2.7.2.Проведение внутренних аудитов

В ходе проверки производится сбор объективных доказательств посредством опроса персонала или проверяемого сотрудника, изучения документов и проведения наблюдений.

При этом производится проверка соблюдения установленного порядка контроля за качеством исполнения работ, выполняемых в ходе исполнения работ или непосредственно после них. Все данные, полученные при проверке, фиксируются. Форма записей выбира­ется аудиторами самостоятельно, т.к. эти данные являются рабочими и применяются впо­следствии для оформления результатов проверки.

Обнаруженные несоответствия фиксируются, анализируются и аргументируются положениями ИСО серии 9000, стандартов полиграфии, внутренних документов СМК. При описании и анализе несоответствия необходимо всегда подтверждать его объективным доказательст­вом, делая ссылки на соответствующую нормативную документацию.

Указывается градация несоответствий. В СМК ООО «Полиграф» приняты 2 вида несоответствия:

1. значительные;

2. малозначительные.

Значительным считается несоответствие, если полностью отсутствует или наруша­ется выполнение элемента какого-либо стандарта полиграфии, процедуры или положения РК.

Малозначительным считается наблюдаемое упущение в функционировании СМК ООО «Полиграф» или в документации, которое может повлиять на качество процессов или услуг.

Наличие значительных или более 10 малозначительных несоответствий характери­зует СМК как несоответствующую.

Сроки устранения значительных несоответствий - немедленно (до 3-х дней), мало­значительных - от 3-х дней до 1 месяца в зависимости от объема работ.

В конце проверки члены проверяющей группы уединяются для суммирования итогов проверки, проводят совещание, после которого согласуются формулировки запи­сей в Актах о несоответствиях с руководителем проверяемого подразделения или прове­ряемым специалистом. Руководитель подразделения/проверяемый спе­циалист расписывается в Актах несоответствия.

Завершается проверка проведением заключительного совещания аудиторов, руко­водителя подразделения и персонала до оформления отчетных документов. На этом со­вещании главный специалист-эксперт знакомит проверяемых с результатами проверки, уточняются неясные детали, выясняются мнения сторон.

Руководитель подразделения (или назначенный им исполнитель) или проверяемый специалист разрабатывают корректирующие действия, обсуждаются и назначаются сроки исполнения по каждому несоответствию. Корректирующие действия и сроки запи­сываются в актах о несоответствиях.