2.6.3.Предупреждающие действия

Целями предупреждающих действий являются выявление, анализ и устранение потенциальных причин несоответствий СМК, сведение вероятности появления несоответствий и их причин к минимуму и в дальнейшем, при регулярном повторении предупреждающих действий, к «0» .

При разработке предупреждающих действий рассматриваются такие источники (входные данные):

• процессы предоставления полиграфических услуг;

• результаты контроля, мониторинга и измерений в процессе производства услуги, в т.ч. внутренних аудитов;

• протоколы, акты, отчеты проверок СМК, отзывы потребителей и персонала, жалобы и претензии потребителей, результаты самооценки.

Анализ входных данных проводится генеральным директором ООО «Полиграф» ежеквар­тально. Факт проведения анализа оформляется протоколом.

По результатам анализа входных данных намечаются предупреждающие меры.

Разработка предупреждающих действий включает следующие этапы:

• установление потенциальных несоответствий;

• оценку необходимых действий с целью предупреждения появления несоответствия;

• определение и осуществление необходимых действий;

• разработка мероприятий со сроками устранения несоответствий;

• записи (отметки) результатов предпринятых действий;

• анализ предпринятых предупреждающих действий.

Выходными данными предупреждающих действий являются сведение риска появ­ления несоответствия и его причин к минимуму и отчетные документы по разработанным и внедренным мероприятиям.

2.7.Процедура проведения внутреннего аудита

2.7.1.Планирование аудита

Для осуществления проведения внутренних аудитов качества должна быть получена информация по ранее выявленным несоответствиям (по итогам предыдущей проверки и в повседневной деятельности) и выполнении корректирующих действий.

Этапы планирования внутренних аудитов:

• подготовка персонала для реализации графика аудитов;

• подготовка графика аудитов на текущий год;

• утверждение графика аудитов и издание приказа по назначению главного аудитора на аудит;

• подготовка программы аудита подразделений или специалиста(ов);

• согласование программы аудита с проверяемым под­разделением;

• анализ несоответствий предыдущего аудита;

• подготовка и комплектование документов по плани­руемому аудиту;

• ознакомление членов группы с планом аудита, распре­деление функций аудиторов;

• ознакомление с планом аудита проверяемого;

• выделение ресурсов для аудита.

Документы по планированию аудитов:

• график проведения аудитов СМК ООО «Полиграф»;

• программа аудита подразделений или специалистов;

• приказ о создании групп аудиторов для конкретной проверки, назначении главных аудиторов и проведении аудита.

В соответствии с графиком проведения проверок качества готовится проект приказа о проведении аудитов на утверждение генеральному директору ООО «Полиграф». В приказе оговариваются сроки проведения внутренних аудитов, назначение главного специалиста-эксперта и лиц для проведе­ния конкретной проверки. В зависимости от объема проверки в группу проверки может входить один или несколько человек.

Приказом генерального директора проверяемое подразделение или проверяемый сотрудник извеща­ется о сроках проведения проверки и о составе аудиторской группы. Проверяемый сотруд­ник (подразделение, служба) готовит необходимые документы для предстоящей провер­ки.