1.Роль секретаря в ДОУ. Ни одна орг. не может существовать без рук. И его распорядительной деятельности. Рук. нуждается в секретаре, который берет на себя организационные и инфо. обслуживание рук. Секретарь освобождает рук. от траты времени и поддерживает авторитет рук. в орг. Секретарь связывает рук. с внешним миром, сотрудниками орг., оказывает помощь в приеме посетителей, тел.переговоров. Секретарь ведет док. обслуживание рук. обработка, оформление, хр. док. ведет инфо-справочную док. Высококвалифицированному сек. Поручается подготовка практически всех док. в орг. Возлагается все обслуживание, т.к. секретарь визитная карточка орг. 2. Работа с конфидент. док. 1) строгий контроль (лично или через службу безопас) за допуском персонала к секретным док; 2) точное установление того, кто конкретно из рук. и служащих фирмы организует и контролирует секретное делопроизводство фирмы, наделение их соответствующими полномочиями; 3) pазpаботка инструкции по работе с секр. док., ознакомление с нею соответствующих работников фирмы; 4) контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фиpмы; 5) введение системы материального и иного стимулирования служащих фирмы, имеющих доступ к ее секретам; 7) личный контроль со стороны руководителя фирмы службы внутренней безопасности и секретного делопроизводства.

Служащие фирмы, отвечающие за сохр., использование и своевременное уничтожение секретных док., должны быть защищены от соблазна торговли секретами фирмы простым, но радикальным способом - хорошей платой за работу. Ведения секретного делопроизводства коммерческих стpуктуp показывает, что для надлежащего разделения инфо. по степени секретности, содержащейся в док., вполне достаточно введение трех грифов: "для служебного пользования", "секретно" и "совершенно секретно". 3. Компьютерные тех. подготовки док. Системы подготовки текстовых док. можно разбить по функциональному наполнению на след. классы: -текстовые редакторы; -текстовые процессоры; -настольные издательские системы. Текстовые редакторы обеспечивают ввод, изменение и сохранение символьного текста, не требующего форматирования, т. е. изменения шрифта, цвета текста. Текстовые редакторы позволяют: набирать текст, удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста; вставлять группы строк из других текстов, обнаруживать все вхождения определенной группы символов; сохранять набранный текст, печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах док.

Среди функций текстовых процессоров можно выделить: форматирование текста, при этом изменения, вносимые пользователем, сразу находят отражение в документе; возможность предварительного описания структуры будущего док., возможность ввода и редактирования таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны; возможность объединения док. в процессе подготовки текста к печати. 4.Использование сети Интернет и Эл.почты. Электронная почта — технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению Эл. сообщений по распределённой комп. сети. В наст вр любой начинающий пользователь может завести свой беспл. Эл. почтовый ящик, достаточно зарегистрироваться на одном из интернет-порталов. Интернет — это глобальная сеть, объединяющая огромное кол-во компов по всему земному шару. Наиболее интересная особенность Интернета — независимо от физического расположения компов, доступ к ним осуществляется абсолютно одинаково. 5.Язык и стиль деловой док. Типичные ошибки. Структурные ошибки. Источником структурных ошибок яв-ся неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом..

Синтаксические. - Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. - Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. - Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Морфологические. - Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Формы имен прил. более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прил. в подобных текстах оказываются неуместны. Лексические. - Неправильное использование слов и терминов. - Неуместное или использование иностранных слов. - Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие. Стилистические помехи. - Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Технические помехи. К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста.Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма. 6. Работа с кадровыми док. Трудовая книжка.

6. Работа с кадровыми документами

В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В задачи секретаря не входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу. Это делает руководство. Но оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, выполняет секретарь (секретарь-референт).

Для правильного ведения кадровой документации секретарю необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

• Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);

• Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

Прием на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема {например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты: фамилия, имя, отчество пишутся полностью; в дате рождения указываются год, число и месяц рождения; место рождения записывается на основании паспорта; образование-среднее, среднее специальное и высшее указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью. Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

♦ лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;

♦ в анкете указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон;

♦ сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами.

К анкете прилагаются:

♦ копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

♦ фотокарточки.

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку".

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения; о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.78.

В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заключаются:

- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

- на определенный срок не более пяти лет;

- на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника.

Срочные трудовые договоры заключаются, прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объявления поощрения. Они издаются отдельно от других приказов по личному составу.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О первичных учетных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постановление Госкомстата формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В соответствии в Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации". Среди этих форм:

♦          приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

♦          приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

♦          приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

♦          приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т~8).

Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) составляется на каждого, вновь зачисляемого в организацию. Он "заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями работы.

Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляют на оборотной стороне формы.

Проект приказа о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику под расписку.

Работник отдела кадров на основании приказа о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ"80.

Поступивший на работу обязательно ставит свою ознакомительную визу на приказе.

Приказ о переводе на другую работу (форма № Т-5) составляется при оформлении перевода сотрудника из одного структурного подразделения в другое. Он "заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. В приказе указывается, с какого числа происходит перевод и какой оклад назначается.

Приказ визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за сотрудником на прежнем месте работы".

 

В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью КЗоТ. Этот приказ составляется при прекращении трудового догрвора (контракта) и увольнении работника. Форма № Т-8 "заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом. Один — остается в отделе кадров, второй — передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе "Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях" делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником. На основании приказа о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником"82.

Для всех приказов по личному составу обязательно формулирование каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

При оформлении отпусков заполняется приказ о предоставлении отпуска — форма № Т-6. Она "применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах. Одни — остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты, рядом суказанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".

В разделе "Начислено" в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата"83.

Копии приказов о приеме на работу и о переводе обязательно передаются в бухгалтерию, а приказы об увольнении и отпуске сразу заполняются в двух экземплярах, так как в этих приказах предусмотрен расчет заработной платы, проводимый бухгалтерией.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу).

На всех сотрудников, принятых на работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка имеет новую типовую межведомственную форму-Т-2, утвержденную органами статистики.

В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки, выводимый на экран при заполнении.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка находится в алфавитной картотеке работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, а затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2 (обычно при увольнении для подшивки в дело и сдачи в архив). Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учетная карточка научного работника (форма № Т-4). она ведется на формате А5.

Данные этой учетной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном экземпляре.

Изменения, происходящие в служебном положении и анкетно-биогра-фических данных работника, удобно отражать также в дополнении канкете.

Дополнение к анкете заполняется работником, ведущим кадровую документацию, и включает фамилию, имя, отчество работника и два раздела, имеющие табличную форму. В первом разделе помещаются данные о работе после заполнения анкеты: перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности со ссылкой на номер и дату приказа. В необходимых случаях может указываться причина освобождения от должности.

Во втором разделе помещаются данные об изменениях в учетных признаках работника: образовании, квалификации, знании иностранных языков, наличии воинского звания, изменения семейного положения, места жительства, пребывание в длительных заграничных командировках и др. Все вносимые в дополнение к анкете изменения делаются на основании соответствующих документов (приказов по личному составу, документов органов ЗАГС, паспорта, документов учебных заведений).

Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специализации после заполнения учетной карточки

После издания приказа о приеме на работу на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме Т-2) оформляется личное дело.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Исправления, внесенные в трудовую книжку, оговариваются и заверяются печатью.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи. Они являются основным документом о трудовой деятельности и

ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в списочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглашениям с оплатой труда в установленном порядке.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформления личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения по алфавиту.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).

Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе. Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:

У составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа (заполнения унифицированной формы № Т-5);

У подписание приказа и его регистрация;

У ознакомление с приказом работника, о чем делается помета на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);

на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме Т-2 и дополнении к анкете в личном деле;

У изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.

Таким образом, перевод требует внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении.

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа (заполняется унифицированная учетная форма № Т-8).

Приказ подписывается и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.

Копия приказа помещается в личное дело.

На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилии.

Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о ее получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание ее выдачи.

К работе с кадровой документацией относится также оформление отпусков и командировок.

В соответствии со ст. 66 КЗоТ всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ст. 73 КЗоТ РФ говорит о том, что отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации.

Очередность отпусков оформляется в виде графика отпусков, составляемого ежегодно в начале календарного года. При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы организации и личные пожелания работника.

Приказ о предоставлении очередного отпуска составляется на основании личных заявлений работников и графика отпусков. Личные заявления пишутся в произвольной форме для получения любого вида отпуска: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п.

Оформление отпусков включает операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске.

На основании приказа на оборотной стороне личной карточки (форма Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).

Оформление командировок сотрудникам проводится приказами, составляемыми на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указываются: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа.

Командировочное удостоверение, как правило, имеет типовую форму и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специальном журнале.

Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело формируются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

♦          внутренняя опись документов дела;

♦          дополнение к анкете;

♦          заявление о приеме на работу;

♦          анкета с фотокарточкой;

♦          трудовой договор;

♦          приказ о приеме на работу (копия);

♦          документы об образовании (копии);

♦          характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографическик данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

♦          вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

♦          приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

♦          о служебном положении - приказ руководителя организации о

переводе;

• об образовании -документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

• об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, эа которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подписьлица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело, «объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается; "невостребованные трудовые книжки -... шт". При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

♦          учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

♦          учета приказов о командировании;

♦          учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

♦          учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 3 года.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Для удобства при определении сроков хранения документов в приложении к книге дана таблица основных документов по личному составу со сроками их хранения. Таблица составлена на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" и вышедших в 1994-1995 гг. ведомственных перечней: "Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы" и "Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения" (см. Приложение № 10).

Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта 1994г. Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...

1.         Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...

2.         Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения".

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.

Если бухгалтерским учетом занимается бухгалтерия или имеется бухгалтер, то бухгалтерские документы, полученные в общем потоке вместе с другими документами, после первичной обработки передаются секретарем бухгалтеру, который ведет с ними всю дальнейшую работу. Бухгалтерские документы входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации секретарем (в крупных учреждениях- в службе ДОУ). Их учет и регистрация будут проведены бухгалтером или в бухгалтерии.

Если в небольшой фирме бухгалтерский учет возьмет на себя руководитель, секретарю-референту придется в полном объеме помогать ему вести эту систему документации. В этом случае, помимо нормативно-методических документов, регламентирующих организацию общего делопроизводства, надо знать и иметь под рукой для справочной работы законодательно-нормативные акты, определяющие порядок ведения бухгалтерских документов.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

 2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

 3. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

 Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

 4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

 5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

 6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

 7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

II. Ведение трудовых книжек

 8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

 9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

 а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

 б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

 10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

 11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку.

Дубликат трудовой книжки

 26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

ОФОРМЛЕНИЕ

1шаг. Заполните первую страницу трудовой книжки. Если там уже есть записи, проверьте их правильность. 

Фамилия, имя, отчество заполните в соответствии с паспортными данными.

Дата рождения запишите арабскими цифрами (например, 19.01.1987).

Образование укажите прописью и полностью (например, «среднее профессиональное», «высшее профессиональное»).

Специальность запишите в именительном падеже, основываясь на документ об образовании (например, «учитель», «бухгалтер», «экономист»).

Укажите дату заполнения трудовой книжки. Она должна быть не позднее 5 дней с даты приема на работу.

Поставьте свою подпись разборчиво и расшифруйте ее рядом. Проследите, чтобы владелец книжки проставил свою подпись для подтверждения сведений, которые вы указали.

Поставьте печать организации (предприятия), но не отдела кадров.

2 шаг -Перед записью о приеме на работу поставьте штамп предприятия с его данными или пропишите их полностью. Теперь заполните графы:  1 графа – номер записи по порядку (он ставится напротив записи о приеме, переводе, увольнении работника, а не – штампа).  2 графа – дата записи арабскими цифрами (она должна соответствовать дате приема, перевода, увольнения и дате составления соответствующего документа (приказ, распоряжение и т.д.), а не тому дню, когда вы заполняете трудовую книжку).  3 графа – сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, переименовании отдела или организации без сокращений в соответствии с приказом, распоряжением (например, «уволен в связи с истечение срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 трудового кодекса Российской Федерации»). Если работник уволен, укажите свою должность, поставьте подпись с расшифровкой и печать организации. Обязательно должна стоять подпись владельца книжки, которая свидетельствует о его ознакомлении с записью.  4 графа – основание для записи (приказ, распоряжение, решение общего собрания, протокол), дата арабскими цифрами и номер документа (например, «Приказ от 07.05.2011 г. №133-ок).

3 шаг -В «Сведения о награждениях» вносите только записи о государственных наградах и почетныхзваниях в соответствии с приказами, а также о награждениях почетными грамотами, нагрудными значками, дипломами и т.п., производимыми организацией. В 3 графе запишите кем, за какие заслуги награждается работник и тип награды. Остальные графы заполняются тем же образом, как в «Сведениях о работе». 

Денежные премии не вносятся в трудовую книжку.

4 шаг -Оформляйте запись в трудовой книжке по совместительству, если этого желает работник. Но это можно делать только в отделе кадров по основному месту работы.

Обратите внимание:

1. Не делайте запись о приеме на работу в трудовой книжке ранее, чем через 5 дней после даты приема. Если за это время работник решил расторгнуть трудовой договор, то записи быть не должно.  2. Нельзя продолжать записи о работе в разделе «Сведения о награждениях». Если раздел «Сведения о работе» закончился, специалист по управлению персоналом должен оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку. 

Что касается документа, на основании которого вносится запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю, то таким документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу, издаваемый на основе заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ; пункт 3.1), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69.

Запись в трудовую книжку следует внести со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя. Соответственно, в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября 2006 г., в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания (Письмо Роструда от 30 августа 2006 г. № 5140-17).

Пример. Иванов Б.А. работает у частного нотариуса Петрова Владимира Васильевича в должности водителя. Трудовой договор от 15.11.2004 г. № 117 зарегистрирован в органе местного самоуправления. Трудовая книжка у Иванова Б.А. имеется. Приказ о приеме на работу датирован 15.11.2004 г.

Как частный нотариус должен оформить трудовую книжку Иванова Б.A.?

Обратите внимание! В графе 2 ставится именно дата приема на работу, а не дата заполнения трудовой книжки. Эти даты на практике часто путают.

Вместе с тем в трудовых книжках старого образца в графе 2 ранее указывали дату внесения записи. В этой связи до настоящего времени существует и другая точка зрения относительно заполнения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после 6 октября 2006 года. Многие специалисты сходятся во мнении, что поскольку до 06.10.2006 г. предпринимателям не позволялось вести трудовые книжки, поэтому указание в графе 2 фактической даты приема на работу может свидетельствовать о заполнении трудовой книжки «задним числом», что является нарушением. Поэтому они предлагали внести запись в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника, датой введения в действие изменений в Трудовой кодекс РФ (графа 2 – 06.10.2006; графа 3 – наименование работодателя, запись о структурном подразделении, должности и дате приема на работу).

Большинство же специалистов считают, что более удачным является вариант, предложенный в письме Минсоцздравразвития от 30 августа 2006 г. № 5140-17 (внесение записи о приеме на работу со дня начала работы у данного предпринимателя), поскольку именно он в большей степени отвечает интересам работника.

Сведения в трудовой книжке о награждениях

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. 

Записи в трудовой книжке об увольнении

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

Пунктом 5.1. Инструкции №69 установлено, что запись об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:  в графе 1 ставится порядковый номер записи;  в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);  в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);  в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.  Днем увольнения работника является последний день его работы (статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. ТК РФ предусматривает случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы: например, в соответствии со статьей 127 ТК РФ при предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением (по письменному заявлению работника) днем увольнения считается последний день отпуска. Исключение при этом составляют случаи увольнения за виновные действия.

Пример.

15 марта 2005 года считается последним днем работы Петрова А.Н., уволенного по сокращению штата работников ЗАО "Марс".

В трудовую книжку Петрова А.Н. специалист кадровой службы ЗАО "Марс" должна внести следующую запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (15.03.2005), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается: приказ №54-к от 15.03.2005 года.  Окончание примера.  При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ. Например, "Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Причем, если работник увольняется по причинам, которые предоставляют какие-либо льготы или преимущества, то, согласно пункту 5.6 Инструкции №69, рядом со ссылкой на статью указываются эти причины. Например, "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным федеральными законами, - в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие пункт, статью федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью отдела кадров, печатью обособленного подразделения).

Администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения, в противном случае ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя перед работником.

По материалам группы консультантов-методологов «BKR-Интерком-Аудит»

Работа по совместительству

Право вносить запись о прекращении трудового договора, заключенного на условиях совместительства, принадлежит работодателю только по основному месту работы. Работодатель не вправе вносить какие-либо записи в трудовую книжку работника, работающего у него по совместительству. Следовательно, произвести запись о переводе работника-совместителя на другую работу (об увольнении его с работы) можно только после внесения записи о приеме такого лица на работу по основному месту работы. И только потом, когда у работника появится основное место работы, работодатель вправе внести в трудовую книжку запись об увольнении его с работы как совместителя.

Учитывая такие сложности, на практике переход с работы по совместительству оформляется путем приема на работу по месту основной работы и прекращения трудового договора, заключенного на условиях совместительства.

7. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. К сожалению, из-за некомпетентности секретари иногда не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В задачи секретаря не входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу. Это делает руководство или специально выделенные сотрудники. Но оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, выполняет секретарь (секретарь-референт).

Для правильного ведения кадровой документации секретарю необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

•          Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);

•          Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кадровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров".

Прием на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но фирма может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема {например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые-справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты: фамилия, имя, отчество пишутся полностью; в дате рождения указываются год, число и месяц рождения; место рождения записывается на основании паспорта; образование-среднее, среднее специальное и высшее-указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью.

Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

♦          лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;

♦          в анкете указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон;

♦          сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

 Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами.

К анкете прилагаются:

♦          копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

♦          фотокарточки.

При сообщении в анкете сведений об опубликованных трудах поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов).

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность, например, работника службы безопасности, начальника структурного подразделения и др.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Комментариях к КЗоТ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт).

 

Примерная форма трудового договора (контракта)

 

1. Предприятие (организация)

(наименование)

в лице и         

(должность, ф.и.о.) именуемое в дальнейшем "Предприятие", и гражданин

(ф.и.о.)

именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящий договор о нижеследующем.

 Указываются основные характеристики работы и требования куров-ню их выполнения; по объему их производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), уровню выполнения норм и нормированных заданий, соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости.

При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы и другие обязательства.

  2. Работник

(ф.и.о.)

принимается на работу       

(наименование структурного подразделения предприятия) по профессии, должности

квалификации

(полное наименование профессии, должности) (разряд, квалификационная категория)

3.         Договор является: договором по основной работе

договором по совместительству (нужное подчеркнуть)

4.         Вид договора:

-          на неопределенный срок (бессрочный)

-          на определенный срок

(указать причину заключения срочного договора)

 8. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату.

Указываются конкретные меры по организации  производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.

При предоставлении руководителю структурного подразделения права найма работников на работу в данный пункт договора вносят соответствующую запись.

- на время выполнения определенной работы

(указать, какой)

5,         Срок действия договора.  Начало работы

Окончание работы  

6.         Срок испытания:   

а) без испытания

б)        

(продолжительность испытательного срока)

7. Работник должен выполнять следующие обязанности:

9. Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными и опасными условиями труда

10.       Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21 апреля 1993 г. № 471 "О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации"           

11.       Особенности режима рабочего времени;

- неполный рабочий день  

~ неполная рабочая неделя.

- почасовая работа  

12. Работнику устанавливается:

-          должностной оклад (тарифная ставка) .    руб. за 1 час. работы

-          надбавка (доплата и другие выплаты)

руб. в месяц или

(указать вид доплат, надбавок} руб. (в % к ставке, окладу)

13.       Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью

-          основной       рабочих дней

-          дополнительный      рабочих дней

14.       Другие условия договора, связанные со спецификой труда

Работник

Предприятие (работодатель)

(ф.и.о.)

(ф.и.о., должность)

Адрес.

Адрес,

Определение трудового договора (контракта) дает ст. 15 КЗоТ: "Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон".

В комментариях к ст. 15 КЗоТ в §2 есть очень важное разъяснение о том, что КЗоТ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны вправе сами выбирать наименование заключаемого ими договора о труде. "Вместе с тем надо учитывать, что для оформления отношений между отдельными категориями работников и работодателем следует заключать именно контракты, если это прямо предусмотрено законом. Это, в частности, касается работников образовательных учреждений, руководителей предприятий".

В комментариях к ст. 15 также хорошо разъясняется содержание трудового договора (контракта): взаимные права, обязанности и ответственность сторон.

Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения; о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.78.

В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заключаются:

 на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

 на определенный срок не более пяти лет;

 на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом79.

Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких договорах срокдоговора оговаривается фразой типа "на время отпуска по уходу за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу". Срок испытания оговорен в ст. 22 КЗоТ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".

Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объявления поощрения. Они издаются отдельно от других приказов по личному составу.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О первичных учетных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постановление Госкомстата формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В соответствии в Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации". Среди этих форм:

♦          приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

♦          приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

♦          приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

♦          приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т~8).

Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) составляется на каждого, вновь зачисляемого в организацию. Он "заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями работы.

Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляют на оборотной стороне формы.

Проект приказа о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику под расписку.

Работник отдела кадров на основании приказа о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ"80.

Поступивший на работу обязательно ставит свою ознакомительную визу на приказе.

Приказ о переводе на другую работу (форма № Т-5) составляется при оформлении перевода сотрудника из одного структурного подразделения в другое. Он "заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. В приказе указывается, с какого числа происходит перевод и какой оклад назначается.

Приказ визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за сотрудником на прежнем месте работы".

 

В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью КЗоТ. Этот приказ составляется при прекращении трудового догрвора (контракта) и увольнении работника. Форма № Т-8 "заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом. Один — остается в отделе кадров, второй — передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе "Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях" делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

На основании приказа о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником"82.

Для всех приказов по личному составу обязательно формулирование каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

При оформлении отпусков заполняется приказ о предоставлении отпуска — форма № Т-6. Она "применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах. Одни — остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты, рядом суказанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".

В разделе "Начислено" в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата"83.

Копии приказов о приеме на работу и о переводе обязательно передаются в бухгалтерию, а приказы об увольнении и отпуске сразу заполняются в двух экземплярах, так как в этих приказах предусмотрен расчет заработной платы, проводимый бухгалтерией.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу).

На всех сотрудников, принятых на работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка имеет новую типовую межведомственную форму-Т-2, утвержденную органами статистики.

В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки, выводимый на экран при заполнении.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка находится в алфавитной картотеке работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, а затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2 (обычно при увольнении для подшивки в дело и сдачи в архив). Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учетная карточка научного работника (форма № Т-4). она ведется на формате А5.

Данные этой учетной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном экземпляре.

Изменения, происходящие в служебном положении и анкетно-биогра-фических данных работника, удобно отражать также в дополнении канкете.

Дополнение к анкете заполняется работником, ведущим кадровую документацию, и включает фамилию, имя, отчество работника и два раздела, имеющие табличную форму. В первом разделе помещаются данные о работе после заполнения анкеты: перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности со ссылкой на номер и дату приказа. В необходимых случаях может указываться причина освобождения от должности.

Во втором разделе помещаются данные об изменениях в учетных признаках работника: образовании, квалификации, знании иностранных языков, наличии воинского звания, изменения семейного положения, места жительства, пребывание в длительных заграничных командировках и др. Все вносимые в дополнение к анкете изменения делаются на основании соответствующих документов (приказов по личному составу, документов органов ЗАГС, паспорта, документов учебных заведений).

Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специализации после заполнения учетной карточки

После издания приказа о приеме на работу на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме Т-2) оформляется личное дело.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Исправления, внесенные в трудовую книжку, оговариваются и заверяются печатью.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи. Они являются основным документом о трудовой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в списочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглашениям с оплатой труда в установленном порядке.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформления личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения по алфавиту.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).

Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе. Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:

У составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа (заполнения унифицированной формы № Т-5);

У подписание приказа и его регистрация;

У ознакомление с приказом работника, о чем делается помета на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);

на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме Т-2 и дополнении к анкете в личном деле;

У изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.

Таким образом, перевод требует внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении.

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа (заполняется унифицированная учетная форма № Т-8).

Приказ подписывается и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.

Копия приказа помещается в личное дело.

На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилии.

Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о ее получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание ее выдачи.

К работе с кадровой документацией относится также оформление отпусков и командировок.

В соответствии со ст. 66 КЗоТ всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ст. 73 КЗоТ РФ говорит о том, что отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации.

Очередность отпусков оформляется в виде графика отпусков, составляемого ежегодно в начале календарного года. При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы организации и личные пожелания работника.

Приказ о предоставлении очередного отпуска составляется на основании личных заявлений работников и графика отпусков. Личные заявления пишутся в произвольной форме для получения любого вида отпуска: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п.

Оформление отпусков включает операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске.

На основании приказа на оборотной стороне личной карточки (форма Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).

Оформление командировок сотрудникам проводится приказами, составляемыми на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указываются: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа.

Командировочное удостоверение, как правило, имеет типовую форму и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специальном журнале.

Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело формируются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

♦          внутренняя опись документов дела;

♦          дополнение к анкете;

♦          заявление о приеме на работу;

♦          анкета с фотокарточкой;

♦          трудовой договор;

♦          приказ о приеме на работу (копия);

♦          документы об образовании (копии);

♦          характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографическик данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

♦          вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

♦          приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

♦          о служебном положении - приказ руководителя организации о

переводе;

• об образовании -документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

• об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, эа которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подписьлица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело, «объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается; "невостребованные трудовые книжки -... шт". При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

♦          учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

♦          учета приказов о командировании;

♦          учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

♦          учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 3 года.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Для удобства при определении сроков хранения документов в приложении к книге дана таблица основных документов по личному составу со сроками их хранения. Таблица составлена на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" и вышедших в 1994-1995 гг. ведомственных перечней: "Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы" и "Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения" (см. Приложение № 10).

Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта 1994г. Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...

1.         Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...

2.         Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения".

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.

Если бухгалтерским учетом занимается бухгалтерия или имеется бухгалтер, то бухгалтерские документы, полученные в общем потоке вместе с другими документами, после первичной обработки передаются секретарем бухгалтеру, который ведет с ними всю дальнейшую работу. Бухгалтерские документы входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации секретарем (в крупных учреждениях- в службе ДОУ). Их учет и регистрация будут проведены бухгалтером или в бухгалтерии.

Если в небольшой фирме бухгалтерский учет возьмет на себя руководитель, секретарю-референту придется в полном объеме помогать ему вести эту систему документации. В этом случае, помимо нормативно-методических документов, регламентирующих организацию общего делопроизводства, надо знать и иметь под рукой для справочной работы законодательно-нормативные акты, определяющие порядок ведения бухгалтерских документов.

ПРИКАЗЫ.

Приказ по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по основным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание приказов по кадрам, как правило, наделяется руководитель предприятия (организации, учреждения). К его полномочиям также относитсяотмена ранее изданных приказов, а в необходимых случаях - и ранее изданных распоряжений по кадрам. Распоряжение по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по второстепенным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание распоряжений по кадрам обычно наделяются заместители руководителя предприятия (организации, учреждения), а также руководители обособленных структурных подразделений. Все приказы (распоряжения) по кадрам можно условно разделить на две функциональные группы:

1) издаваемые для документирования управленческих решений, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работников предприятия (организации, учреждения);

2) издаваемые для документирования управленческих решений по другим вопросам кадровой работы, непосредственно не связанных с трудовой деятельностью работников предприятия (организации, учреждения).

В следующих статьях мы сосредоточимся на приказах (распоряжениях), относящихся к первой функциональной группе, уделив особое внимание типичным ошибкам в:

- приказах (распоряжениях) о приеме на работу;

- приказах (распоряжениях) о переводе на другую работу;

- приказах (распоряжениях) об увольнении (прекращении (расторжении) трудового договора).

Примерная классификация приказов по кадрам представлена на рисунке.