21.Завдання, послідовність і джерела контролю основних засобів

Важливою умовою підвищення ефективності діяльності підприємств є забезпечення і збереження раціонального використання основних засобів. Тому в програму комплексних ревізій включають завдання по контролю операцій з основними засобами.

Керівники і спеціалісти повинні постійно стежити за технічним станом будівель, споруд, техніки, забезпечувати організацію їх ремонту, вживати заходів по найбільш повному використанню виробничих потужностей і експлуатаційних можливостей, дотриманню правил експлуатації машин і обладнання та їх зберігання.

Завдання контролю основних засобів полягають у перевірці наступних аспектів:

• дотримання умов збереження основних засобів;

• законність операцій по руху основних засобів, правильність документального оформлення цих операцій і відображення в обліку;

• дотримання встановлених норм амортизації, своєчасності і правильності її нарахування повноти включення у витрати виробництва;

• правильність визначення і списання зносу основних засобів;

• виконання планів і кошторисів, витрат по здійсненню ремонтів основних засобів, їх своєчасності і якості;

• стан бухгалтерського і податкового обліку основних засобів;

• оцінка ефективності використання основних засобів.

Джерела основних засобів ревізії:

• первинна документація по руху основних засобів;

• інвентарні картки;

• описи інвентарних карток обліку основних засобів;

• інвентарні списки основних засобів по місцях їх знаходження в експлуатації

• акти інвентаризації та порівняльні відомості по результатах інвентаризації;

• кошториси та плани капітального ремонту основних засобів, дефектні відомості на проведення капітальних ремонтів;

• таблиці для здійснення розрахунків амортизації та зносу основних засобів;

• облікові регістри по рахунках 10, 13 та ін. (журнали № 4, відомість 4.1);

• річна і періодична звітність.

22. Перевірка технічного стану і використання осн зас та немат активів

Технічний стан, фактична наявність і збереження основних засобів перевіряються шляхом обстеження, огляду, перерахунку в місцях їх зберігання і експлуатації.

В перевірці повинен приймати участь інженер-механік, інженер по будівництву, економіст і бухгалтер-ревізор. Приступаючи до ревізії доцільно перевірити наявність і стан інвентарних карток, технічних паспортів та іншої технічної документації.

Перевіряючи інвентарні картки пооб’єктного обліку, необхідно встановити чи є в них характеристика основних засобів, чи не обліковуються в складі основних засобів МШП і навпаки, чи зафіксовані дані про проведення капітальних і поточних ремонтів, а також дані про переоцінку основних засобів.

При необхідності ревізор може провести контрольну інвентаризацію на окремих дільницях (вибірковим чи суцільним методом).

Основні засоби включають в інвентаризаційний опис по назві у відповідності з основним призначенням об’єкта, вказуючи інвентарний номер, назву виробника, рік випуску. Основні засоби, непридатні до експлуатації, які не підлягають відновленню, а також ті які знаходяться в ремонті, включають в окремий інвентаризаційний опис. Списання таких об’єктів здійснюється у відповідності з діючим порядком.

Під час інвентаризації виявляють факти наявності в господарстві зайвих і непотрібних машин і механізмів. Ревізор встановлює чи приймались заходи по їх реалізації.

Дуже часто зустрічаються факти зберігання недіючих або зайвих основних засобів під відкритим небом, в результаті чого основні засоби псуються, ржавіють, розкомплектовуються. Особливо важливо вияснити причини простоїв і невикористання впроваджуваної нової техніки, а також суму понесених в результаті цього збитку.

При виявленні недостачі основних засобів у матеріально-відповідальної особи (МВО) беруть письмові пояснення і приймають рішення про відшкодування нанесених збитків по відсутніх чи знищених об’єктах основних засобів.

По виявлених фактах порушень, зловживань і халатного відношення до зберігання основних засобів ревізор повинен скласти проміжний акт, в якому вказуються причини порушень і винні особи. Даний акт додається до основного акту.

23. З метою підтвердження правильності та достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" передбачено проведення банками, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями незалежно від форм власності інвентаризації майна, коштів і фінансових зобов'язань.

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник банку, який повинен створити належні умови для її проведення у стислі терміни, визначити об'єкти, кількість і час проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

► перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризацію яких проводили не раніше ніж 1 жовтня звітного року. Інвентаризацію будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних фондів можна проводити один раз на три роки, а бібліотечних фондів - один раз на п'ять років;

► у разі зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

► у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

► за приписом судово-слідчих органів;

► у разі техногенної аварії, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явища);

► у разі ліквідації банку.

У разі коли проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, які не належать банку й облік яких ведеться на позабалансових рахунках.

Основними завданнями інвентаризації є:

► встановлення фактичної наявності основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва;

► установлення надлишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення їх фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

► виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою початкову якість, застарілих моделей, а також матеріальних цінностей і нематеріальних активів, що не використовуються;

► перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних і грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних засобів;

► перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей.

У разі проведення раптових інвентаризацій усі товарно-матеріальні цінності підготовляються до інвентаризації у присутності інвентаризаційної комісії, в інших випадках - завчасно. Вони мають бути згруповані, розсортовані та розкладені за назвами, сортами, розмірами в порядку, зручному для підрахунку.

Для проведення інвентаризаційної роботи в банках за наказом їхнього керівництва створюють постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів і головного бухгалтера, які очолює керівник банку або його заступник.

У тих банках, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях збереження та виробництва за розпорядчим документом керівника банку створюють робочі інвентаризаційні комісії у складі досвідчених працівників, які добре обізнані з об'єктом інвентаризації, цінами та первинним обліком. Робочі інвентаризаційні комісії очолює представник керівника банку, який призначив інвентаризацію.

Постійно діючі інвентаризаційні комісії:

► проводять профілактичну роботу із забезпечення збереження цінностей, заслуховують на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів із цього питання;

► організовують проведення інвентаризацій і проводять інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

► здійснюють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки в між інвентаризаційний період. Основними завданнями перевірок і вибіркових інвентаризацій у між інвентаризаційний період є контроль за збереженням цінностей, дотриманням матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;

► перевіряють правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортування цінностей в усіх місцях їх збереження;

► у разі встановлення серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках проводять за дорученням керівника банку повторні суцільні інвентаризації;

► розглядають письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей або інші порушення, і свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач і втрат від псування цінностей, заліку внаслідок пересортування відображують у протоколі. У протоколі мають бути наведені відомості про причини й осіб, винних у нестачах, втратах і лишках, та про вжиті до них заходи.

Робочі інвентаризаційні комісії:

► здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва у місцях зберігання та виробництва;

► разом із бухгалтерією банку беруть участь у визначенні результатів інвентаризації та розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортуванням, а також списання нестач у межах норм природного убування;

► вносять пропозиції з питань упорядкування приймання, зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх зберіганням, а також реалізації не потрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

► несуть відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризацій відповідно до наказу керівника банку, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

► оформлюють протокол із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації та висновків щодо них, пропозицій про залік нестач і лишків за пересортуванням, списанням нестач у межах норм природного убування, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням ужитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

Після проведення інвентаризації складають інвентаризаційні описи. Причини встановлених розбіжностей з'ясовують. Матеріально відповідальна особа виконує розписку щодо наявності в неї в підзвіті зазначених в інвентаризаційному описі необоротних активів, що засвідчується підписами членів робочої інвентаризаційної комісії.

За основними засобами і нематеріальними активами, що не придатні для використання, робоча інвентаризаційна комісія складає окремі інвентаризаційні описи, які використовують для складання актів на списання.

Робоча інвентаризаційна комісія протягом трьох робочих днів з дати закінчення інвентаризації готує інвентаризаційні описи, розписки про наявність необоротних активів, розглядає акти технічної експертизи та акти на списання об'єктів, щодо яких під час проведення інвентаризації поставлено питання про списання як не придатних для подальшого використання.

Робоча інвентаризаційна комісія підбиває підсумки інвентаризації та складає протокол засідання комісії із зазначенням:

► стану необоротних активів, які обліковують на балансових і позабалансових рахунках банку;

► результатів інвентаризації про відповідність фактичної наявності необоротних активів даним бухгалтерського обліку;

► висновків за результатами інвентаризації щодо списання з балансу банку об'єктів необоротних активів, що не придатні для подальшого використання.

24. Операції щодо надходження, переміщення, вибуття та ліквідації основних засобів досліджують за первинними документами і бухгалтерськими записами. Звертається увага на правильність, своєчасність і повноту оприбуткування основних засобів. За основними засобами, які надійшли безоплатно, слід провести зустрічну перевірку, щоб установити правильність списання їх за кількістю та вартістю. Перевіряючи операції з переміщення основних засобів, необхідно з'ясувати доцільність переміщення, правильність оформлення цих операцій, повноту і своєчасність оприбуткування основних засобів, ураховуючи при цьому, що їх переміщення потребує значних витрат. Увага приділяється операціям з вибуття та ліквідації основних засобів, з тим щоб установити, чи не був підвищений при цьому відсоток відпрацювання, щоб продати їх особам за нижчими цінами. Ліквідація основних засобів вивчається за складеними відповідними актами.

Необхідно встановити, що:

-акти ліквідації складені спеціалістами цієї галузі за встановленою формою, яка передбачена типовими формами первинного обліку;

-дотримується порядок списання ліквідованих основних засобів;

-обставини і причини ліквідації основних засобів обґрунтовані. Необхідно вивчити і правильно визначити наслідки ліквідації основних засобів: чи дотримані нормативні акти про порядок списання обладнання, яке стало непридатним майном. За даними аналітичного обліку з'ясовують, чи не перебувають тривалий час основні засоби в запасі, які причини та обставини несвоєчасного введення їх у дію, установлюють, чи немає на підприємстві надлишкових основних засобів, чи забезпечується збереження і які вживаються заходи для їх передавання за призначенням. Велика увага приділяється ефективності використання основних засобів.

Аудит операцій руху основних засобів проводиться з метою встановлення законності, а також правильності і своєчасного оформлення операцій за основними засобами.

Законність надходження основних засобів у результаті капітальних вкладень визначається через порівняння об'єктів, що надійшли і були оприбутковані, за переліком і титульним списком.

За незаконними надходженнями основних засобів, незаконним переміщенням, переміщенням за неправильно оформленими документами, а також за фактами несвоєчасного обліку основних засобів аудитор з'ясовує причини порушень і встановлює конкретно винних у цьому осіб.

Доцільно перевірити такі випадки, як можливі зловживання, приховані за рахунок підвищення вартості окремих об'єктів основних засобів, повноту оприбуткування основних засобів, правильність передання їх під звіт матеріально відповідальним особам.

Необхідно установити, чи не зменшується кількість окремих частин з одночасним збільшенням вартості інших частин основних засобів, факти надлишку, розтрат та незаконного придбання основних засобів. Під час аудиту операцій вибуття основних засобів, пов'язаних з їх старінням і зносом, необхідно вивчити обґрунтування ліквідації, з'ясувати, чи оприбутковані придатні для використання деталі.

Основні засоби в процесі функціонування з часом зношуються. Первинна вартість основних засобів підприємств відшкодовується амортизаційними відрахуваннями за встановленими нормами. Правильність використання коштів амортизаційного фонду досліджується безперервним способом. Амортизаційні відрахування забезпечують накопичення коштів на модернізацію та капітальний ремонт основних засобів. Перевірка правильності нарахувань та використання амортизаційних відрахувань має важливе значення.

Для цього необхідно встановити:

- чи правильно визначена ліквідаційна вартість основних засобів та вартість, яка підлягає амортизації;

- чи правильно застосовується передбачений обліковою політикою метод амортизації;

- чи правильно нараховується амортизація на повне поновлення в розмірі норм амортизаційних відрахувань;

- чи правильно нараховується амортизація за незакінченими або неоформленими актами приймання об'єктів будівництва тощо;

- чи не допускається нарахування амортизації і зносу основних засобів по бібліотечних фондах, автомобільних шляхах загального користування та інших фондах, переведених в установленому порядку на консервацію.

Робоча інвентаризаційна комісія подає на розгляд постійно діючій комісії з уведення, списання, інвентаризації та переоцінки необоротних активів протокол засідання разом із матеріалами інвентаризації.

Постійно діюча комісія з уведення, списання, інвентаризації та переоцінки необоротних активів протягом двох робочих днів розглядає матеріали інвентаризації. Протокол про узагальнення результатів інвентаризації має бути розглянутий і затверджений керівником банку в п'ятиденний термін.

Затверджені результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку банку в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше від грудня звітного року.