5.3. Обробка і аналіз інформації

Однією з найбільш важливих функцій аудитора є аналіз отриманої інформації та її оцінка. Обґрунтувати оцінку організації праці на даному підприємстві можна шляхом:

• співставлення її з організацією праці на аналогічних передових підприємствах;

• використання науково розроблених трудових норм і рекомендацій;

• аналізу трудових показників підприємства та співставлення їх із середньогалузевими нормами і показниками;

• застосування перехресних даних і системного типу перевірок тощо.

Існують методики, що дозволяють дати оцінку ефективності управлінських заходів у вартісному вираженні. При розробці програм для оцінки вартості управління працею і трудовими ресурсами важливо залучити до роботи сам персонал служби управління трудовими ресурсами.

Методи кількісної оцінки праці цієї категорії працівників не очевидні, оскільки не всі з них здатні самі оцінити свою працю, тим більше, це майже недоступно іншим працівникам підприємства (організації). Отже, найважливішою задачею стає роз’яснення того, що насправді всі функції управління трудовими ресурсами кількісно вимірні, а їхня вартість може бути віднесена на рахунок прибутку підприємства (організації).

Шляхом послідовних наближень визначається значна кількість дій, що можуть бути включені у формули виміру витрат. Як приклад, наведемо методику розрахунку вартості витрат на наймання одного нового працівника.

СВН = (Р+А+В+Б)/Н, (11.1)

де СВН — середні витрати підприємства на наймання одного працівника;

Р — витрати на рекламу;

А — виплати агентству з працевлаштування;

В — винагорода тим, хто дав рекомендації;

Б — безкоштовне наймання;

Н — загальне число наймань.

Така формула важлива для визначення статей витрат, оскільки багато з них не очевидні для тих, хто поверхнево оцінює процес наймання. Підставляючи у формулу значення витрат підприємства на той чи інший вид діяльності з наймання працівників за місяць, треба мати на увазі, що реальна величина того чи іншого показника може бути позитивною або рівною нулю. Зіставляючи витрати з кількістю проведених наймань, одержуємо показник витрат на наймання одного працівника. Економічний зміст визначення даного показника стає зрозумілим, коли аналогічно розраховуються витрати на звільнення одного працівника, а отже, і на плинність кадрів.

Організаційна культура підприємства, як система дій з формування трудового колективу і управління ним, а також зі створення організаційних, економічних і соціальних передумов для високоефективної праці на підприємстві, які разом визначають демократизм і корпоративність, стиль і традиції, менталітет і норми поводження тощо, також стає предметом аудиторської перевірки.

Вона включає обговорення з вищим керівництвом питань про виявлення організаційної культури і вплив на неї. Це вимагає серйозного опрацювання таких питань: які звіти заповнюються; на що _:витрачається робочий час працівників; як вони розмовляють між собою; кому і яка відповідальність надана? З огляду на це, важливо визначити основні групові інтереси і виявити існування найбільш впливових субкультур. Для цього недостатньо бесід з менеджерами, необхідно провести фундаментальні опитування і спостереження за визначений період часу. Таким чином, аудиторська перевірка може виявити резерви підвищення ефективності виробництва, вказавши на ставлення тих чи інших груп, працівників до форм і методів роботи керівництва, організації діяльності підприємства, розстановку кадрів тощо.

На додаток до вивчення організаційної культури; яке включає суб’єктивні оцінки і філософські дискусії, існують об’єктивні дані, що є показниками якості трудового життя, мікроклімат на робочому місці, оцінки навколишнього виробничого середовища. Зауважимо, що мікроклімат на роботі може вплинути на мотивацію праці, якість її виконання, задоволеність роботою і моральний стан працівників. Оцінити якість навколишнього виробничого середовища на підприємстві можна шляхом вивчення показників, які використовуються також для оцінки функцій служб управління працею і трудовими ресурсами (наприклад, показники плинності кадрів, кількості прогулів, пропусків через хворобу чи травми та інші). Ще одним джерелом інформації є відповіді працівників на анкети і опитування з приводу їхнього ставлення до роботи, про мікроклімат у колективі, взаємини з керівництвом, колегами і підлеглими тощо.

Аналіз показників у ході аудиторської перевірки може бути виконаний з різною глибиною. Докладний аналіз показників починається з показника плинності кадрів, який, наприклад, у США розглядають як одну з причин, що не дозволяє цій країні наздогнати за рівнем продуктивності своїх закордонних конкурентів. Для того щоб цей показник дав об’єктивну картину обстановки на роботі, потрібно насамперед розділити всі звільнення на неминучі (у зв’язку із вступом у шлюб, вагітністю, хворобою, смертю, поверненням до навчання тощо) і ті, яким адміністрація могло б запобігти шляхом кращого добору працівників, їхньої професійної підготовки і навчання, управлінського контролю, поліпшення умов праці, рівня зарплати і можливостей її зростання.

Показник числа звільнених не єдиний, що заслуговує на увагу, важливі також якісні характеристики працівників, які покидають підприємства, їхній стаж роботи, досвід, кваліфікація. Це говорить про те, наскільки стійке кадрове ядро підприємства, які резерви поліпшення трудової мотивації працівників і підвищення конкурентоспроможні підприємства в залученні і збереженні висококваліфікованих кадрів.

Для визначення справжніх причин добровільних звільнень, які далеко не завжди сформульовані в заяві працівника, на багатьох підприємствах проводиться так зване вихідне інтерв’ю упродовж останнього тижня роботи. Звичайно, це входить у функції служби кадрового управління, оскільки працівники більш відверті з тим, з ким вони вже спілкувалися раніше. Крім того, фахівці кадрової служби мають досвід проведення подібних інтерв’ю з максимальною інформаційною користю для підприємства.

Однак вірогідність причин звільнення, які називають працівники в ході вихідного інтерв’ю, залишається під сумнівом. Більшість працівників, дотримуючись правил розставатися по-доброму, вважають, що відверта критика організації праці на залишеному підприємстві може зашкодити їхнім інтересам у майбутньому. Для підвищення вірогідності даних досвідчені кадровики рекомендують переконати тих, хто звільняється в тому, що інформація, отримана від них, буде використана винятково в конструктивному, а ніяк не в мстивому ключі. Цьому сприяє також стандартизація включених до інтерв’ю запитань і перевірка причин звільнення працівника шляхом зіставлення з інформацією, отриманою від управлінського персоналу й інших співробітників. При проведенні вихідного інтерв’ю той, хто звільняється, розглядається як людина, яка знайшла в роботі організації недоліки, з якими вона не змогла упоратись, а тому її відповіді на запитання стають надзвичайно важливим джерелом інформації про резерви, яких, можливо, не помічає керівництво.

Уточнити багато яких оцінок і поглядів колишнього працівника доцільно шляхом поствихідного інтерв’ю, проведеного особисто чи за телефоном через 2-3 місяці після звільнення працівника. На цей період працівник стає більш незалежним від колишнього керівництва і може стати відвертішим, а крім того, вже має можливість порівняти своє становище на колишній роботі з новим, а, отже, його оцінки можуть бути значно об’єктивнішими.

Зрозуміло, подібна діяльність вимагає багато часу і сил, тому надзвичайно важливо забезпечити її результативність, тобто на основі аналізу і обробки даних виявляти і здійснювати заходи для запобігання плинності кадрів, що можуть мати як апріорний характер (більш ретельний добір працівників з урахуванням запобігання ще на цьому етапі причин добровільних їх звільнень), так і апостеріорний (цілеспрямовану роботу з утримання на підприємстві кадрових працівників).

При аналізі й оцінці в процесі аудиту ефективності використання фонду робочого часу втрати робочого часу за аналогією з неминучими і добровільними звільненнями можуть бути розділені на неминучі і ті, яким можна було б запобігти. Так, невихід на роботу через хворобу, нещасний випадок, серйозні сімейні обставини тощо можуть бути віднесені до неминучих втрат робочого часу. Втратами робочого часу не вважаються чергова відпустка, свята або заздалегідь обумовлені, офіційно оформлені відпустки.

У вітчизняній практиці аналіз показників використання робочого часу, як правило, проводиться в напрямку з’ясування причин, частоти, розмірів втрат фонду робочого часу і ступеня ущільнення робочого дня. Оцінка показників ефективності використання робочого часу буд повнішою, якщо з відомим ступенем умовності також розділити ці показники на кількісні (екстенсивні) і якісні (інтенсивні). Так до екстенсивних показників можна віднести втрати фонду внутрізмінного і змінного робочого часу, втрати робочого часу за рахунок знецінення праці. Тут можливий розрахунок цілого ряду широко застосовуваних у вітчизняній практиці показників і коефіцієнтів.

Аналіз статистики втрат робочого часу дозволяє визначиш проблемні зони — ті галузі, професії чи групи працівників, у яких зберігається найвищий рівень невиходів на роботу, втрат робочого часу, або ж у яких він стрімко зростає. Така інформація важлива як для аудиторів під час підведення підсумків міжгалузевих і міжрегіональних порівнянь і зіставлень з ефективністю організації виробництва, так і для працівників кадрових служб під час прогнозування надійності того чи іншого працівника, виходячи з приналежності його до визначеної соціально-демографічної, кваліфікаційної, професійної груп.

Одна із задач аудитора — показати керівництву підприємства серйозність економічних втрат робочого часу. Це можна зробити, якщо дати характеристику втрат у грошовому вираженні. У вартість однієї невиправдано загубленої години робочого часу включаються середня годинна заробітна плата, витрати на пенсії, допомогу робітникам, витрати на утримання адміністративного апарату, накладні витрати. Навіть якщо роботодавець вважає рівень втрат робочого часу і витрати на них прийнятними для свого підприємства, то для виявлення резервів поліпшення організації виробництва аудитору необхідно вивчити статистику аналогічних галузевих показників і перевірити, чи відповідає методика розрахунку показників на підприємстві галузевій. Ефективне управління трудовими ресурсами вимагає від керівництва підприємства ведення індивідуального обліку явок на роботу, стимулювання зразкових явок та прийняття прогресивних дисциплінарних заходів проти хронічних прогульників.

Поряд із статистикою втрат робочого часу роботодавці повинні вести облік професійних захворювань і виробничих травм, оскільки втрати робочого часу з цих причин складають самостійну значну групу. Детальна інформація про нещасні випадки чи травми дає підстави для аналізу проблемних зон з погляду умов праці, удосконалення системи охорони праці і стимулювання персоналу з підтримки безпеки і збереження здоров’я. Цей методичний підхід може бути застосований і при аналізі інших трудових показників, таких як, продуктивність праці, оцінка виконуваних робіт, ефективність навчання і підготовки кадрів тощо.