обсуждении диаграмм потоков, про­никаются желанием поддерживать усилия по улучшению качества. Они продолжают разрабатывать предложения по дальнейшему улучшению процесса;

• диаграммы потоков — полезный и наглядный инстру­мент в процессе обучения новых сотрудников.

При всех преимуществах диаграмм потоков при описа­нии бизнес-процессов они обладают и рядом существенных недостатков:

• нет четкого определения синтаксиса и семантики исполь­зуемого графического языка представления процесса;

• достаточно трудно описать конкретные объекты, матери­алы и информацию, которые передаются между различ­ными блоками (подпроцессами, работами), т.е. являются выходами одних блоков и входами других;

• достаточно сложно и неоднозначно изображаются «меха­низмы» выполнения отдельных функций (работ), т. е., кто выполняет данную работу;

• нет явной возможности описать, какие документы, поло­жения, инструкции и т. п. являются руководящими при выполнении конкретных работ;

• при описании достаточно сложных процессов возникают проблемы наглядного расположения материала и сохра­нения его целостности и связности. [8]

Всех этих недостатков лишен подход, основанный на ме­тодологии общего описания и функционального моделирова­ния бизнес процессов (так называемая методология IDEFO). В основе ее лежит методология интегрированного компьютеризированного производства (Integrated Computer Aided Manufacturing — ICAM), разработанная в 1981 г. и использовавшаяся в военно-воздушных аэрокосмических лабораториях США в процессе разработки и создания новых видов самолетов и космических аппаратов. Позднее на этой основе был разработан и введен в действие в 1993 г. федеральный стандарт США по информационным технологиям — Публикация № 183 (Federal Information Processing Standard, Publication 183).

В настоящее время этот стандарт является основой для общего функционального описания и моделирования различных бизнес процессов и используется на многих предприятиях и в организациях, производящих самые различные виды продукции и услуги. В 2001 г. введена в действие аутентичная российская версия соответствующего стандарта — Р 50.1.028-2001 «Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология функционального моделирования».

Основу графического языка IDEF0, синтаксис и семантика которого определены с абсолютной строгостью, составляют блоки и соединяющие их стрелки, которые формируют иерархию детализируемых диаграмм (рис. 1.6).

Рисунок 1.6 – Структура модели IDEF0. Декомпозиция диаграмм

Блоки, аналогично рассмотренным выше блокам диаграмм потока, представляют собой некоторые функции, определенные как деятельности, процессы или преобразования. Их наименования вписываются в рамку блока в виде глагольной фразы или отглагольного существительного. Существует четкая иерархическая нумерация блоков, которая всегда позволяет идентифицировать место каждого блока в общей совокупности диаграмм. [9]

Стрелки, которые также имеют свои наименования, могут быть четырех видов (рис. 1.7):

Рисунок 1.7 – Позиционирование стрелок в модели IDEF0 и их роли

• Входы и выходы (подходят слева к блокам и выходят справа от них) — представляют собой данные, объекты, материалы и т.п., относящиеся к выполняемым блоками функциям. Это, как правило, перерабатываемые ресурсы и результаты выполнения отдельных функций блоков.

• Механизмы выполнения функций (подходят снизу к блокам) — представляют собой долговременные ресурсы, необходимые для выполнения соответствующих работ. Это могут быть конкретные работники, подразделения организации, машины, оборудование, компьютерная техника и т.п.

• Управление (подходят сверху к блокам) — представляют собой условия, директивы, руководящие документы и т. п., управляющие выполнением данной функции. [4]