Документальное оформление отгрузки

Отпуск ГП покупателям (заказчикам) осуществляется в организациях на основании соответствующих первичных учетных документов — накладных. В качестве типовой формы накладной может использоваться форма М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону». Организации различных отраслей производства могут применять специализированные формы (модификации) накладных и других первичных учетных документов, оформляемых при отпуске ГП. При этом указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Основанием для оформления накладной на отпуск ГП является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателем (заказчиком). Накладная (либо иной аналогичный первичный учетный документ) должна выписываться в количестве экземпляров, достаточном для осуществления контроля за отгрузкой (вывозом) ГП.

На основании накладных на отпуск готовой продукции и иных аналогичных первичных учетных документов организация (как правило, отдел сбыта) выписывает счета-фактуры по установленной форме в двух экземплярах, первый из которых не позднее пяти дней с даты отгрузки продукции (товара) высылается (передается) покупателю (п. 3 ст. 168 НК РФ), а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС.

Таблица 1

Состав показателей счета-фактуры

Номер строки (графы)	Указываются показатели
1	Порядковый номер и дата выписки счета-фактуры
2	Полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами
2а	Место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами
2б	Идентификационный номер (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) налогоплательщика-продавца
3	Полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если продавец и грузоотправитель — одно и то же юридическое лицо, то в этой строке пишется: «Он же». Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, то указывается адрес грузоотправителя
4	Полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес
5	При расчете с помощью платежно-расчетных документов или кассовых чеков, к которым прилагается счет-фактура, реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека
6	Полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами
6а	Место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами
6б	Идентификационный номер (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) налогоплательщика-покупателя
Графы 1-11	Указываются сведения о реализованном товаре (работе, услуге)
1	Наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг)
2	Единица измерения (при возможности ее указания)
3	Количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) исходя из принятых единиц измерения (при возможности их указания)
4	Цена (тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги) за единицу измерения по договору (контракту) без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, — с учетом суммы налога
5	Стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (вы полненных работ, оказанных услуг) без налога
6	Сумма акциза по подакцизным товарам
7	Налоговая ставка
8	Сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (выполненных работ, оказанных услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок
9	Стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (вы полненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога на добавленную стоимость
10	Страна происхождения товара
11	Номер грузовой таможенной декларации

Продавцы также ведут книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур, составляемых продавцом при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются НДС, в т. ч. не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения). Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. Счет-фактура, составляемый продавцом при получении денежных средств в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров, также регистрируется в книге продаж. В случае частичной оплаты за отгруженные товары при принятии учетной политики для целей налогообложения по мере поступления денежных средств регистрация продавцом счета-фактуры в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по этим отгруженным товарам и пометкой по каждой сумме: «Частичная оплата». Регистрация счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в книге продаж у продавца допускается только в случаях поступления средств в порядке частичной оплаты, а также отгрузки товаров под полученную сумму авансовых или иных платежей с соответствующей корректировкой (зачетом) ранее начисленных сумм налога по платежу. Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных пяти лет с даты последней записи. Контроль за правильностью ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом.