4. Создание дополнительных информационных структур
Для эффективной работы с базой данных необходимо создание таких информационных структур как запросы, формы и отчеты.
4.1. Создание типовых запросов
Запрос – сообщение, направляемое информационной системе конечным пользователем или приложением, которое активизирует действия выборки, вставки или удаления данных.
Технология создания любого запросы заключается в следующем:
Дается команда на создание запроса. Для этого в окне БАЗА ДАННЫХ нужно перейти на вкладку ЗАПРОСЫ, затем щелкнуть на командной кнопке СОЗДАТЬ. Появится диалог «Новый запрос».
Дается команда на создание нового запроса, щелчком на кнопке. Открывается окно «Запрос 1: Запрос на выборку» и диалог «Добавление таблицы»;
Задается таблица, информация из которой будет обрабатываться. Для этого в диалоге «Добавление таблицы», найти строку с названием таблицы и дважды щелкнуть на ней. Также поступают с таблицами, связанными с первой, если есть необходимость подвергнуть анализу и эту информацию. Щелкнуть затем на кнопке ЗАКРЫТЬ. В верхней части окна «Запрос 1: Запрос на выборку» появится список полей выбранной таблицы.
Задаются поля, информация из которых будет обрабатываться. Для этого следует сделать двойной щелчок по строкам с названиями полей. Они разместятся соответственно в первой, второй, третьей и четвертой клетках строки «Поле» Бланка Запроса.
Указываются, если требуется, условия отбора записей для полей, занесенных в Бланк запроса. Для этого в строке «Условие отбора» в столбце с именем конкретного поля вводится критерий, например, «3» в столбце с именем «Курс», если требуется отобрать записи по студентам 3-го курса, и нажимается клавиша ENTER (Запросы с указанием критерия отбора).
Примечание. Для указания диапазона отбора записей в поле:
типа «для...и...» используется выражение: «<значение поля >and< значение поля >».
типа «для всех, кроме...» – выражение: «not <значение поля>»;
типа «для...или...» – выражение: «<значение поля >or< значение поля >».
Вводятся, если требуется, параметры выполнения запроса, если требуется выполнить запрос с изменяющимся критерием отбора или изменяющимся диапазоном отбора (Запросы с параметром).
Примечание. Для создания запроса в строке «Условие отбора» в столбце с именем конкретного поля вводится текст, предлагающий ввести значение параметра, взятый в квадратные скобки, и нажимается клавиша ENTER. Затем указывается тип данных для параметра путем выполнением команды ЗАПРОС/ПАРАМЕТРЫ, вводом текста и заданием типа данных.
Дается команда на выполнение запрос. Для этого нужно щелкнуть на кнопке ВИД/РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ панели инструментов. Microsoft Access выводит на экран результирующую таблицу.
Запрос закрывается щелчком на кнопке закрытия окна в правом верхнем углу окна таблицы.
Задание 8. Создать запросы
для выборки студентов:
студенты 198.. года рождения;
студенты кроме студентов 198... года рождения;
студенты 198... года рождения или студенты 198... года рождения;
студенты ... специальности;
студенты кроме студентов... специальности;
студенты ... специальности или ... специальности;
студенты ... факультета;
студенты кроме студентов ... факультета;
студенты ... факультета или ... факультета;
студенты ... курса;
студенты ... курса или ... курса;
студенты ... группы.
с параметром для выборки студентов:
1. студенты ... года рождения;
студенты, имеющие гражданство РФ;
студенты ... специальности;
студенты ... факультета;
студенты ... курса;
студенты ... группы.
Информация о формах обучения, коде специальности и факультета должна быть представлена соответствующими наименованиями. Для этого в окно запроса добавляйте вместе с основной таблицей (на основе которой делается запрос) таблицу, связанную с ней и перетаскивайте в Бланк запроса нужные поля и из нее.
Примечание. Вам нужно выполнить один запрос – выборку и один запрос с параметром. Постарайтесь, чтобы, Ваши соседи в это время трудились бы над выполнением другого пункта этого задания.