4.2 Создание форм
Создание форм – лучший способ сделать работу по обновлению базы данных, поиску информации приятной и зрелищной. В форму можно вывести данные, которые наиболее часто Вами просматриваются и редактируются, в форму можно поместить фотографии и клипы, форме можно придать современный дизайн.
Часто при ведении базы данных требуются формы для ввода и обновления данных, хранящихся в разных, но связанных межу собой таблицах. Поэтому этапу создания формы должен предшествовать этап создания запроса, целью которого является получение таблицы, включающей в себя все поля, значения которых Вы хотите просматривать в форме.
Для создания формы, Вам необходимо:
Если форма должна включать поля более чем из одной таблицы базы данных, создать запрос, на основе которого будет создаваться форма (см. раздел «Создание типовых запросов»).
Дать команду на создание формы. Для этого в окне БАЗА ДАННЫХ перейти на вкладку ФОРМА, затем щелкнуть на командной кнопке СОЗДАТЬ. Появится диалог «Новая форма»:
Указать таблицу или запрос, информация из которой будет помещена в форму, для чего, открыв список в нижней части диалога, выделить щелчком название таблицы. Затем выбрать способ создания формы, например, МАСТЕР ФОРМ. Появится первый диалог по разработке форм.
Следовать указаниям Мастера до тех пор, пока является активной кнопка ДАЛЬШЕ (NEXT).
Щелкнуть на кнопке ГОТОВО. Появится форма в режиме просмотра.
При закрытии формы, не забудьте ее сохранить.
Задание 9. Создайте форму для ввода данных по студентам, поступающим в академию. При этом информация о формах обучения, коде специальности и факультета должна быть представлена соответствующими наименованиями. Для этого сначала создайте запрос, чтобы иметь в своем распоряжении таблицу с требуемыми полями, а затем на ее основе создайте форму.
Для создания запроса - выборки на основе двух и более связанных таблиц, в окно запроса добавляйте вместе с основной таблицу, связанную с ней и перетаскивайте в Бланк запроса нужные поля и из нее. Например, полное название форм обучения, специальности и факультета при создании формы для ввода данных по студентам, поступающим в институт, Вы можете иметь в том случае, если сделаете запрос на основе таблицы «Студенты», «Формы обучения», «Специальности», «Факультеты» и поместите в Бланк запроса поля с наименованием форм обучения, специальностей, факультетов.
4.3. Создание отчета
Отчет – удобная форма для вывода нужной информации на печать в виде отчетов, существующих в «нормальной» жизни. В отличии форм в отчете можно работать над размещением данных на странице и в тоже время также как и формах размещать графику – фотографии, диаграммы, клипы и т.д. В отчете можно производить и вычисления.
Часто при ведении базы данных требуются отчеты, представляющие данные, хранящихся в разных, но связанных межу собой таблицах. Поэтому этапу создания отчета должен предшествовать этап создания запроса, целью которого является получение таблицы, включающей в себя все поля, значения которых Вы хотите представить в отчете.
Для того, чтобы создать отчет Вы должны:
Если отчет должен включать поля более, чем из одной таблицы базы данных, создать запрос, на основе которого будет создаваться отчет (см. Раздел «Создание типовых запросов»).
Дать команду на создание отчета. Для этого в окне БАЗЫ ДАННЫХ перейти на вкладку ОТЧЕТ, затем щелкнуть на кнопке СОЗДАТЬ. Появится диалог «Новый отчет».
Указать таблицу или запрос, по информации из которой будет создаваться отчет, для чего, открыв список в нижней части диалога, выделить щелчком название таблицы или запроса. Затем выбрать способ создания отчета, например, МАСТЕР ОТЧЕТОВ. Появится первый диалог по разработке отчетов.
Следовать указаниям Мастера до тех пор, пока является активной кнопка ДАЛЬШЕ (NEXT).
Щелкнуть на кнопке ГОТОВО. Появится отчет в режиме просмотра - так он будет выглядеть в распечатанном виде.
Отчет сохраняется.
Задание 10. Создайте отчет по списку студентов с информацией о фамилии, имени, отчестве студента, факультете, специальности, форме обучения, курсе, группе. При этом информация о формах обучения, коде специальности и факультета должна быть представлена соответствующими наименованиями. Для этого сначала создайте запрос (Запрос – выборка), чтобы иметь в своем распоряжении таблицу с требуемыми полями, а затем на ее основе создайте отчет. Перед созданием отчета нужно создать соответствующий запрос (Запрос – выборка), с тем, чтобы у Вас была бы таблица с указанными полями из таблиц «Студенты» и «Сессия».