Документування оплати праці
За трудовим договором працівника приймають на роботу (посаду), яка включена до штату підприємства, для виконання певної роботи (функцій) за конкретною кваліфікацією, професією, посадою. Працівнику гарантується заробітна плата, встановлені трудовим законодавством гарантії, пільги, компенсації. Працівник підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку тощо. За цивільно-правовим договором, зокрема, за трудовою угодою, оплачується не процес праці, а його результат. Він визначається після закінчення роботи й оформляється актами приймання-здачі виконаних робіт (наданих послуг), на підставі яких здійснюється їх оплата.
На кожного працівника у відділі кадрів відкривається особова картка, в якій зазначаються необхідні анкетні дані про працівника та всі зміни, які відбуваються у його роботі. Всі працівники, які працюють на підприємстві, повинні мати трудові книжки. Трудова книжка зберігається на основному місці роботи.
На кожному підприємстві (організації) незалежно від режиму роботи повинен бути організований табельний облік робочого часу. Табель – це первинний документ з обліку відпрацьованого часу. Він складається в одному примірнику табельником, майстром або іншими особами, яким доручено вести табельний облік, і подається до бухгалтерії у встановлені на підприємстві терміни. В табелі наводяться дані про кількість відпрацьованих і невідпрацьованих днів (явки і неявки на роботу за кожен день і разом за місяць) за допомогою умовних позначок – шифрів. Табелі ведуться в розрізі цехів, відділів, дільниць та інших структурних підрозділів підприємства.
Наприкінці місяця дані табелів підсумовуються по кожному працівнику, а також цехах і відділах та передаються до бухгалтерії. Ці дані необхідні для контролю за використанням робочого часу і для нарахування заробітної плати працівникам підприємства за звітний місяць.
Відрядна форма оплати праці вимагає обов’язкового підтвердження обсягу виконаної роботи методом відображення даних у первинних документах. У міру виконання обсяги робіт фіксуються в індивідуальних або бригадних нарядах. Наряд – це комбінований документ, в якому вказується завдання на виконання певних робіт і підтвердження фактичного обсягу виконаних робіт. Наряд містить такі реквізити: номер наряду, дату видачі, ПІП, табельний номер робітника, шифр цеху, дільниці, вид оплати, операції, деталі, виробничі витрати, кількість виробітку в натуральному виразі, норму часу, розцінку за розрядом роботи.
Первинними документами з обліку виробітку є рапорти або відомості виробітку бригад. В них зазначають прізвище, табельний номер робітника, розряд і кількість відпрацьованих годин.
Крім оплати відпрацьованого часу, виконаного обсягу робіт і виготовленої продукції, заробітну плату нараховують відповідно до чинного законодавства, а також виходячи з інших умов або причин, що мають відношення до діяльності даного підприємства. Так, операції, які передбачені технологічним процесом, оплачуються за нарядами на відрядні роботи, а різні доплати – за листками на доплату. Оплата часу простоїв, які сталися не з вини працівника, оформляється листком обліку простоїв. На оплату робіт із виправлення браку продукції виписується окремий наряд з відміткою “Виправлення браку”.
Для нарахування заробітної плати, яка належить кожному працівникові, розраховують заробіток за місяць у розрахунковій або розрахунково-платіжній відомостях. Розрахунково-платіжна відомість – це зведений документ, який відображає розрахунки з робітниками та службовцями з оплати праці. Містить наступні дані: ПІП, посада, оклад, суму нарахованої зарплати, премії, доплати, утримання із заробітної плати, сума до виплати. Розрахунково-платіжні відомості складають щомісячно по кожному цеху, допоміжних і підсобних службах, відділах з групуванням прізвищ працюючих у розрізі категорій.
Для нарахування основної заробітної плати працівникам з погодинною оплатою праці необхідно мати відомості про посадові оклади (на основі штатного розкладу); про присвоєні розряди (на основі наказів директора підприємства), а також дані табельного обліку відпрацьованого ними часу за відповідний період (місяць тощо). Для нарахування основної заробітної плати робітникам, яким встановлена відрядна оплата праці, необхідно мати обсяг їх виробітку за відповідними розцінками.
Первинними документами доплат робітникові-відряднику є доплатний лист, простійний лист, акт про брак.
Дані про суму заробітної плати, яка належить виплаті працівникам, з розрахунково-платіжної відомості переносять до платіжної відомості, яка є основою для виплати заробітної плати. Платіжна відомість містить лише дані про табельний номер, ПІП, сума до видачі, підпис в одержанні.
Основою для нарахування і виплати заробітної плати може слугувати також розрахунково-платіжна відомість, до якої додатково вноситься графа “підпис про одержання або відмітка про видачу”.