41. Основні поняття діловодства.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації. Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами. Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Ці системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності документів.Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Основними поняттями діловодства є реквізити, формуляр, бланк. Реквізити – елементи, з яких складаються документи. за держстандартом всього реквізитів 32. до постійних належать назва виду документа, текст, дата, підпис. Формуляр – зразок укладання однотипних документів. Бланк – аркуш паперу з відтвореними на ньому постійними реквізитами.

42. Критерії класифікації документів. Національний стандарт України.

Документ – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про матеріальну та розумову діяльність людини. документи не повинні суперечити законодавству, повинні бути укладені за встановленою формою, бездоганно відредаговані та оформлені. документи класифікуються за такими ознаками: найменуванням: листи, протоколи, накази тощо; за походженням: службові та особисті; за місцем виникнення: внутрішні та зовнішні; за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів; за формою: стандартні і нестандартні; за строками виконання: звичайні безстрокові, термінові і дуже термінові; за ступенем гласності: таємні і нетаємні; за стадіями створення: оригінали та копії; за складністю: прості й складні; за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового ( до 10 років); за технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом. Реквізити – елементи, з яких складаються документи. за держстандартом всього реквізитів 32. до постійних належать назва виду документа, текст, дата, підпис. Національний стандарт України поширюється на звіти про роботи (дослідження, розроблення) або окремі етапи робіт, що виконуються у сфері науки і техніки.

Стандарт установлює загальні вимоги до побудови, викладення та оформлення звітів. Стандарт застосовується складачами звітів про будь-які науково-дослідні, дослідно-конструкторські і дослідно-технологічні роботи. Стандарт може бути застосований також до таких документів, як дисертації, річні звіти, посібники тощо.