Перевірка документів

Одним із найбільш доказових джерел інформації є первинний документ, в якому фіксується кожна господарська операція. Тому особливу увагу слід приділити вивченню підробок у докумен­тах. Перевірка достовірності документів та реквізитів і записів, які в них містяться, здійснюється з метою виявлення фальсифіко­ваних документів. До фальсифікованих документів відносяться і такі, в яких є підчистки, підроблені записи і резолюції, заміна текстів і цифр тощо. Такі документи використовуються з метою приховування обману та інших порушень правил ведення бух­галтерського обліку. Особлива увага повинна приділятись відбит­кам штампів і печаток, їх незвична форма, різний розмір тих са­мих знаків, неправильний текст та інші ознаки можуть вказува­ти на підробку документа. Мають значення зовнішній вигляд документа, папір, на якому він виконаний, форма бланка, фарба, якою зроблені записи (чорнила, паста, олівець), колір фарби і т.д.

Особлива увага також приділяється підписам посадових і ма­теріально відповідальних осіб, які приймали і відпускали товар­но-матеріальні цінності або грошові кошти. При виявленні доку­ментів, підписи на яких викликають підозру, аудитор повинен порівняти підписи на сумнівних документах з підписами тих же осіб на інших документах, а також застосувати прийоми перевірки відображених у документах операцій по суті.

Огляд документів з метою виявлення підробки повинен поєднуватись з перевіркою правил їх оформлення. Оглядаючи документ, аудитор одночасно звертає увагу на правильність його оформлення, наявність необхідних реквізитів, спосіб виконання записів і т.д. Якщо в документі є виправлення, необхідно перевіри­ти, чи допустимі вони виходячи з характеру документа (в касо­вих і банківських документах виправлення не допускаються), чи правильно здійснені виправлення (помилка в документах виправ­ляється шляхом перекреслення неправильного тексту або суми тонкою лінією так, щоб можна було прочитати перекреслене, і надписання над перекресленим правильного тексту або суми), чи підтверджені виправлення підписами осіб, які склали і підписа­ли документ.

Арифметична перевірка документів полягає у встановленні правильності арифметичних підрахунків (підсумкових сум, об­числення процентів, множення кількісних показників на ціннісні і т.д.), які виконуються при оформленні та обробці документів.

Нормативна перевірка дозволяє встановити правильність за­стосування в документах нормативних даних (цін, розцінок, норм трудових витрат, норм природних збитків, норм витрат матеріаль­них цінностей).

Нормативною перевіркою виявляються факти завищення норм витрат матеріальних запасів, природних збитків, що може свідчити про шахрайство або допущені помилки. Тому після ви­явлення таких фактів необхідно всебічно перевірити причини порушень і встановити їх справжній характер.

Необхідно також перевіряти, наскільки відповідають відобра­жені в документах господарсько-фінансові операції встановленим правилам і положенням, що дозволяє встановити факти їх навмис­них порушень (наприклад, незаконний залік пересортування про­дукції, незаконне списання недостач і втрат продукції на витрати виробництва, перевищення ліміту залишку готівкових грошей в касі і т.д.).

Після формально-правової перевірки документи можуть ха­рактеризуватись як доброякісні, тобто правильно оформлені, які вірно відображають здійснені операції, або як недоброякісні.