2. Аналіз і планування трудомісткості та чисельності персоналу

В економічному аналізі є два поняття трудомісткості.

Питома трудомісткість – це загальні витрати людино-годин на продукцію (на один виріб, на одну тисячу гривень товарної продукції).

Технологічна трудомісткість – це витрати нормованого робочого часу основних робітників-відрядників на виробництво продукції.

Між показниками трудомісткості та продуктивності праці існує обернено-пропорційний зв’язок – за зниження трудомісткості продуктивність праці зростає, і навпаки. Скорочення затрат робочого часу на виробництво одиниці продукції безпосередньо впливає на величину середньогодинного виробітку робітників.

Рівень і динаміка годинної продуктивності праці зазнають постійного впливу інтенсивних факторів. Інтенсивні фактори забезпечують зниження трудомісткості виготовлення продукції і відповідний рівень виконання норм виробітку. До них відносять: кваліфікаційний, професійний рівень робітників; технічну і й енергетичну озброєність праці; механізацію та автоматизацію технологічних процесів за впровадження прогресивної техніки, технології, матеріалів; організацію нормування праці; застосування у виробництві комплектуючих виробів та покупних напівфабрикатів; поліпшення якості структури, асортименту продукції; удосконалення організації виробництва й управління.

У процесі аналізу трудомісткості продукції досліджують:

1. динаміку трудомісткості продукції;

2. виконання плану за рівнем трудомісткості продукції;

3. причини змін трудомісткості та її вплив на рівень продуктивності праці.

Результати аналізу зводять в табл.11.4.

Між змінами загальної трудомісткості і середньогодинного виробітку є обернено пропорційна залежність. Тому, знаючи, як змінилась трудомісткість продукції, можна визначити темпи приросту середньогодинного виробітку:

, (11.1)

де ΔГВ% – темп приросту середньогодинного виробітку, %;

ΔТм% – зміна загальної трудомісткості, %.

Оскільки між трудомісткістю продукції і рівнем продуктивності праці є обернено пропорційна залежність, то загальна питома трудомісткість продукції залежить від тих самих факторів, що й середньогодинний виробіток робітників. І навпаки, знаючи темпи зростання продуктивності праці, можна визначити процент зниження трудомісткості продукції:

. (11.2)

Таблиця 11.4

Аналіз трудомісткості продукції

Показник	2009.	2010		Зростання рівня показника, %
		план	факт	План 2010 р. до плану 2009 р.	Факт 2010 р. до факту 2009 р.	Факт 2010 р. до плану 2010 р.
Обсяг товарної продукції, тис. грн.
Відпрацьовано всіма робітниками люд.-год.
Питома трудоміст-кість на 1000 грн., люд.-год. [(ряд.2:ряд.1)*1000]
Середньогодинний виробіток кожного робітника, грн. (ряд.1*1000:Д:Г:Чроб)
Середньорічний виробіток одного робітника, грн. (ряд.1*1000:Чроб.)

Питому фактичну трудомісткість у зіставних з базою порівняння умовах можна подати як алгоритм:

, (11.3)

де – фактичний обсяг валової продукції звітного періоду;

– зміна обсягу валової продукції за рахунок структури відповідно виробництва і кооперованих поставок;

– фактичні витрати робочого часу на випуск продукції у звітному періоді;

– непродуктивні витрати часу;

– економія робочого часу у зв’язку з упровадженням інноваційних заходів.

На наступному етапі здійснюють аналіз питомої трудомісткості за видами продукції (табл. 11.5).

Таблиця 11.5

Аналіз питомої трудомісткості за видами продукції підприємства

Види продукції	обсяг виробництва, тис. грн.		Питома трудомісткість, год.		Витрати праці на випуск продукції, год.
	За планом	фактично	За планом	фактично	За планом	За базовим рівнем на фактичний випуск	фактично
Виріб А
Виріб Б
Виріб В
усього

На підприємствах аналізується виконання плану з чисельності і складу працівників. Метою цього аналізу є:

• визначення відповідності між фактичною і плановою чисельністю працівників загалом і за окремими категоріями;

• розподіл працівників за характером виробництва (основне й допоміжне);

• визначення складу працівників за статтю, стажем, віком і освітою;

• з’ясування причин відхилення фактичної чисельності від планової;

• установлення якісних змін у складі працівників;

• виявлення розмірів і причин плинності кадрів.

Методика визначення загальної і додаткової потреби в персоналі в плановому періоді, а також розрахунок його кваліфікаційної структури детально подано в темі № 4 (формули 4.10–4.19).

Для визначення відповідності між фактичною чисельністю працівників за кожною категорією і плановою чисельністю необхідно визначити абсолютні й відносні надлишки або недостачу працівників.

Абсолютні величини надлишку або недостачі працівників дорівнюють різниці між фактичною і плановою чисельністю.

Відносний надлишок або відносна недостача чисельності визначаються з урахуванням виконання плану випуску продукції.

Відповідність керівників і професіоналів, фахівців кваліфікаційній категорії можна визначити за результатами атестації за допомогою аналітичного показника – середнього атестаційного балу.

Окремо визначається додаткова потреба в кваліфікованих робітниках і професіоналах, фахівцях. Методика обчислення такої потреби – розроблення балансових розрахунків.

Балансові розрахунки на підприємствах є складовою комплексних планів економічного і соціального розвитку. Вони тісно пов’язані з перспективами розвитку виробництва, з упровадженням організаційно-технічних заходів.

Додаткова потреба підприємства в робітниках окремих професійно-кваліфікаційних груп визначається як різниця між фактичною чисельністю робітників, скоригованою на припущене зменшення робітників у розрахунковому періоді, і чисельністю, розрахованою на перспективний період. Кількісна величина зміни чисельності робітників у запланованому періоді може бути зі знаком «плюс», що свідчить про додаткову потребу в кадрах за окремими професійно-кваліфікаційними групами. На цій основі визначають потребу в підготовці і підвищенні кваліфікації кадрів. У разі знака «мінус» загальна потреба у даній професійно-кваліфікаційній групі зменшується. Це обумовлює вивільнення робітників.

На підприємствах доцільно додаткову потребу забезпечувати, передусім, через перепідготовку і підвищення кваліфікації своїх робітників. Для цього необхідно провести аналіз фактичного професійно-кваліфікаційного складу робітників з урахуванням зменшення чисельності деяких робітників, які в запланованому періоді залишаються на підприємстві або будуть вивільнені за окремими професійно-кваліфікаційними групами. На стадії аналізу визначається потреба в підвищенні кваліфікації і перепідготовці робітників підприємства. Це створює передумови для їх успішного професійно-кваліфікаційного просування, виявлення контингенту зайнятих некваліфікованою, низькокваліфікованою і непривабливою працею. На основі цього розробляється план підвищення професійно-кваліфікаційного рівня робітників.

У балансовому розрахунку суттєвим є визначення величини наступного зменшення робітників і величини залучення кадрів за професійно-кваліфікаційними групами.

Застосування балансового методу планування з урахуванням попиту і пропозиції робочої сили на ринку праці, технічного розвитку, змін у характері і сутності праці, у професійно-кваліфі­каційному складі працівників дає можливість забезпечити необхідні темпи і пропорції розширеного відтворення робочої сили.

У разі виявлення потреби в кваліфікованих робітниках необхідно визначити коло осіб, які належать до кваліфікованих робочих кадрів. Доцільно виділити три групи кваліфікації робітників залежно від розрядів: малокваліфіковані (І–ІІ розряди), кваліфіковані (ІІІ–ІV розряди), висококваліфіковані (V–VIII розряди).

Відповідність кваліфікаційним вимогам робочих місць і кваліфікації робітників характеризується коефіцієнтом, що визначається відношенням кількості робітників, які працюють на робочих місцях згідно з кваліфікаційними вимогами, до необхідної кількості робітників.

На основі даних про додаткову потребу в робітниках визначають необхідну кількість учнів у професійно-технічних навчальних закладах.

Загальна потреба в професіоналах, фахівцях і технічних службовцях визначається залежно від трудомісткості закріплених функцій, норм керованості, рівня механізації управління і з урахуванням типових штатних розкладів. Загальна потреба в професіоналах і фахівцях являє собою суму чисельності професіоналів і фахівців на підприємстві на початок планового періоду і величини додаткової потреби в них.

Розраховуючи потребу у професіоналах і фахівцях, необхідно науково обґрунтовано визначити необхідну потребу на приріст (або зменшення) посад, що заміщуються професіоналами і фахівцями у зв’язку з розширенням обсягу робіт; на часткову заміну практиків, які обіймають посади професіоналів і фахівців з вищою і середньою спеціальною освітою, на покриття природного вибування працівників, які обіймають посади професіоналів і фахівців і керівників.

Додаткова потреба у прирості посад являє собою різницю між загальною потребою в професіоналах і фахівцях планованого і базового періодів.

Відповідно до ст. 64 ГКУ підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників та штатний розпис. Ця норма ГКУ надає підприємству свободу в прийнятті рішення щодо складання штатного розпису, але разом з тим указує на його необхідність.

Згідно з роз’ясненнями Міністерства праці України, наданими в листі № 162, штатний розпис – це документ, що встановлює для цього підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. Штатний розпис є переліком посад на підприємстві із зазначенням їх кількості та розмірів посадових окладів.

На підставі штатного розпису, Правил внутрішнього трудового розпорядку, а також посадових (робочих) інструкцій керівник підприємства приймає рішення з кадрових питань, зокрема щодо приймання громадян на роботу, переведення працівників на іншу роботу, установлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації).

Кадрова служба, у свою чергу, керуючись штатним розписом, здійснює набір персоналу, оформляє необхідні кадрові документи, у тому числі про приймання на роботу, переведення на іншу роботу, установлення надбавок (доплат), аналізує якісний склад працівників та вносить пропозиції щодо його поліпшення, у встановленому порядку готує інформаційно-довідкову документацію, відповідну статистичну звітність.

Підприємство визначає форми та системи оплати праці, орієнтуючись на мінімальні державні гарантії, генеральну та галузеві угоди, установлює схеми посадових окладів, умови застосування та розміри надбавок, доплат, премій, зазначаючи все це в колективному договорі. Але в колективному договорі не відображається відповідність посад і посадових окладів. Таку відповідність можна встановити, склавши та затвердивши штатний розпис.

Щодо питання про необхідність складання штатного розпису надало свої роз’яснення Мінпраці в листі № 162. Так, на думку Міністерства праці України, з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим. Його відсутність вважається порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність відповідно до ч. 1 ст. 41 КпАП, а саме накладення штрафу на посадових осіб від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 255 до 850 грн.).

Штатний розпис розробляється на підставі внутрішніх організаційно-нормативних документів, таких як організаційна структура та чисельність, Положення з оплати праці.

Щодо найменування структурних підрозділів, то для комерційних підприємств немає обмежень в їх визначенні. Як правило, структурні підрозділи поділяються на групи: адміністративно-управлінський апарат (дирекція, економічна служба, бухгалтерія, відділ кадрів тощо), виробничі підрозділи, обслуговуючі підрозділи (господарський відділ, відділ охорони тощо).

А от при зазначенні найменування посади у штатному розписі необхідно враховувати вимоги нормативно-правових актів, зокрема керуватися Класифікатором професій. Назви посад та професій повинні відповідати назвам, наведеним у Класифікаторі професій. У штатному розписі має бути затверджено всі можливі на підприємстві посади, тобто затверджуються як посади основних працівників, так і посади, на які приймаються сумісники.

У штатному розписі слід зазначати і вакантні посади, оскільки на підставі цього документа планується необхідна чисельність працівників.

Звертаємо увагу: створення назви посади шляхом об’єднання двох назв посад, якщо насправді має місце поєднання професій, є порушенням порядку, установленого Класифікатором професій. У такому разі до штатного розпису має бути введено дві посади, а працівник, який їх суміщає, відповідно до ст. 105 КЗпП повинен одержувати доплату за суміщення професій (посад). Це не стосується подвійних посад, які в Класифікаторі професій зазначено через дефіс і є встановленою кодифікованою назвою однієї посади, наприклад слюсар-електромонтажник, секретар-друкарка тощо.

Найменування професій робочих у штатному розписі необхідно зазначати в точній відповідності до єдиних тарифно-кваліфікаційних довідників (ЄТКД), звернувши особливу увагу на професії, уключені до Списків № 1 і № 2 виробництв, цехів, професій і посад, робота в яких дає право на пільгову пенсію.

Слід мати на увазі: посада, зазначена у штатному розписі, на яку прийнято працівника, заноситься до його трудової книжки. При цьому згідно з п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.93 р. № 58, відомості про найменування роботи, професії або посади вносяться відповідно до Класифікатора професій.

Питання відповідності найменування посади Класифікатору професій дуже важливе і принципове особливо для працівників, які мають право на пенсію за віком на пільгових умовах. Записи в їхніх трудових книжках обов’язково повинні відповідати ще й Спискам виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення. Якщо найменування тієї самої професії чи посади у Класифікаторі професій та Списках не збігається, доцільно зазначати найменування професії чи посади, наведене у цих Списках.

При складанні штатного розпису використовується таке поняття, як «штатна одиниця», під яким розуміється певна посада в кожному із структурних підрозділів підприємства. Залежно від потреб підприємства в тій чи іншій посаді передбачається 1; 0,5 і менше штатної одиниці. 0,5 і менше штатної одиниці встановлюється, як правило, працівникам-сумісникам. Це означає, що, наприклад, працівник, прийнятий на 0,5 штатної одиниці, працює 50 % робочого часу і одержує половину повного окладу, відповідного цій посаді.

Слід зазначити, що при підготовці штатного розпису слід керуватися економічною обґрунтованістю та доцільністю утримання запланованої чисельності персоналу. При цьому наявність на підприємстві тих чи інших служб, їх якісний склад та чисельність визначаються напрямком господарської діяльності підприємства та обсягами робіт (послуг), що виконуються.

Чисельність основних виробничих робітників за професіями розраховується виходячи з технологічної трудомісткості робіт, що виконуються, номенклатури та кількості виробів, що випускаються.

Для розрахунку чисельності допоміжних робочих застосовуються норми обслуговування, що залежать від виробничих площ, кількості встановленого устаткування, кількості одиниць зберігання на складах та інших показників.

Чисельність спеціалістів та службовців визначається відповідно до типових структур апарату управління, нормативів чисельності та норм обслуговування з урахуванням обсягів роботи підрозділів.

Щодо встановлення окладів зазначимо таке. У колективному договорі встановлюється схема посадових окладів. Вона містить щодо кожної посади так звану «вилку» посадового окладу (його максимальний та мінімальний розмір). А у штатному розписі встановлюється оклад для кожного працівника окремо. При цьому слід мати на увазі, що розмір заробітної плати залежить від складності та умов роботи, що виконується, професійно-ділових якостей працівника, результатів його роботи та господарської діяльності підприємства (ч. 2 ст. 1 Закону України “Про оплату праці” від 24.03.95 р. № 108/95-ВР).

Нині типової форми штатного розпису немає. Виняток становлять тільки бюджетні установи та організації, для яких Постановою № 228 визначено, що типова форма штатного розпису затверджується Міністерством фінансів України. Форму штатного розпису для бюджетних установ та організацій затверджено наказом Міністерства фінансів України “Про затвердження документів, що застосовуються у процесі виконання бюджету” від 28.01.2002 р. № 57.

Підприємства та організації інших форм власності мають право складати штатний розпис у довільній формі, керуючись роз’ясненнями, викладеними в листі Мінпраці від 20.01.2005 р. № 18-23.

Штатний розпис повинен містити такі складові, як гриф затвердження, заголовок і текст. Крім того, до штатного розпису вносять такі відомості: найменування структурного підрозділу, перелік посад, кількість штатних одиниць, розмір (суми) посадових окладів та надбавок, місячний фонд оплати праці. Доцільно складати штатний розпис так, щоб посади відповідали структурі підприємства в порядку підпорядкованості підрозділів і при цьому враховувалася б підпорядкованість усередині структурного підрозділу.

Штатний розпис для працівників з погодинною оплатою праці можна складати так. Якщо у штатному розписі потрібно затвердити однакові найменування посад, але з різними посадовими окладами, то щодо кожної штатної одиниці в окремому рядку зазначається професія, кваліфікація (розряд, клас, категорія, група), тарифна ставка (оклад). Якщо в межах структурного підрозділу для однакових посад установлено однакові оклади, в одному рядку встановлюється кількість штатних одиниць працівників певної професії та кваліфікації (розряду, класу, категорії, групи) і тарифна ставка (оклад).

Для працівників з відрядною оплатою праці у штатному розписі, як правило, установлюється тарифна ставка або оклад, які розраховуються за певними методиками на підставі Положення про оплату праці та інших документів, що стосуються оплати праці.

Якщо на підприємстві створено відділ організації праці та заробітної плати, саме такий відділ готує проект штатного розпису підприємства та погоджує його з керівниками відділів (служб), із заступниками керівника та керівником. Якщо відділу організації праці та заробітної плати на підприємстві немає, розробкою зазначеного документа займається кадрова служба (відділ кадрів). На маленьких підприємствах обов’язки з підготовки штатного розпису покладаються на окремого спеціаліста (наприклад, бухгалтера).

Затверджується штатний розпис на початку року керівником підприємства шляхом видання наказу про його затвердження. Діє затверджений документ протягом календарного року.

Перший примірник затвердженого штатного розпису залишається у справі служби документації, копії направляються до відділу кадрів для цілей набору працівників та складання відповідних звітів і до бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Керівникам структурних підрозділів направляються відповідні витяги зі штатного розпису.

Якщо виникає необхідність введення нових штатних одиниць, виведення штатних одиниць, зміни розміру оплати праці (окладу) або істотних умов праці (систем та розмірів оплати праці, розрядів та найменувань посад тощо) до штатного розпису можуть вноситися зміни. У принципі, кількість та періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежено. Водночас доцільно при розробленні штатного розпису враховувати перспективи розвитку підприємства, щоб не довелося вносити до нього зміни щомісячно.

При внесенні змін необхідно враховувати норми ст. 32 і 103 КЗпП, згідно з якими про зміни істотних умов праці (систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, установлення або відміни неповного робочого часу, суміщення професій, зміні розрядів, найменування посад тощо) у бік погіршення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний повідомити працівника не пізніше, ніж за два місяці до набуття чинності такими змінами.

Якщо зміни незначні, то про їх внесення до штатного розпису видається наказ, що містить підставу для таких дій. При цьому штатний розпис, затверджений на початку року, можна не переробляти.

У разі, коли протягом календарного року структура підприємства змінюється істотно, а також змінюються посадові оклади, вводяться нові посади, доцільно видати наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції. У цій ситуації штатний розпис складається з урахуванням всіх змін та затверджується директором (керівником) підприємства на момент внесення цих змін.