Тема «організація документообігу пасивів»
1. Документування короткострокових зобов’язань.
2. Документування оплати праці.
3. Документування власного капіталу.
Документування короткострокових зобов’язань
Кредит – економічні відносини, що виникають між кредитором і позичальником з приводу одержання останнім позики в грошовій або товарній формі на умовах повернення в певний строк зі сплатою відсотку.
Кредитні взаємовідносини встановлюються на підставі кредитного договору, що укладається між кредитором і позичальником в письмовій формі. Кредитний договір повинен містити наступні положення:
визначення сторін угоди та основні зобов'язання цих сторін, тобто зобов'язання банку надавати грошові кошти в розпорядження позичальника, і зобов'язання позичальника повернути суму з відсотками;
сума позики;
графік повернення позики;
розмір відсоткової ставки і обставини, за яких вона може бути змінена;
сума комісійних по виданій позиці;
належні банку виплати у зв'язку з використанням позики і забезпечення цього кредиту заставою;
умови використання кредиту позичальником;
строк погашення позики;
зобов'язання позичальника надавати банку інформацію та документи про його фінансовий стан.
У кредитному договорі банк бере на себе зобов'язання надати в розпорядження позичальника на певний період деяку суму грошей, а позичальник, в свою чергу, бере на себе зобов'язання: використовувати позичені кошти на умовах і в цілях, визначених договором; платити всі збори у зв'язку з одержаним кредитом; повернути основну суму боргу і відсотки в обумовлений період часу.
Для отримання кредиту підприємство повинне надати наступні документи:
заява на одержання кредиту (сума і цільове призначення кредиту, строк користування, відсоткова ставка, запропонована застава);
анкета клієнта (відомості про клієнта);
договір, рахунок-фактура чи бізнес-план, під які береться кредит (інформація про проект, що кредитується);
розпорядчі документи (підтверджують повноваження посадових осіб позичальника на укладення кредитних договорів і договорів застави (протоколи зборів акціонерів, накази про призначення посадових осіб тощо));
документи, що характеризують фінансовий стан клієнта (включають банківські виписки про рух коштів за всіма рахунками позичальника (зазвичай за 3-6 місяців), довідки про обсяги реалізації продукції і строки одержаної за неї оплати, фінансова звітність за останні декілька звітних періодів (саме вона найбільше цікавить банк, і якщо фінансовий стан підприємства незадовільний, в кредиті може бути одразу відмовлено). Бухгалтерська звітність і довідки включають, крім бухгалтерської звітності, розшифрування дебіторської, кредиторської заборгованостей, довідки про наявні банківські кредити, а також копії кредитних договорів і договорів застави (якщо такі є);
документи, пов'язані із забезпеченням кредиту (підтверджують право власності на предмет застави, чи юридичні та фінансові документи поручителя (такі самі, як і для позичальника)).
Надання і повернення кредиту можуть здійснюватися різними способами: одноразово, різними частками протягом періоду дії кредитної угоди, шляхом проведення поточних грошових операцій позичальника через позичковий рахунок (за вимогою кредитора або за заявою позичальника).
У випадку погашення кредиту рівними частинами необхідно розробити графік платежів за позикою.
Отримані підприємством позики використовують лише на ті цілі, які зазначаються у кредитній угоді, та повертають у зазначений термін. При необхідності банк може пролонгувати термін надання кредиту.
Основним видом плати за користування банківським кредитом є відсоток. Поряд з відсотком банки можуть уставовлювати комісію, що застосовується як додатковий елемент ціни банківського кредитування. Комісія встановлюється, як правило, коли в процесі кредитування банк виконує додаткову роботу, пов’язану з оформленням позики і контролем або з наглядом за здійсненням проекту, що кредитується. Комісія може сплачуватися окремо або додаватися до відсотка.
Погашення кредиту і нарахованих за ним відсотків (комісій) здійснюється позичальником з розрахункого чи поточного (валютного) рахунка. Якщо розрахунковий рахунок позичальника відкрито в іншому банку, погашення боргу за кредитом і сплата відсотків здійснюються за платіжним дорученням позичальника. У разі неможливості сплати боргу позичальником він стягується з гарантів (поручителів) у встановленому законодавством порядку.
При достроковому погашенні на скорочений час зменшуються платежі відсотків за користування позикою.
Відстрочення банком погашення кредиту (з підвищенням відсоткової ставки) має бути оформлене додатковим договором між позичальником і банком.
У разі несвоєчасного погашення боргу за кредитом і сплати відсотків (комісій) банк має право на застосування штрафних санкцій у розмірах, передбачених договором (за кожен день простроченої заборгованості).
Неустойка (штраф, пеня) – це грошова сума або інше майно, які боржник повинен передати кредиторові у разі порушення боржником зобов’язання. Пеня – неустойка, що обчислюється у відсотках від суми несвоєчасно виконаного грошового зобов’язання за кожен день прострочення виконання. Штраф – неустойка, що обчислюється у відсотках від суми невиконаного або неналежно виконаного зобов’язання.
Відображення отримання та погашення короткострокових позик в обліку документально оформлюється виписками банку, ВКО, платіжними дорученнями, розрахунками та довідками бухгалтерії тощо.
Постачальники – це юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей (сировини, матеріалів, палива, будівельних матеріалів, запасних частин, МШП), надають послуги (подачу електроенергії, газу, води, пари тощо), виконують роботи (поточний і капітальний ремонт основних засобів тощо). Розрахунки з постачальниками є кредиторською заборгованістю за товари, роботи, послуги за умов наступної оплати або іншого погашення зобов'язань. У випадку здійснення передоплати в бухгалтерському обліку виникає дебіторська заборгованість з авансів одержаних.
Підрядники – спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об'єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво. Якщо спеціалізоване стороннє підприємство виконує будівельно-монтажні роботи, то такі розрахунки належать до розрахунків з підрядниками.
При купівлі товарів укладається договір купівлі-продажу.
Загальна схема закупівлі товарно-матеріальних цінностей має такий вигляд:
На підприємство постачальника скеровується довірена особа підприємства-покупця, яка оглядає товар і приймає рішення про його купівлю.
На основі переговорів між постачальником та покупцем укладається договір.
На основі повідомлення покупця уповноважена особа підприємства-постачальника виписує рахунок на оплату.
Виписаний рахунок керівником підприємства-покупця передається в бухгалтерію з розпорядним надписом.
Підприємство-покупець передає в обслуговуючий банк розпорядження на перерахування коштів зі свого рахунка на рахунок постачальника відповідно до виписаного рахунка-фактури.
Отримання підприємством-продавцем виписки банку, яка підтверджує надходження коштів на його банківський рахунок.
Отримання товару підприємством-покупцем.
У випадку отримання товару без попередньої оплати покупець виписує чек.
Поставка матеріальних цінностей на підприємство може здійснюватися:
а) працівником підприємства – довіреною особою на підставі довіреності (термін дії – 10 днів);
б) підприємством-постачальником згідно з укладеним договором на склад покупця;
в) транспортна організація (перевізник).
Основними джерелами даних для контролю розрахункових відносин з товарних операцій є первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками. Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядниками проводяться на підставі документів постачальника: накладних; рахунків-фактур; рахунків; актів приймання-передачі виконаних робіт, наданих послуг; податкових накладних; товарно-транспортних накладних.
Рахунок і рахунок-фактура є розрахунковими документами, які повинні бути акцептовані. Акцепт розрахункових документів – це надпис уповноваженої особи (акцептанта) на рахунку, який засвідчує згоду оплатити рахунок. Після цього покупець надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаного товару та отримує виписку уповноваженого банку про списання грошових коштів з поточного рахунку.
Якщо оплата товару проводиться готівкою через підзвітну особу, то заповнюється видатковий касовий ордер (ВКО) на видачу готівки під звіт та авансовий звіт про використання виданої готівки (з квитанцією до прибуткового ордеру, чеком реєстратора розрахункових операцій (РРО), копією розрахункової квитанції з відміткою "сплачено").
Оприбуткування товару від постачальника залежить від наявності розбіжностей між фактичними даними, та даними, зазначеними в документах постачальника, і оформлюється: прибутковою накладною чи проставленням штампу "оприбутковано" на документі постачальника (якщо розбіжності відсутні), або актом приймання (якщо є розбіжності).
Відображення в бухгалтерському обліку зобов'язань за виконані роботи (надані послуги) здійснюється на підставі акту приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), який не має типової форми. Дані в ньому зазначаються за погодженням сторін. У випадку, якщо виконавець є платником ПДВ, він додатково повинен виписати податкову накладну.
Документи, які оформлюються при перерахуванні коштів, залежать від форми розрахунків: платіжне доручення, акредитив, інкасо, ВКО та інші платіжні документи.
Первинними документами для нарахування податків є розрахунки бухгалтерії, з розрахунків з ПДВ – податкові накладні, з податку на дохід з фізичних осіб – розрахунково-платіжна відомість.
Перерахування податків та обов'язкових платежів здійснюється на підставі платіжних доручень. Крім того, про сплату податків можуть свідчити виписки банку.