Контрольная работа №2 Системы управления базами данных Microsoft Access

Быстрый путь ввода данных.

Копирование данных из предыдущей записи: <ctrl>+<”>.

Вставка текущей даты: <ctrl>+<;>.

Вставка текущего времени: <ctrl>+<:>.

Вырезать: <ctrl>+<X>.

Копировать: <ctrl>+<C>.

Вставить: <ctrl>+<V>.

Добавление и удаление записей.

Для добавления:

1. Перейти на первое пустое поле новой записи.

2. Введите значение и нажмите <Tab> для перехода к следующему полю.

Для удаления:

1. Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от удаляемой записи.

2. Нажмите <delete> или выберите команду Правка - Удалить записи.

3. ОК.

Вставка в запись рисунка или объекта.

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в Paint), а затем вставляется в текущую запись.

1. Перейти в режим Конструктора таблиц.

2. Добавить поле объекта OLE.

3. В режиме Таблицы установить курсор в нужную клетку и выполните команду Вставка –Объект.

4. В появившемся окне выберите тип создаваемого объекта (Точечный рисунок).

5. Нажмите ОК.

6. После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполните команду Файл – Выход и возврат приложения OLE.

7. Подтвердите обновление объекта в MS Access.

Простая форма.

1. В окне БД щелкните на вкладке Таблица.

2. Выберите нужную таблицу.

3. Выполните команду Вставка – Автоформа.

4. При закрытии окна, сохраните форму.

Добавление записей с помощью формы.

В окне формы щелкните на кнопке Новая запись и введите данные в пустые поля формы.

Поиск и замена данных.

1. В окне БД щелкните на вкладке Таблица или Форма. Выберите нужную таблицу или форму.

2. Щелкните в любом месте поля, в котором будет осуществляться поиск.

3. Выполните команду Правка – Найти.

4. В появившемся окне, в поле Образец введите последовательность символов, которую нужно искать.

5. В поле Совпадение укажите: Сначала поля, если данные известны целиком; С любой частью поля, если поиск ведется по части данных.

6. Щелкните на кнопке Найти, затем Найти далее.

7. Нажмите Закрыть.

Для выполнения замены данных выполните команду Правка – Заменить.

Сортировка данных.

1. В окне БД щелкните на вкладке Таблица или Форма. Выберите нужную таблицу или форму.

2. Щелкните в поле, в котором будет осуществляться сортировка.

3. Выполните команду Записи – Сортировка.

Фильтрация данных.

Существует 4 вида фильтров:

1. Фильтр по выделенному фрагменту.

2. Обычный фильтр.

3. Фильтр контекстного меню.

4. Расширенный фильтр.

В режиме работы с таблицами выполните команду Записи – Фильтр – Расширенный фильтр. В окне Фильтр:

1. Перетащите выбранное имя поля в первую клетку строки Поле.

2. В клетку Условие отбора введите соответствующее условие.

3. Нажмите <Enter>.

4. Выполните команду Фильтр – Применить фильтр.

Для отображения всех записей выполните команду Записи – Удалить фильтр.

Удаление с экрана лишних данных.

• Одного столбца – установите в него курсор и выполните команду Формат – Скрыть столбцы.

• Нескольких столбцов, а также восстановления их отображения - выполните команду Формат – Отобразить столбцы.

Фиксация столбцов.

1. Выделить столбцы для фиксации.

2. Выполните команду Формат – Закрепить столбцы.

Для отмены фиксации выполните команду Формат – Освободить столбцы.

Простой отчет.

1. В окне БД щелкните на вкладке Таблица.

2. Выберите нужную таблицу.

3. Выполните команду Вставка – Автоотчет.

4. При закрытии окна, сохраните отчет.

Установление связей между таблицами.

1. В окне БД выполните команду Сервис – Схема данных.

2. В появившемся окне выберите таблицы для связи , нажмите Добавить, Закрыть.

3. Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и «перетащите» это поле на связующее поле другой таблицы.

4. Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных.

5. Нажмите Создать.

Запрос на выборку.

1. В окне БД выберите Создание запроса в режиме Конструктора.

2. В появившемся окне укажите имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажмите Добавить, Закрыть.

3. В строке Поле укажите поля, по которым будет осуществляться запрос.

4. В строке Вывод на экран флажок должен отображаться галочкой.

5. В строке Условие отбора введите критерии выбора (по заданию).

6. Запустите запрос, нажав кнопку с изображением !.

7. При закрытии, сохраните запрос.

Параметрический запрос.

1. Создать запрос выбора, выбрав необходимые поля и задав условие выбора.

2. В качестве условия введите параметр, заключенный в [ ] (например, [Введите название] или >[Выше какого роста?]).

3. Выполните команду Запрос – Параметры.

4. В появившемся окне введите параметр без [ ] и укажите соответствующий ему тип данных. Нажмите ОК.

5. Запустите запрос, нажав кнопку с изображением !.

6. В появившемся окне укажите значение параметра.

7. При закрытии, сохраните запрос.

Вычисляемые поля в запросах.

Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется Вычисляемым полем. Оно существует только в результирующей таблице.

1. Создать запрос выбора, выбрав необходимые поля.

2. В строку Поле пустого столбца бланка запроса введите выражение, начинающееся со знака = и состоящее из имен полей, заключенных в квадратные скобки, и какой либо арифметической операции.

3. Запустите запрос, нажав кнопку с изображением !.

4. В результирующей таблице появится новое поле с названием Выражение 1.

5. Вернувшись в режим Конструктора, измените имя Выражение 1 на более значимое.

8. При закрытии, сохраните запрос.

Итоговые запросы.

Запросы позволяют производить итоговые вычисления. Для этого предусмотрены следующие статистические функции:

Sum – суммирование значений определенного поля.

Avg – вычисление среднего значения данных определенного поля.

Min – вычисление минимального значения поля.

Max – вычисление максимального значения поля.

Count – вычисление количества записей, отобранных запросом.

First – определяется первое значение в указанном поле записей, отобранных запросом.

Last – определяется последнее значение в указанном поле записей, отобранных запросом.

StDev – вычисляется стандартное отклонение значений данного поля, для всех записей, отобранных запросом.

Var - вычисляется вариация значений данного поля, для всех записей, отобранных запросом.

1. Создать запрос выбора, выбрав необходимые поля.

2. Выполните команду Вид – Групповая операция. В результате чего в бланке запроса появится строка Групповая операция.

3. Для соответствующего поля выберите нужную функцию из списка Группировка.

4. Запустите запрос, нажав кнопку с изображением !.

5. При закрытии, сохраните запрос.

Перекрестный запрос.

1. Создать запрос выбора, выбрав поля, значения которых в новой таблице должны появиться в виде строк, столбцов и в качестве значения.

2. Выполните команду Запрос – Перекрестный. Строка запроса Вывод на экран изменится на строку Перекрестная таблица и перед ней появится строка Групповая операция.

3. Щелкните мышью в строке Перекрестная таблица и выберите соответствующие значениям данных полей опции из раскрывающегося списка.

4. Для поля, содержимое которого индицируется в качестве значений, в строке Групповая операция введите необходимую функцию.

5. Запустите запрос, нажав кнопку с изображением !.

6. При закрытии, сохраните запрос.

Запрос на создание таблицы.

1. Создать запрос выбора и проверить его корректность, перейдя в режим Таблица. Для создания резервной копии таблицы в строку Поле достаточно поместить символ *, заменяющий все поля таблицы и находящийся в начале списка полей таблицы.

2. Вернувшись в режим Конструктора, выполните команду Запрос – Создание таблицы…

3. В появившемся окне введите имя новой таблицы и нажмите ОК.

4. Запустите запрос, нажав кнопку с изображением !.

5. В появившемся окне нажмите ОК.

6. При закрытии, сохраните запрос.

Запрос на обновление.

1. Создать запрос выбора и проверить его корректность, перейдя в режим Таблица.

2. Вернувшись в режим Конструктора, выполните команду Запрос – Обновление.

3. В появившейся строке Обновление в соответствующих столбцах задайте новые значения полей таблицы. В качестве таковых могут выступать и вычисляемые поля.

4. Запустите запрос, нажав кнопку с изображением !.

5. В появившемся окне нажмите ОК.

6. При закрытии, сохраните запрос.

Запрос на добавление записей.

1. Создать запрос выбора и проверить его корректность, перейдя в режим Таблица.

2. Вернувшись в режим Конструктора, выполните команду Запрос – Добавление…

3. В появившемся окне введите имя таблицы, к которой нужно присоединить данные, и нажмите ОК.

4. Запустите запрос, нажав кнопку с изображением !.

5. В появившемся окне нажмите ОК.

6. При закрытии, сохраните запрос.

Запрос на удаление записей.

1. Создать запрос выбора и проверить его корректность, перейдя в режим Таблица.

2. Вернувшись в режим Конструктора, выполните команду Запрос – Удалить.

3. В появившейся строке Удалить установите при необходимости дополнительные критерии отбора.

4. Запустите запрос, нажав кнопку с изображением !.

5. В появившемся окне нажмите ОК.

6. При закрытии, сохраните запрос.

Создание формы без помощи Мастера.

1. В окне БД щелкните на вкладке Форма.

2. Нажмите Создание формы в режиме Конструктора.

3. При открытии окно конструктора Форма содержит одну область – область данных. Помимо этого, форма может содержать область заголовка, примечания и колонтитулов. Для добавления этих областей используются команды Вид – Заголовок – Примечание формы и Вид – Колонтитулы.

4. Для вывода инструментального окна выберите команду Вид – Панель элементов.

Выполните команду Вид – Список полей для выбора полей, которые будут включены в форму. Разместите поля в область данных. Поля, добавляемые таким способом, состоят из надписи и поля для ввода данных.

Формы для связанных таблиц.

1. В окне БД щелкните на вкладке Форма.

2. Нажмите Создание формы с помощью Мастера.

3. В появившемся окне укажите имена полей для главной и подчиненной форм и порядок их размещения в новой форме, выбрав имя таблицы из раскрывающегося списка Таблицы/Запросы. Нажмите кнопку Далее.

4. В следующем окне выберите переключатель Подчиненные формы.

5. Далее выберите вид подчиненной формы.

6. Далее выберите стиль формы.

7. Озаглавьте главную и подчиненную формы и нажмите кнопку Готово.

Создание отчета.

Для создания отчета с помощью Мастера:

1. В окне БД щелкните на вкладке Отчет.

2. В открывшемся окне выберите Создание отчета с помощью Мастера.

3. Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет.

4. Выберите поля, данные которых будут помещены в отчет.

5. Далее определите, требуется ли сгруппировать данные по какому – либо из полей и, если требуется, то выберите вариант группировки. Интервал группировки может быть изменен после нажатия кнопки Группировка.

6. Далее задайте порядок сортировки записей отчета. В случае необходимости включения в отчет итоговых полей, нажмите кнопку Итоги и установите требуемые флажки, определяющие тип итоговых вычислений для предложенных полей. Нажмите кнопку ОК.

7. На следующих двух шагах создания отчета с помощью Мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль его оформления.

Для создания отчета без помощи Мастера.

1. В окне БД щелкните на вкладке Отчет.

2. В открывшемся окне выберите Создание отчета в режиме Конструктора.

3. Окно Конструктора разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчета. В эти области по необходимости можно ввести управляющие и другие элементы, уровни группировки.

Создание элементов формы или отчета.

Как в формах, так и в отчетах помимо информации из БД можно отображать и дополнительную информацию. Окно формы может содержать следующие элементы: подписи, поля, поля со списком, списки, выключатели, переключатели, флажки и кнопки. Кроме того, отчет (форму) можно дополнить иллюстрацией (рисунком или диаграммой), текстом и линиями различного типа. Для создания форм (отчетов) также может быть использована возможность изменения начертания, стиля и выравнивания данных, которые отображаются в полях, а также цвета символов, фона и границы [панель инструментов Формат – (Форма/Отчет)].

Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструктора.

Для вывода инструментального окна выберите команду Вид – Панель элементов. Каждая пиктограмма этой панели предназначена для создания элемента определенного типа. Назначение каждой пиктограммы однозначно определяется их наименованиями.

Для создания элемента управления, щелкните на соответствующей пиктограмме. Укажите курсором мыши место для создаваемого элемента. После того, как будет отпущена кнопка мыши, для создания некоторых элементов (например, поле со списком или кнопка) Access выводит на экран мастер.

Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов определяются значениями характеристик этих объектов (команда Вид – Свойства).

Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты.

1. Открыть форму (отчет) в режиме Конструктора.

2. Задать Вид – Панель элементов.

3. Выбрать пиктограмму Поле панели элементов.

4. Выбрать мышью пустое место в любой области формы (отчета).

5. Для появившегося нового поля укажите необходимые свойства:

   • Откройте окно свойств поля (команда Вид – Свойства);

   • Для свойства Данные введите, начиная со знака = нужное выражение, заключив имена полей в квадратные скобки;

   • Для свойства Формат поля выбрать из списка тип вычисляемых данных.

В случае необходимости вставьте рядом с полем элемент Надпись и заполните его нужным текстом.

6. Перейти в режим формы (отчета).

Создание макросов.

Макрос представляет собой совокупность определенных команд управления, используемых для автоматизации часто повторяющихся действий.

1. В окне БД выберите вкладку Макрос.

2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появится окно Макрос.

3. В столбце Макрокоманда щелкните на кнопке выпадающего списка и выберите из него действие, которое должно быть автоматизировано (например, открытие формы).

4. В области Аргументы макрокоманд укажите необходимые для этой макрокоманды аргументы (например, имя формы, отображаемый режим и т.п.). Аргументы макрокоманд указывают, к какому объекту применить макрокоманду, и задают условия выполнения действий. Большинство может быть также выбрано из выпадающего списка.

5. Если макрос будет содержать более чем одну макрокоманду, то в столбце Макрокоманда укажите эти действия в необходимом порядке.

6. В столбце Примечание можно описать назначение каждой макрокоманды.

7. Сохраните макрос.

Существует несколько методов запуска макросов на выполнение:

• Двойной щелчок мыши на имени макроса.

• Команда Сервис – Макрос – Запуск макроса.

• В окне макрос нажать кнопку с !.

• Добавлением в форму кнопки и назначение ей макроса.

• Чтобы макрос выполнялся автоматически при каждом новом открытии заданной БД, необходимо сохранить этот макрос под именем AutoExec.

Экспорт данных.

1. В окне БД выберите из списка таблицу, которую предполагается экспортировать.

2. Выберите команду Файл – Сохранить как – Экспорт или команду Файл из контекстного меню.

3. В открывшемся окне Сохранение объекта: Таблица в… укажите тип файла, выберите устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы.

4. Нажмите кнопку Экспорт.

5. В открывшемся окне диалога укажите необходимые опции.

6. Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.

Импорт данных.

1. В окне БД, в которую предполагается импортировать таблицу, перейти на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите Импорт таблиц и нажмите кнопку ОК.

3. В окне диалога Импорт в поле Тип файлов выберите тип импортируемых данных MS Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.

4. Выберите Файл и нажмите кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.

5. Выделите одно или несколько таблиц для импорта.

Связь с таблицами.

1. В окне БД, с которой предполагается связать таблицу, перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите Связь с таблицами и нажмите кнопку ОК.

3. В открывшемся окне диалога укажите тип связываемых файлов (например, MS Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.

4. Выберите файл и нажмите кнопку Связь. MS Access запустит Мастер связывания таблиц.

Раздел 5. Описание контрольных заданий

Контрольная работа №1

Текстовый редактор Microsoft Word

Вариант 1

1. Вызвать Word.

2. Ввести страницу произвольного текста.

3. Создать новый стиль абзаца с параметрами: шрифт Times New Roman размером 14 пунктов, полуторный междустрочный интервал, отступ первой строки 1см, выравнивание текста по ширине и оформить им текст документа.

4. Создать заголовок текста и оформить его стилем «Заголовок 1».

5. Переопределить стиль Заголовок 1. Предусмотреть центрирование заголовка.

6. Создать элемент автотекста с фамилией, именем и отчеством исполнителя, присвоив элементу автотекста имя по собственному усмотрению.

7. К заголовку текста предусмотреть обычную сноску, в которой указать фамилию, имя и отчество. При вводе текста сноски использовать элемент автотекста.

8. Проверить орфографию и грамматику в тексте с документами.

9. Заменить одно из слов (по собственному выбору) синонимом, используя словарь синонимов.

10. Включить режим автоматического переноса слов.

11. Установить размер листов и полей в документе в соответствии с указаниями преподавателя.

12. Записать созданный документ в файл с именем 1.doc в папку ECFAC.

13. Разместить автоматические номера страниц в документе, включая первую страницу.

14. Переключиться в режим просмотра структуры документа. Выдать на экран только заголовки первого уровня.

15. Переключиться в режим предварительного просмотра.

16. Установить масштаб изображения страниц равным 125%.

17. Показать преподавателю результаты работы.

18. Выйти из Word.