Тема 13. Организация контроля за деятельностью подчиненных

13.1. Сущность, содержание и виды контроля деятельности подчиненных

Для эффективного функционирования современного производства необходима чёткая организация труда, что предполагает создание упорядоченной системы взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом в едином производственном процессе. При этом одни работники выступают в роли руководителей, а другие – подчинённых. Подчинённые обязаны исполнять требования руководителей, предъявляемые в пределах закреплённых за ними полномочий. Однако далеко не всегда подчиненные, будь то нижестоящие менеджеры или рабочие, в должной мере выполняют свои трудовые функции. Это может иметь место по самым различным причинам: свойствам характера подчинённого, его некомпетентности, несобранности, недисциплинированности, психологическими особенностями, отсутствием должной мотивации к труду, и многими другими. Такое положение вызывает объективную необходимость осуществления контроля их деятельности.

Контроль деятельности подчиненных представляет собой вид управленческой деятельности менеджеров, направленный на приведение объекта управления в заданное состояние в пределах установленных параметров путём установления стандартов деятельности (норм труда), измерения фактических параметров деятельности и достигну­тых результатов и их отклонения от установленных стандар­тов, корректировка деятельности подчиненных, направленная на приведение выявленных отклонений в заданное состояние.

Контроль как функция управления завершает управленческий цикл и объективно связан со всеми функциями управления. Любая функция управления может эффективно действо­вать только при наличии эффективно действующей системе контроля. Так, контроль осуществляется на основании сравнения плановых показателей с данными учета. По результатам контроля осуществляются анализ деятельности персонала и его мотивация, организационные и кадровые перестановки. Результаты контроля позволяют прогнозировать и планировать кадровую карьеру подчиненных. Контроль деятельности подчиненных позволяет сделать корректировку должностных обязанностей подчиненных, их плановых заданий, нормативов, показателей, организации труда, распорядка дня и т.п.

Современная наука и практика выработали различные виды контроля деятельности подчинённых. Они могут быть систематизированы и классифицированы по следующим критериям:

• в зависимости от должностной иерархии в организации различают контроль деятельности подчиненных на высшем уровне управления, контроль на уровне структурных подразделений, контроль на низшем уровне управления (бригады, участка, отдела и т.п.);

• по периодичности – непрерывный и периодический контроль деятельности подчиненных;

• по степени механизации – личный контроль, механизированный, автоматизированный, автоматический контроль;

• в зависимости от принимаемого решения - активный (предупреждающий) и пассивный контроль (по отклонениям);

• по степени охвата подчиненных контролем - сплошной и выборочный контроль;

• по режиму контроля - усиленный (например, в военно-промышленном комплексе) и нормальный контроль;

• по способу получения и обработки информации – визуальный (осуществляется в процессе непосредственного общения с подчиненными), аналитический, статистический, регистрационный;

• по периодичности – непрерывный и периодический контроль работы подчиненных;

• по форме осуществления контроль может быть внутренним (система контроля организуется непосредственно руководителем подразделения) и внешним, когда контроль осуществляется, кроме непосредственного руководителя, вышестоящими руководителями либо специально-созданными подразделениями (охрана организации, служба безопасности и т.п.);

• по видам деятельности подчиненных - контроль деятельности рабочих, служащих, ИТР и т.д.;

• в зависимости от стадии трудового процесса различают предварительный или входной контроль, текущий контроль (в процессе трудовой деятельности), одним из разновидностей которого является промежуточный контроль (по итогам проводимых аттестаций кадров), и заключительный контроль. Предварительный контроль осуществляется до начала работ в процессе оценки работника при его приеме на работу. Цель предварительного контроля заключается в определении соответствия характеристик будущего работника (образования, квалификации, опыта работы и т.д.) предъявляемым требованиям и возможности выполнять обязанности, определенные должностными инструкциями. Ошибки на этом этапе являются определяющими в достижении запланированных результатов организации. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ организацией в соответствии с при­нятыми решениями. Как правило, он осуществляется непосредственным руководителем и основан на соизмерении факти­ческих результатов проделанной работы с плановой. Промежуточный контроль осуществляется по итогам проводимой аттестации кадров, при построении карьеры подчиненных и в ряде других случаев. Заключительный контроль осуществляется после завершения работы на основе сравнения фактических результатов и плановых показателей.

В зависимости от специфики организации и ее деятельности могут быть предложены и другие классификации. Так, например, с точки зрения соблюдения этики при осуществлении контроля деятельности подчиненных можно выделять неэтический контроль деятельности подчиненных (с помощью слежки, организации системы доносительства и т.п.) и этический.

При организации контроля деятельности подчиненных следует руководствоваться следующими принципами:

• целенаправленность, взаимная увязка цели контроля с целями организации и её подразделениями;

• ориентация на промежуточные и конечные результаты;

• ответственность. Предусматривает соответствующее вознаграждение и наказание подчиненных за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на них функций и обязанностей (ответственность должна соответствовать полномочиям, мера наказания расти по мере увеличения полномочий – нарушение этого принципа ведет к различного рода злоупотреблениям властью, некомпетентности, а то и к разрушению организации;

• компетентность – это способность управляющего субъекта в процессе контроля принимать верные обоснованные решения, базирующиеся на теоретическом знании основ управления персоналом и практическом знании подчиненных;

• иерархичность – вертикальное построение контроля в зависимости от уровня управления: контроль высшими уровнями управления низших уровней;

• объективность. Контроль деятельности подчиненных не должен базироваться на субъективном мнении менеджера;

• непрерывность. Контроль должен быть постоянен во времени и пространстве;

• своевременность – временной интервал, адекватно соответствующий контролируемому процессу;

• всесторонность. Контроль деятельности подчиненных должен охватывать не только результаты труда, профессиональные качества, но и психологические, моральные и др.;

• соответствие должностным обязанностям подчиненного – контроль должен объективно измерять и оценивать результаты заданного труда;

• эффективность. Предполагает определённое соотношение результатов контроля и затрат на осуществление данного контроля за работой подчиненных (трудовых, временных и т.п.);

• этичность. Методы и способы контроля должны иметь этичный характер, учитывать национальные, религиозные, психологические и иные особенности личности подчинённых.

Контроль деятельности подчинённых, как функция управления, в самом общем виде включает в себя выполнение следующих операций:

• определение конкретных контролируемых количественных, качественных и временных параметров для контроля деятельности конкретных подчиненных работников и, при необходимости, отражение их в соответствующих документах;

• определение источников текущей информации для последующего сравнения плановых и фактических параметров;

• сравнение плановых и фактических величин для оценки степени достижения соответствующей цели;

• определение допустимых границ отклонения полученных величин;

• анализ и выявление причин отклонения;

• обоснование и разработка предложений по исправлению отклонений.

Функция контроля является всеобъемлющей. Она не яв­ляется только полномочиями одного специально назначенного работника. Функцию контроля должен осуществлять любой менеджер.